Як вибрати СЕД
Очікуваний функціонал - це один із важливих критеріїв для вибору СЕД.
Проблема вибору системи електронного документообігу багатьом банків є актуальною. Щоб не переплачувати за зайве або потім не нарікати на відсутність необхідної функції, у процесі вибору СЕД у конкретній організації враховують безліч важливих факторів – обсяг документообігу, продуктивність системи, її масштабованість, можливість кастомізації під потреби банку тощо. Перед впровадженням СЕД необхідно прорахувати ризики і в першу чергу оптимізувати бізнес-процеси в банку, підготувати відповідні регламенти та інструкції.
Загальні вимоги
Оптимальна система документообігу має поєднувати наскрізний контроль за документаційною діяльністю у корпоративній структурі з автономністю управлінських процесів у самостійних підрозділах. Таким чином, підвищується швидкість прийняття рішень та їх виконання за рахунок роботи з електронними документами у комп'ютерній мережі. Керівництво має можливість реально керувати роботою з документами. Крім того, знижується залежність від персоналу як носія технологічних знань щодо оформлення та обліку документів.
Вибираючи ту чи іншу систему електронного документообігу, необхідно одразу визначитися, що конкретно організація очікує отримати від застосування СЕД. Іншими словами, треба скласти список найважливіших вимог.
Існує ряд загальних вимог до систем, серед яких керівник центру документообігу Бінбанку Ганна Васюніна називає такі - повноту функціональності, зручність використання, швидкість впровадження системи, гнучкість налаштувань, можливості розширенняфункціоналу та інтеграції з існуючими інформаційними системами підприємства, високу масштабованість системи, можливість легкої адаптації, наявність якісної технічної підтримки, ревенцію вендора.
Для невеликих кредитних організацій, звісно, однією з визначальних чинників вибору системи є сукупна вартість володіння СЕД.
Директор департаменту розвитку інформаційних технологій банку Хоум Кредит Кирило Кібалко каже, що при виборі СЕД, як, втім, і при виборі будь-якої великої інформаційної корпоративної системи, розглядаються всі функціональні властивості даного продукту, можливість його розвитку, досвід експлуатації у великих організаціях під великим навантаженням, тобто. продуктивність.
Поряд із цим останнім часом спостерігається тенденція переходу на тонкого клієнта – з'являється все більша кількість систем електронного документообігу, які працюють за допомогою браузерів, вважає Георгій Долгих.
Повнота функціоналу
Репутація розробника
Наступний великий блок, який банки враховують при виборі СЕД, це вимоги до розробника, який повинен надавати постійно діючу оперативну технічну підтримку.
На думку Ганни Васюніної, насамперед треба звернути увагу на репутацію постачальника, наявність у нього успішних проектів, на кваліфікацію персоналу компанії-інтегратора.
Кирило Кібалко (банк Хоум Кредит) важливими критеріями вибору розробника вважає його зрілість, уміння працювати з великими компаніями, стратегічно планувати розвиток системи. «Крім того, розробник повинен мати фінансову стабільність і розуміти наші процеси, - наголошує Кирило. - Також для нас критично важливою є наявність ринку консультантів, які можуть впровадити систему.Ми принципово проти монополізму над ринком СЕД. Вкрай незручно, коли тільки один-єдиний консультант або компанія-розробник вміє цю систему впроваджувати. Ми хочемо мати можливість вибору, упевненість у тому, що на ринку працюють консультанти необхідної нам кваліфікації. Тому я впевнений, що для розвитку СЕД дуже важливою є наявність розвиненого, зрілого ринку організацій, які впроваджують цей продукт».
На думку Георгія Долгіх (Про-бізнесбанк) ринок розробників виглядає цілком конкурентним. При тому, що в Пробізнесбанку на даний момент СЕД є «самописною», у кредитній організації паралельно відбувається впровадження елементів СЕД сторонніх розробників.
Ганна Васюніна (Бінбанк) також вважає, що ринок постачальників систем електронного документообігу та рішень класу ЄСМ досить насичений та розвинений: «На ньому працює близько 200 компаній. 45 компаній - виробників та постачальників - ділять 8% ринку», - уточнює фахівець.
Банківські особливості
Банки переважно пред'являють до функціоналу електронного документообігу такі самі вимоги, як інші компанії. Однак існують і деякі відмінні риси, особливо коли виникають питання інформаційної безпеки СЕД.
Ганна Васюніна вважає, що, якщо фінансово-кредитна організація має у своєму розпорядженні велику філіальну банківську мережу, необхідна платформа, що дозволяє працювати в територіально розподіленому середовищі. «Система має забезпечувати належний рівень конфіденційності, бути стійкою до випадкового чи навмисного впливу, і водночас вона має забезпечувати найвищий ступінь відмовостійкості, - упевнена експерт Бінбанку. - Також необхідно, щоб система мала гнучкі права доступу до інформації: у співробітника не повинно бутиможливості використовувати свої права у системі для несанкціонованих дій». Поряд з цим СЕД, як підкреслюють експерти, повинна мати сертифікати ФСТЕК і ФСБ.
ДУМКА ЕКСПЕРТУ
Олександр ОСІПОВ, менеджер з продуктів компанії ЕОС
У системі документообігу має бути передбачена можливість об'єднання довідників таких систем, як ERP та CRM, з довідниками ЄСМ-системи. Важливою є наявність як «тонкого» клієнта (веб-доступ), так і «товстого» клієнта (windows-додаток), а також можливість підключення мобільних пристроїв (iPAD та Android). Не можна забувати і про налаштування щодо обмеження та контролю прав доступу, шифрування даних, використання електронного підпису. Розробка компанії ЕОС - система EOS for SharePoint -повністю відповідає всім перерахованим вище вимогам. Слід зазначити, що сучасному банку класичної СЕД недостатньо. Банківському менеджменту потрібно як вирішення діловодних завдань, а й автоматизація супутніх бізнес-процесів з урахуванням єдиної інформаційної системи у межах всього підприємства.
Василь ГРОМОВ, генеральний директор ЗАТ «Дабл Бі» (bb software)
Зручність роботи з системою - найважливіший критерій для вибору СЕД. Функціонал системи та популярність розробника стають вторинними, якщо СЕД не буде зручною в експлуатації. Ергономіка системи – суб'єктивний параметр для порівняння. Хтось керується критерієм звичності, а хтось звертає увагу на інноваційні складові в ергономіці та приймає їх у роботу, іноді всупереч усталеним звичкам.
До хорошого швидко звикаєш, але на будь-який перехід до нової технології роботи потрібно витрачати певні зусилля.
Основна перевага використання СЕД для керівництвабанку - це оперативність і якість управлінських рішень, що приймаються в умовах грамотного ведення справ. При використанні СЕД bb workspace кожен керівник бачить об'єктивну картину всіх внутрішніх процесів, що відбуваються в його кредитній організації, як на долоні. Поліпшення як роботи співробітників банку стають помітними практично відразу, оскільки з'являється додатковий інструмент обліку та контролю ефективності роботи кожного співробітника лише на рівні статистики. У цілому нині для банку період виходу точку прибутку від використання системи bb workspace становить від 3 до У місяців. Економія величезна, у десятки разів скорочується тривалість будь-якого процесу. Крім того, робота в режимі заміщення дозволяє зберігати темп обробки та узгодження документів у відпускний період та при звільненні співробітників. Але найбільш важливим параметром використання СЕД є оперативність і висока якість рішень, що приймаються керівництвом банку.