Як скорочувати назву посади заступника керівника
Це питання пов'язане з попереднім.
Наказ про виконання обов'язківвідноситься до наказів з основної діяльності, він є організаційним документом (з постійним терміном зберігання), а не наказом за особовим складом про заміщення, оскільки закріплює делегування на певний період всієї повноти повноважень з управління організацією , Якою відповідно до статуту або положення про неї володіє перший керівник (одноосібний виконавчий орган).
Якщо у статуті організації зафіксовано, наприклад, що «. на період тимчасової відсутності Голови Правління наказом Голови Правлінняпризначається виконуючий його обов'язки» (або «. на період своєї тимчасової відсутності Голова Правління призначає посадову особу, яка тимчасово виконує її обов'язки.»; можливі й інші варіанти регламентації форми делегування повноважень у статуті організації), то в тексті наказу, що оформляє тимчасове делегування, фіксується саме така управлінська дія:
Фрагмент наказу про призначення виконуючого обов'язки
Під час тимчасового виконання обов'язків Перший заступник Голови правління Сидоров С.І. оформлятиме свій підпис на внутрішніх та зовнішніх документах таким чином (документи оформляються на бланках Товариства):
Підпис виконуючого обов'язки
Якщо у статуті організації зафіксовано, що». на період тимчасової відсутності Голови Правлінняобов'язки з управління Товариством покладаються на Першого заступникаГолови Правління», то у наказі про делегування оформляється саме така дія:
Фрагмент наказу про покладання обов'язків на іншепосадова особа
У період строку дії такого наказу внутрішні та зовнішні документи організації підписуватимуться:
Підпис заступника відсутньої посадової особи
Кращі практики організацій показують, що навіть при виданні наказів про делегування додатково майже завжди оформляється довіреність на період тимчасового виконання обов'язку першого керівника (одноосібного виконавчого органу). А під час укладання договорів при ліміті правочину, що в повному обсязі відповідає ліміту першого керівника, у підписі тимчасово виконуючого обов'язки на договорах іноді вказується:
Підпис заступника з даними довіреності на найважливіших документах
Загалом посадові особи організації підписують документи відповідно до розподілу обов'язків, який встановлюється наказом або спеціальним організаційним документом (розробляється положення) про систему делегування повноважень в організації.Без оформлення делегування заступник першого керівника організації може підписувати документи за відсутності керівника лише з тих питань, що входять до його компетенції.
Не допускається підписувати документи з проставленням перед найменуванням посадикосої межі або прийменника «За».
Найменування посади під час оформлення реквізиту підпис потрібно оформляти повністю, тобто. так, як він зафіксований у штатному розкладі організації, а на його основі – і в положенні про структурний підрозділ, положення про посаду керівника. Крім того,повне оформлення найменування посадиу реквізиті підпис відображає високий статус посади та посилює офіційний характер документа. Тому якщо в усному мовленні припустимо вжити скорочені найменування«Замміністра», «Замдиректора», «Перший заст.», то в офіційних документах (і особливо як частина реквізиту підпис) завжди слід оформлювати:
Слово «заступник» у підписі пишеться без скорочень