Як вибрати сервіс автоматизації рекрутингу
Перше питання, яке виникає при виборі софту: а що воно може? Другий — а навіщо це мені потрібно? Системи автоматизації рекрутингу – не виняток. Отже, чим вони хороші, наскільки полегшують роботу рекрутера і чи вартує вичинка.
Олександр Красс, керівник онлайн-сервісу FriendWork Recruiter, експерт в автоматизації рекрутингу, спікер конференцій «НайТі відповідь!», «Форсайт: HR-2020», HRM Expo, «Вибираю майбутнє», «Професійне зростання» та інших.
Чи бувало у вас, що керівнику терміново потрібний новий співробітник, а закрити вакансію ніяк не вдається? Не так просто пояснити начальству, чому підбір іде повільніше, ніж хотілося б. Та й причина не завжди очевидна: чинників надто багато. Чи ефективні дії рекрутера? Скільки часу витрачається, щоб запросити кандидата на інтерв'ю? Чи оптимальним є вибір джерел підбору. Кому слідкувати за всім цим, коли і яким чином?
— Частину завдань можна перекласти на систему, яка автоматизує рекрутинг. Такий сервіс стає хорошим помічником — але якщо вибрати його правильно. Про те, як це зробити, і поговоримо.
З якими завданнями має справлятися така система?По-перше, позбавляти рекрутера від рутинних дій, наприклад, від завантаження резюме з робітних сайтів та їх ручного сортування за потрібними параметрами.По-друге, зберігати велику кількість даних про претендентів і дозволяти легко орієнтуватися в них.По-третє, аналізувати ефективність найму та видавати результати у зручній, наочній формі.По-четверте, координувати роботу всього відділу з підбору персоналу. І нарешті, найголовніше — скорочувати витрати компанії на рекрутинг, при цьому значно збільшуючи його ефективність.
Імпорт резюме з job-ресурсів та із соцмереж
Щодня рекрутер завантажує велику кількість резюме і вручну намагається відсортувати їх за різними параметрами. Сервіс автоматизації повинен дозволяти за секунди переносити потрібних претендентів у базу даних, автоматично розносячи за відповідними графами досвід роботи кандидата, освіту та інші ознаки, які важливі для рекрутера при пошуку. Так програма допомагає формувати власну базу кандидатів. Зручно, коли всі претенденти нарешті збираються в одній системі. При цьому сервіс має бути досить «розумним», щоб не засмічувати сховище контактами-двійниками: тобто вміти визначати, чи є вже кандидат у базі.
Зручний пошук по базі резюме
Робота з кандидатами у базі даних
Рекрутери під час співбесіди часто роблять позначки на роздрукованому резюме претендента. Робити таке дозволяє і сервіс автоматизації — в електронному вигляді, одразу у профілі кандидата, який є у системі. Позначки легко робити прямо під час співбесіди — з ноутбука чи планшета, і витрачати потім час на перенесення інформації з паперового резюме до електронного формату не доводиться.
Аналіз виконаної роботи
Зручна робота зі статистикою – один із найважливіших моментів. Аналіз взаємодії рекрутерів із системою допомагає виявити загальні всім колег труднощі й зрозуміти, як поліпшити роботу всього відділу. Наприклад, можна аналізувати дані трьох груп:
Джерела. Звідки і скільки приходить кандидатів, яка їх частина запрошується на інтерв'ю, на якому етапі і чому вони відсіваються. Ця інформація дозволяє визначити найбільш ефективні канали для конкретного типу вакансії, не витрачати час та гроші на роботу з джерелами з низькою віддачею. Зручно, якщо ця інформація представлена як наочних графіків.
Час. Важливо знати, скільки часу закривається певна вакансія. Це потрібно як самому рекрутеру (планування своєї роботи), так і внутрішньому замовнику: рекрутер точніше зорієнтує керівництво про терміни найму нових співробітників.
Бюджет. Завдяки статистиці рекрутер бачить, скільки коштів йде на закриття певної вакансії. Це дає змогу точніше планувати бюджет.
Хороший сервіс повинен збирати статистику за будь-якими важливими для компанії параметрами - від числа дзвінків кандидатам до відсотка претендентів, які відсіялися після інтерв'ю; від тих, хто отримав пропозицію про роботу до тих, хто залишив компанію на випробувальному терміні або після.
Гнучкість налаштувань сервісу автоматизації
Хороший сервіс має гнучко налаштовуватися під запити та специфіку компанії. Тоді ви отримуєте інструмент саме під ваші бізнес-процеси та завдання. Простий приклад: у деяких компаніях претендент, перш ніж дійти до фінального інтерв'ю, має пройти щонайменше три співбесіди — з рекрутером, начальником відділу та директором. Отже, сервіс повинен показувати, якому етапі відбору перебуває кандидат. Крім того, різним компаніям цікаві різні види звітів: комусь важливо відстежувати причини, з яких відповідні кандидати відмовляються працювати в компанії, хтось хоче чітко знати вартість залучення кожного найнятого співробітника тощо. Чим гнучкіше налаштовуються звіти під вимоги компанії , тим їй зручніше, і тим ефективніший підбір персоналу.
Робота із соцмережами
Додаткові функції
Приємно, коли разом із доступом до сервісу автоматизації підбору ви отримуєте ще й бонуси. Наприклад, базу резюме, що постійно оновлюється, можливість надсилати листи кандидатам і наймаючим менеджерам прямо з системи, зберігати іроздруковувати в єдиному форматі резюме з усіх джерел, отримувати оповіщення про майбутню співбесіду. Такі можливості – додатковий плюс.
Отже, системи автоматизації підбору полегшують роботу рекрутера, його взаємодію Космосу з колегами, керівництвом та внутрішніми замовниками. Простіше кажучи, підбір персоналу стає легшим та зручнішим. І найважливіше: такі програми допомагають зрозуміти, як потрібно змінити чи вдосконалити HR-стратегію. Залишилося небагато: обміркувати ваші потреби, вибрати відповідну програму та почати нею користуватися.