Як самостійно описати бізнес-процеси
Для компанії процес опису бізнес-процесів - це початок роботи з оптимізації діяльності та об'єктивна оцінка існуючої ситуації. Як зробити це самостійно, розповіла у своїй колонці Олександра Бруснікіна, засновник та генеральний директор компанії «Другий план».
Щоб підійти до самих процесів, потрібно спочатку звернутися до цілей компанії та спуститися до організаційної структури. Розподіл основних вузлів управління допомагає передати відповідальність та делегувати обов'язки, що у рази спрощує життя власникам компанії.
Усі зміни відбуваються для чогось, тож ще одним суттєвим, а точніше сказати першим кроком до початку такого внутрішнього проекту, стане визначення мети та завдань майбутніх робіт. І лише потім варто переходити до процесів.
Кожен процес має мати голову, тому закріплення відповідальних, якщо їх не було, — обов'язкова процедура.
Варіантів класифікації видів бізнес-процесів безліч. У малому бізнесі я раджу ділити бізнес-процеси на три види: операційні, керуючі та підтримуючі.
- Доопераційних відноситься все, що ми робимо регулярно. Це основа життєдіяльності нашої компанії - клієнти, маркетинг, виробництво (товарів та послуг), постачання (діловодство, логістика), адміністрування (АХД, пошук та підбір кадрів).
-Управляючі процеси: стратегічне управління, управління кадрами (адаптація, навчання та розвиток), управління виробництвом, управління фінансами, функція контролю та аналіз ефективності.
-Підтримуючі - це взаємини з підрядниками з обслуговування ваших ресурсів та запитів у міру необхідності в компанії (програміст, бухгалтер, дизайнер, інші партнери компанії).
Як описати процеси
Сама механіка з опису бізнес-процесів має такий вигляд:
1. Розділіть усі ваші напрямки на 3 рукави за типами. Для візуалізації краще використовувати послуги для створення карт.
2. Визначте найбільш значущі — ті, що приносять гроші, або без чого не можна виконати роботи з виробництва продуктів компанії. В основному це все операційні процеси, і я ще додала б стратегію з керівників для початкового вивчення і формалізації.
3. Беріть напрямки по черзі та діліть його на кроки.
У вас компанія займається тим, що здає в оренду ряд приміщень у ТЦ під час проведення розважальних заходів. Адміністратор центру 3 рази на тиждень займається пошуком та залученням нових компаній для постійного завантаження існуючих площ. Дія носить характер, що повторюється, тому ми виділяємо його в процес і розбиваємо на кроки (пошук компаній, відправка пропозиції, дзвінок, узгодження умов, постановка в графік).
4. Кожен крок розпишіть за схемою:
Найзручніше це робити в таблиці з послідовними колонками. Якщо у процесі беруть участь кілька співробітників із різними функціями, то самий верхній рядок краще поділити усім учасників процесу. Це дасть змогу оцінити навантаження на кожного.
Наш адміністратор для виконання кожного кроку здійснює низку дій. Крок під назвою "Пошук компаній" має тривалість 60 хвилин, де вхід - це "Перелік дощок для пошуку потрібних компаній", а вихід - "Таблиця", де фіксуються всі знайдені за виставленими критеріями компанії. Коментарі можуть включати нотатки про напрямки дощок та реальний цільовий вихлоп з кожної. Плюс тут же можуть розміщуватись посилання на «Таблиці» та «Критерії» для визначення відповідного партнера.
Описуємо кожен крок та етап. Цене швидко, але здійсненно.
Навіщо компанії потрібні описані бізнес-процеси
Що отримує компанія за фактом добре виконаної роботи:
— Прозорість бізнесу. Тут ви починаєте бачити реальну послідовність та залежність процесів, розуміти необхідність використання ресурсів.
— Оцифрування тривалості кроку. Маючи початкові цифри, можна розпочинати роботи з оптимізації часу виконання та підвищення ефективності. У персоналу є чітка картина норма/година.
— Зрозумілий хід подій для виконавця в рази збільшує його продуктивність. Якщо співробітнику допомогти з інструментами для відпрацювання кроку і видати все необхідне, то процес стає практично автоматизованим.
— Ясна картина для компанії з усунення вузьких місць та подальших кроків розвитку. Наприклад, розробка моделі роботи з клієнтом, автоматизація бізнесу зокрема чи повна.
У результаті компанія має готову базу для оцінки поточної ситуації та подальшої оптимізації діяльності.
Оптимізація в основному представляється власниками як підвищення продуктивності та ефективності підприємства, що призводить до зростання прибутку компанії, а значить малює картину підвищеного комфорту. З оцінкою ситуації все інакше: у 90% зі 100 носить характер, що розчаровує, тому що далека від того образу, що був у голові власника ще вчора. 80% власників бізнесу після отримання результатів віддають перевагу страусам, і тільки 20% вирішуються на зміни і починають шлях сходження до нового і світлого.
Варто пам'ятати, що немає ідеальної системи чи моделі, є усвідомлене розуміння, що вигідно для компанії сьогодні, а що її гальмує. Від баласту настав час позбуватися.