Як вибрати KPI для договору на аутсорсинг 6 простих правил, ЗАПИСКИ ДОБРОГО БУХГАЛТЕРА

Записки Доброго Бухгалтера
Ми можемо зробити Ваші кадри та зарплату простішою.Дізнайся більше на www.ucmsgroup.ru.

Як вибрати KPI для контракту на аутсорсинг? 6 простих правил

вибрати

Виходячи з моєї практики багато клієнтів, з якими мені довелося спілкуватися, вважають складним кроком перехід на аутсорсинг лише тому, що «втрачається контроль над бізнесом». Саме тому в цьому пості я вирішив торкнутися однієї з найактуальніших тем BPO індустрії – тему KPI. Спробуймо розібрати, як можна застосувати KPI у договорах на аутсорсинг.

Що таке KPI в аутсорсингу?

Ключові показники ефективності (KPI) — набір метрик та параметрів, які можна визначити чисельно та порівняти з еталонними показниками – тими результатами роботи, які ви бажаєте отримати у рамках аутсорсингу певних бізнес-процесів. У разі не досягнення або часткового досягнення поставлених завдань виконавець отримує меншу компенсацію, а іноді навіть виплачує штрафи.

Ми бачимо, що сьогодні KPI застосовуються практично у всіх сферах управлінської діяльності. KPI дозволяє сформувати необхідну мотивацію співробітників, пов'язати докупи особисті цілі та завдання компанії, спрямувавши енергію колективу в потрібне русло. Випадок використання зовнішнього підряду не є винятком, а аутсорсинговий контракт дозволяє ще чіткіше розставити акценти в досягненні цілей – вам просто потрібно визначити, які вимоги будуть пред'являтися до постачальника послуг.

Також хорошим рішенням може бути пріоритизація показників. Для кожного KPI необхідно визначити його відносну важливість. Так, час подання звіту до податкової інспекції може мати більший пріоритет, ніж подання поточного звіту про роботу начальнику департаменту, асвоєчасність транзакцій щодо оплати заробітної плати – важливіше, ніж точність відповідності внутрішнім регламентам ведення документації. Зазвичай додаткові коефіцієнти визначаються спільно головним бухгалтером та фінансовим директором компанії замовника.

6 правил, які Вам допоможуть при доборіKPI

Підсумовуючи свій досвід надання послуг кадрового та бухгалтерського аутсорсингу, можна сказати наступне: вибираючи конкретні KPI потрібно дотримуватись шести простих правил, і тоді ваші очікування щодо рівня та якості сервісу, найімовірніше, будуть задоволені.

  1. Слід фіксувати лише ті KPI, які дійсно важливі для вашого бізнесу. Кожен показник повинен відображати конкретні переваги, наприклад, своєчасна оплата праці підвищує лояльність співробітників, надання точних звітів спрощує завдання керівництва тощо. Використання додаткових KPI лише ускладнює систему та зменшує питому вагу дійсно важливих параметрів
  2. Використовуйте лише швидкі метрики. Витончені KPI, що вимагають проведення масштабної роботи з їх визначення, наприклад, організації цілих досліджень і глибинного аналізу даних, повинні бути автоматизовані, або не використовуватися зовсім;
  3. Стан кожної метрики має бути підвладним виконавцю. Наприклад, використання параметра термін доставки документів в офіс не цілком відображає діяльність підрядника, оскільки саму доставку найчастіше виконують кур'єрські служби. У цьому контексті доречніше використовувати параметр «термін передачі кореспонденції кур'єрській службі»;
  4. KPI повинні легко піддаватися оцінці та виміру, в них не повинно бути суб'єктивізму. Наприклад, використовуючи параметр "якість", необхідно конкретизуватидля нього шкалу оцінки та критерії відповідності необхідним параметрам;
  5. При оцінці роботи підрядника необхідно використовувати кілька градацій відповідності, наприклад, процентне співвідношення з необхідним результатом. І якщо навіть виконавець вже зірвав терміни або припустився помилки, він розумітиме, що її скоріше виправлення ситуації дозволить йому зберегти максимум прибутку, а будь-яке зволікання призведе до нових втрат;
  6. Доручіть виконавцю регулярно повідомляти про стан ключових показників ефективності. Це допоможе заощадити час на їх обчислення, а також додатково стимулюватиме аутсорсера краще виконувати свої зобов'язання.