Як правильно делегувати завдання співробітникам
Делегування - вміння та звичка передавати частину справ, прав та обов'язків співробітникам та підлеглим, які беруть на себе відповідальність за них. Що у делегуванні важливо? Перше: важливо попереджати зворотне делегування – ситуацію, коли співробітники повертають керівнику завдання, яке він доручив їм. Друге – у делегуванні важливо, щоб рівень складності завдання відповідав рівню співробітника. Якщо завдання для співробітника надто просте, це не делегування, а заняття ділового співробітника нісенітницею. Якщо надто складна – співробітник не впорається, делегування не відбулося.
Рівні делегування складності завдань:
Як правило, в інфобізнесі на цьому рівні працюють технічна служба та клієнтський сапорт. Там можуть працювати просунуті товариші, яких ви можете піднімати вище, якщо їм цікаво і вони хочуть розвиватися, але базово вони працюють на рівні завдання процесів.
Граблі новачка – це коли ви процес контролюєте як завдання. Щодня даєте одне й те саме завдання, хоча треба лише описати один раз процес.
3. Делегування проектів. «А тепер нам потрібно зробити такий великий проект, ось тобі ресурси, цілі, терміни – йди і роби».
4. Делегування лише на рівні відділу. «Ось тобі відділ, такі загалом у нас системи, ось співробітники. Потрібно те. Відділ повинен працювати так і виконувати такі завдання. Іди працюй".
5. Делегування лише на рівні ідеї. Ви кажете: «Слухай, нам треба зробити такий-то відділ, щоб працював приблизно так». Він відповідає: "Зрозумів, пішов робити". Ідеї – це коли у вас дуже хороший менеджер, який вас розуміє. Він уже має досвід роботи з вами. Він приходить до вас лише за уточненнями. На рівні ідеї, швидшевсього, ви взагалі не зможете найняти людину. Його можна виростити із попереднього рівня.
Що ж до рівня співробітників, то низові співробітники зазвичай працюють лише з чітким інструкціям, вирішуючи лише конкретні завдання. На рівні ідеї вміють працювати тільки найдосвідченіші співробітники, вирощені вами ж у вашій компанії.
Тепер вирішуємо кейс. Припустимо, ви найняли співробітника, який відповідає на квитки в тикет-системі. І кажіть: «Дивись, у ці дні можуть приходити питання щодо нашого нового тренінгу. Ти їх усе обробляй, якісно відповідай, усіх зацікавлюй та пояснюй». Це правильне делегування? Ні. Це завдання надто складне, на рівні ідеї, а формулювання надто загальні та абстрактні. Таке завдання ваш новий співробітник навряд чи зрозуміє так, як вам хотілося б.
Відповідно, поставте собі завдання: визначте, на якому рівні делегування за фактом є кожен із ваших співробітників. Не на якому ви хотіли б, а на якому насправді вони готові працювати. А у зв'язку з цим – перебудуйте роботу із цим співробітником на його рівень делегування. Або – замініть співробітника!