Як призначити відповідального за кадрове діловодство

Відповідальний за кадрове провадження повинен займатися всіма питаннями правовідносин у колективі та між співробітниками та між співробітником та керівництвом. Закон чітко визначає, що необхідно призначити на цю посаду співробітника або передати обов'язки комусь із діючих працівників організації.

Кому можна віддати посаду кадровика?

В організації не обов'язково має бути кадровик як окрема посада, часто, у невеликих організаціях, цю роль він бере бухгалтер чи директор. Однак, якщо необхідних навичок та знань немає, краще найняти спеціаліста на це місце. Крім того, можна скористатися послугами аутсорс-агенств та заощадити, але в цьому випадку в договорі найму необхідно чітко прописати обов'язки, гарантії аутсорс-фахівця та штрафи чи іншу відповідальність у разі неякісного ведення кадрового діловодства.

Рекомендовані послуги

Кадрові послуги - ведення кадрового діловодства з нуля.

Послуги бухгалтера - забезпечимо якість та повноту обліку.

Як юридично оформити призначення посаду?

Тут є два варіанти розвитку подій і вибір потрібного варіанту залежатиме від того, передаєте Ви обов'язки вже наявному співробітнику або наймаєте нового працівника.

1) При передачі обов'язків кадрового діловодства необхідно оформити додаткову угоду до основного договору про працевлаштування. У папері обов'язково мають бути прописані:

  • обов'язки працівника;
  • обсяги роботи;
  • суму оплати виконання обов'язків;
  • термін, який передаються обов'язки;
  • необов'язково, але дуже бажано, описати все, що співробітник буде робити, до дрібниць, щоб вНадалі точно розуміти, хто і за що відповідає.

Також, якщо раніше обов'язки кадровика виконував інший співробітник, обов'язково оформити акт про передачу обов'язків. Після оформлення цього пакету документації необхідно узаконити рішення керівництва наказом організації.

2) При наймі спеціаліста на посаду кадровика керівник видає наказ, який закріплює нову посаду у штатному розкладі, а також надає посаді своє найменування. Міністерство праці не дає точної назви посади спеціаліста з кадрів. Це може бути і менеджер з персоналу, і начальник відділу кадрів, і кадровик, і навіть табельник.

Трудова функція кадровика

Права та обов'язки співробітника закріплюються у посадовій інструкції. Там обов'язково наголошують, який обсяг роботи виконуватиме кадровий працівник, за які процеси в офісі та на виробництві відповідатиме, які заходи покарання можуть бути застосовані у разі неякісного виконання роботи. Інструкцію та формулювання у ній розробляє керівник організації, якого-небудь зразка тут немає.

Обов'язково обговоріть з юристом організації чи незалежним експертом усі пункти майбутньої інструкції. Не повинно бути двозначностей, подвійного тлумачення пунктів чи надто розмитих формулювань. У посадовій інструкції кадрового співробітника прописують пункти «Обов'язки» та «Права», тут максимально точно перераховують усе, що має та на що має право співробітник.

Заповнюємо пункт «Відповідальність», сюди розміщуємо всі можливі заходи, які вживаються за недотримання співробітником пункту «Обов'язки», як адміністративні, так і матеріальні. Оформляємо частину посадової інструкції, яка регулюватиме робочі відносини кадрового відділу або фахівця з кадрів з іншимивідділами організації та з персоналом.

Цих пунктів достатньо, щоб пройти будь-яку перевірку трудової інспекції та прокуратури, якщо працівник вирішить подати на вас до суду. Посадова інструкція обов'язково має бути віддана на ознайомлення «під розпис» кожному співробітнику відділу кадрів або тому, хто виконує обов'язки кадровика.