Як розраховуються та нараховуються відпускні у 2017 році порядок, правила, приклад та формула розрахунку

Будь-якому співробітнику приємно отримувати відпускні виплати перед таким довгоочікуваним періодом життя. Важлива вимога до бухгалтера зараз — зуміти правильно розрахувати суму та своєчасно її видати, тим самим довівши свій професіоналізм перед працівником та роботодавцем. Адже відомо, що розрахунок відпускних виплат відрізняється особливою складністю через різні ситуації та непередбачені обставини. Безпомилковий розрахунок можливий, якщо співробітник бухгалтерії уважно стежитиме за змінами, що змінюються, до законів і підзаконних актів. Про те, як розраховуються та нараховуються виплати у 2017 році, можна прочитати нижче.

Відпускні виплати

Відпускні виплати (ОВ) - це суми, які співробітник отримує при настанні законного відпочинку.Право на відпустку прописані в Трудовому Кодексі РФ, тому роботодавець зобов'язаний не тільки забезпечити звільнення від роботи на певний час, а й оплатити цей час. Причому кожен працевлаштований громадянин має право відпочити від своїх обов'язків, щоб його працездатність залишалася на високому рівні.

Відомо, що оплачуваний відпочинок співробітнику має дорівнювати 28 дням. Працівник пише заяву на надання відпочинку із зазначенням термінів та загальної кількості днів.

Як правило, після підписання заяви документообіг завершується наказом, який дозволяє співробітнику піти у відпустку, отримавши при цьому грошову суму.

Якщо є певна домовленість з керівництвом, прописана у трудовому договорі, сума днів може бути більшою, але виплати за ними не можуть зменшити податок на прибуток (п.24 ст. 270 НК РФ). Також дані суми оподатковуються ПДФО та страховими внесками, що вкрай не вигіднороботодавцю. Отже, відсоток організацій, які використовують дане право на практиці на користь працівників є незначним.

24 дні - людям Крайньої Півночі;
16 днів - людям місцевості, прирівняної до Крайньої Півночі;
8 днів - інші райони (з районним коефіцієнтом та відсотковою надбавкою).

В результаті жителі півночі більше відпочивають, а значить і більше отримують грошову компенсацію за свій відпочинок, ніж інші громадяни РФ.

Як розраховуються

Щоб розрахувати правильно ОВ, потрібно виконати певний алгоритм дій, який суперечить закону. Розрахунок виглядає так:

визначення розрахункового періоду та загальної суми, отриманої за період;
підрахунок середнього денного заробітку;
виявлення суми відпускних

Можливий і такий варіант: співробітник не встиг влаштуватися, а вже того ж місяця йде відпочивати. Навіть у такому разі працівникові покладаються ВВ, а обліковим періодом будуть фактично відпрацьовані дні. Але якщо такий співробітник піде відпочивати з першого робочого дня, то за основу розрахунку суми відпуску буде взято оклад.

Бувають ситуації, коли працівник іде у відпустку, а за попередні 12 місяців він із якоїсь причини не працював. Тоді періодом буде визнано ті 12 місяців, коли співробітник виконував свої обов'язки і за це отримував грошову винагороду.

Слід пам'ятати, що деякі періоди не можна включати до розрахунку (п. 5 Положення № 922):

Період відпустки чи відрядження.
Період отримання посібників через хворобу, вагітність і пологи.
Час простою з вини організації чи з вини організації та співробітника.
Неробочий відрізок часу у зв'язку із страйком,у якій співробітник не брав участі.
Додаткові оплачувані дні для догляду за дітьми-інвалідами.

Для розрахунку беруться такі суми, які отримав працівник:

Важливо наголосити, що премії не враховуються у розрахунках, якщо вони виплачені не відповідно до системи оплати праці. Такі премії, як правило, мають разовий характер.

В результаті, коли відомий період та виплати, можна приступати до розрахунку. У зв'язку з можливими відмінностями в періодах можна умовно виділити два варіанти:

Загальна сума за період ділиться на 12. Отримане число вкотре ділиться, але у 29,3 (139 ТК РФ). У результаті отримане число і буде тією сумою, яка є середньоденним заробітком.
У ситуації, коли період не можна взяти цілком, потрібно суму всіх виплат за 12 місяців поділити на кількість днів у відпрацьованому періоді. Щоб дізнатися суму днів, потрібно 29,3 помножити на суму місяців, повністю відпрацьованих. З днями, що залишилися, де місяці були відпрацьовані не повністю, чинимо наступним чином: 29,3 ділимо на число днів на місяці. Отриману суму множимо на загальну кількість днів на місяць, що припадає на відпрацьований період

Важливим моментом вважатимуться ситуацію, коли сталася зміна окладу.Тоді існує формула, при якій необхідно знайти коефіцієнт наступним чином: сума нового окладу і нову суму виплат до окладу ділимо на суму колишнього окладу з сумою виплат до окладу. В результаті отриманий коефіцієнт множимо на попередній оклад у розрахунку. Для того, щоб краще зрозуміти механізм взаємодії з коефіцієнтом, наведемо приклад:

Однак варто зазначити, що за новими правилами роботодавець може за своїм бажанням затвердити в компанії свійметод розрахунку середньої ЗП. Тепер, відповідно до нових правил, період може становити не тільки 12 місяців, а й 3 місяці або 6. Все залежить від бажання керівника компанії. При цьому становище працівників не погіршиться. Це означає, що бухгалтер повинен двічі розраховувати середньоденну зарплату з метою контролю: відповідно до загальноприйнятих методів розрахунку та згідно з інструкцією на локальному рівні.

Як нараховуються

У бухгалтерському обліку для відображення сум відпускних сум використовується наступне проведення (п.21 ПБО 8/2010): ДП 20 (можливі й інші рахунки, такі як 26,44 тощо) — КТ 70.

Для того щоб відобразити на рахунках обліку перерахування грошей на картку, може бути зроблено таке проведення: ДТ 70 — КТ 51.Важливо пам'ятати, що відпускні суми обов'язкові до перерахування на картку або видачі співробітнику на руки за три дні до початку його фактичного відпустки (ст. 136 ТК РФ). Видача грошей з каси відображається наступною проводкою: ДП 71 - КТ 50.

При нарахуванні відпускних, потрібно в обов'язковому порядку зробити нарахування ПДФО, сплатити який можна до кінця місяця. У даному випадку буде використана така комбінація рахунків: ДП 70 - КТ 68. Коли ж настане черга сплати, проведення буде мати вигляд : ДП 68 - КТ 51.

Тепер податок має бути сплачено пізніше останнього числа місяця, у якому було зроблено ОВ (п. 6 ст. 226 НК РФ). Отже, потрібно скласти окреме платіжне доручення такий податок.

Не зайвим буде вказати проведення, які потрібно зробити за нарахуванням страхових внесків на ВВ:

ДП 20 - КТ 69.1 - нарахування до ФСС
ДП 20 - КТ 69.2 - відображення сум у ПФР
ДП 20 - КТ 69.3 - проведення у ФФОМС
ДП 20 - КТ 69.11 - нарахування ФСС віднещасних випадків

Дані суми за всіма внесками необхідно перерахувати до фондів у вигляді чотирьох різних платіжних доручень до 15 числа наступного місяця. Суми з відпускних перераховують разом із сумами від зарплат, премій та інших виплат. Але саме нарахування внесків здійснюється саме в той момент, коли відбувається відображення відпускних перед відпусткою.

Приклади розрахунку відпускних

Для більш повного розуміння необхідно звернутися до прикладів, які допоможуть наочно продемонструвати розрахунок ВР.

Середньоденний заробіток - 360 000/12/29,3 = 1023,89 руб.

Отже, ВВ складуть - 1023,89 х 10 = 10238,90 руб.

З цією сумою повинен бути утриманий податок ПДФО - 10 238,90 х 13% = 1331,06 руб.

Отже, Є.Ю. Іванова отримає розрахунок: 10238,9 - 1331,06 = 8907,84 руб.

Менеджер І.В. Назаров ТОВ «Сонечко» нещодавно влаштувався цю роботу і пропрацював лише 7,5 місяці. За цей час загальна сума доходу, одержаного на цій посаді склала 300 000 руб. Назаров хотів би піти відпочити на 7 днів, але при цьому він уже встиг побувати в одному із місяців на лікарняному 8 днів.

Спочатку необхідно дізнатися, скільки всього днів відпрацював І.В. Назарів. Для цього спочатку потрібно дізнатись кількість днів у період, коли працівник повністю відпрацьовував місяці: 29,3 х 6 = 175,8

Потім потрібно вирахувати кількість днів у місяцях, де менеджер відпрацював не повністю:

29,3/30 х 16 = 15,6

12,9/30 х 12 = 11,7

Усі дні потрібно скласти: 175,8+15,6+11,7=203,1 дня.

Середньоденний заробіток = 300 000/203,1 = 1477,10 руб.

Відпускні = 1477,10 х 7 = 10339,70 руб.

ПДФО становить: 10 339,70 х 13% = 1344,16 руб.

І.В. Назаров отримає таку суму: 10339,70 - 1344,16 = 8995,54 руб.

В даному випадку було розглянуто два приклади розрахунку, в одному була проста ситуація, а в іншому – ускладнена. Як видно з прикладів, розрахунок не відрізняється якоюсь особливою хитромудрістю і кожен бухгалтер зможе з легкістю виконати дані операції.

Відповідальність роботодавця

Будь-який роботодавець зобов'язаний дотримуватись термінів виплати відпускних, а якщо відбудеться недотримання термінів, то на фірму має бути накладений штраф.При несвоєчасній виплаті керівник має зробити виплату з нарахованими % у вигляді 1/3000 ставки рефінансування кожний день прострочення виплати (ст. 236 ТК РФ). Природно, що більше днів немає виплата, то більший відсоток потрібно буде відшкодувати. Тому роботодавцю невигідно затримувати такі грошові суми у себе, краще вкластися вчасно.

Якщо ж прострочення із заборгованості перед працівником склала два місяці і більше, то при зверненні співробітника до суду, керівнику може загрожувати кримінальна відповідальність. Директору суд може призначити покарання у вигляді штрафу від 100 000 до 500 000. Якщо ж суд захоче посилити покарання через будь-які ускладнені обставини, то керівник отримає до 3-х років в'язниці (ст. 145.1 КК РФ).

Отже, який би важкий фінансовий стан не мав організації, керівництво має думати насамперед про людей, які там працюють.

Компенсація за невикористану відпустку

Така компенсація, як правило, видається при звільненні співробітника або якщо співробітник має невикористані дні, які перевищили 28 днів на рік. Зазвичай це громадяни, яким покладаються додаткові відпустки (год. 1 і 2 ст. 126 ТК РФ).

Вагітні жінки та діти до 18 років зобов'язані відгуляти свої відпустки, оскількигрошову компенсацію їм не видадуть (ч. 3 ст. 126 ТК РФ). Те саме стосується і працівників, які працюють на шкідливих умовах, але вже йдеться про додаткові дні і виключенням буде звільнення.

Якщо у співробітника з'явиться бажання взяти грошову компенсацію, роботодавець може погодитися. У разі остаточне рішення буде за директором. У разі позитивної відповіді працівник пише заяву (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).

Після заяви слідує наказ щодо організації, уніфікована форма якого відсутня. Співробітник має поставити свій підпис під наказом.

Коли співробітник залишає фірму остаточно, жодних заяв не потрібно, крім заяви на звільнення. Грошова компенсація має бути виплачена за невикористану відпустку повністю та за всі роки. У разі компенсація оформляється з допомогою форми Т-61.

Після всіх процедур, пов'язаних з документообігом, необхідно зробити розрахунок, який провадиться так само, як і розрахунок ОВ. Сума відпускних дорівнює добутку середньоденного заробітку та загальна кількість днів, які працівник не відгуляв. Для наочності можна навести приклад.

Секретар А.Л. Сидорова ТОВ «Промінець» отримує ЗП у вигляді 20 000 крб. Отже, загальна сума заробітку протягом року становитиме 240 000 рублів. Пропрацювавши в ТОВ «Промінець» 3 роки, вирішила звільнитися. Усього цей час в А.Л. Сидорової накопичилося 5 днів відпустки, яку секретар не використала.

Середній заробіток = 240 000/12/29,3 = 682,59 руб.

Сума, яка буде нарахована О.Л. Сидорової як компенсацію: 682,59 х 5 = 3 412,95 руб.

Важливо пам'ятати, що суми за невитрачену відпустку також оподатковуються ПДФО та внесками.

Незважаючи на простотурозрахунків, бухгалтера ділянки «Зарплата та кадри» постійно стикаються з непередбачуваними обставинами. Дуже важливо пам'ятати і дотримуватись усіх термінів перерахувань, а також відпускних, оскільки в кращому випадку у співробітника буде зіпсований настрій, а в гіршому — керівнику може загрожувати серйозне покарання.