Як відбувається знищення бланків трудових книжок
Існує маса зобов'язань керівника, пов'язаних із книжками працівників. Робота з цими документами є дуже відповідальною справою, оскільки саме трудова дає право громадянинові отримувати хорошу пенсію, нараховуючи певний стаж. Виходячи з цього, ведення подібних бланків має правила та інструкції, порушення яких може призвести до серйозних наслідків. Наприклад, це може спричинити знищення трудових книжок співробітників.
В Україні книжки для працівників підприємств запровадили досить давно. Але нові видозмінені з'явилися з 2004 року. Головною відмінністю цих книжок є стандарт, що дозволяє захистити документи від фальсифікації:
- водяний знак,
- ворсинки (ультрафіолет),
- хімічний захист,
- магнітні характеристики,
- палітурка ниткою спеціального призначення.
Все це – обов'язкова та невід'ємна умова для документа, що містить відомості про працівника та його діяльність.
Раніше трудові можна було придбати майже у будь-якій торговій точці. Наразі закон встановив правила, за якими визначається невелика кількість організацій, уповноважених на поширення. До того ж, тепер трудові ведуться виключно роботодавцями на всіх співробітників, які працюють у компанії більше 5 днів. Винятком є:
- якщо спеціаліст працює за сумісництвом,
- якщо керівник – фізична особа (не ІП).
Ще одна відмінна риса старих трудових від нових - це поєднання двох розворотів про заохочення в один розділ "відомості про нагородження".
Як придбати трудову книжку
Сучасні книжки та вкладиші в них для співробітників компанія закуповує у певних місцях. Такими управляють:
Слід зазначити, що вимоги їм прописуються офіційними виробниками. До обов'язків підприємств входят:
- охоронна функція,
- транспортування,
- облік,
- складування.
Коли людина приходить вперше влаштовуватися працювати, роботодавець оформляє нею новий трудовий бланк за сім днів. При цьому від цього працівника згідно із законом віднімається сума, витрачена на закупівлю документа. Є випадки, коли керівник самостійно покриває витрати на книжку:
- масове знищення,
- псування бланку.
У першому випадку знищення трудових може статися з різних причин (зокрема природні катаклізми). У другому причина – це неправильне заповнення первинних даних під час оформлення самої книжки.
Основні правила та відповідальність за їх порушення
Записи у трудових здійснюються українською – це одне з основних правил. Усі книжки співробітників компанії перебувають у керівника чи відповідальної особи. Існує певна адміністративна відповідальність за невиконання або порушення будь-яких правил щодо трудових:
Видання самої книжки співробітнику, який працює в компанії, на його прохання заборонено. Винятком є ситуація, коли фахівцю необхідно пред'явити робочу книжку до фонду пенсійного страхування. Законодавством наказано, що до розірвання трудового договору всю відповідальність за трудову несе керівник, а отже, і в цьому випадкутеж. В інших випадках працівнику необхідно написати заяву на видачу копії документа, на що роботодавцю приділяється три дні. Копіюється кожна заповнена сторінка трудовою, а потім затверджується печаткою, підписом. Також на останньому аркуші фіксується, що співробітник досі працює в організації.
Роботодавець може не віддати книжку при звільненні лише у двох ситуаціях:
- співробітник виявляє небажання забрати свій робочий документ,
- співробітник просто не з'явився за робочим документом.
На свій розсуд начальник не має жодного права затримувати трудового працівника у себе. Якщо ж це сталося, то власнику необхідно звернутися до відповідної інстанції з охорони праці або до суду. Варто зауважити, що кожна справа має свій термін давності, яку громадянин повинен знати, подаючи позовну заяву. В результаті перевірок вищих інстанцій компанія може зазнати величезних збитків у вигляді штрафних санкцій. Говорячи про судові розгляди, організація у разі програшу має виплатити певну суму за шкоду морального та матеріального характеру.
Книжки працівників, які були отримані під час звільнення з певних причин, зокрема у зв'язку зі смертю, перебувають у організації. На вимогу їх віддають родичам. Але існують відповідні терміни зберігання трудових, якщо вони були затребувані, – п'ятдесят років.
Законом встановлено та кримінальну відповідальність, пов'язану з трудовими книжками. Сюди входять випадки, коли ці документи були використані з метою заподіяти шкоду власнику чи іншим громадянам. Також піддаються відповідальності особи, які вписують незаконну інформацію, заздалегідь знаючи про це.
Облік трудових книжок у створенні
Кожен бланк івкладиш трудовий, що у компанії, враховується з особливою суворістю. Для цього в організації існують два певні документи. Це книги:
- з приходу та витрати,
- з обліку руху.
Для ведення даних книг також є свої правила:
- нумерація сторінок,
- шнурівка,
- затвердження підписом, печаткою,
- пломбування.
До першого облікового документа вноситься інформація про отримання та витрачання книжок та вкладок у них. Також обов'язково сюди вноситься номерний знак, серія.
Облік руху робочих документів відбувається так:
- ведеться реєстрація книжок співробітників (при прийомі),
- ведеться реєстрація нових оформлених книжок.
Коли фахівець звільняється з компанії, йому дають розписатися в особистій справі та документі, що враховує рухи трудових. У зв'язку із закінченням місяця співробітник, який здійснює роботу з книжками, повинен звітувати до бухгалтерії про кількість бланків та вкладишів.
Порядок знищення трудових книжок
Після того, як трудовий бланк був зіпсований, його необхідно списати ізнищити. Сама процедура знищення трудової книжки відбувається відповідно до існуючих правил.
Спочатку співробітник, відповідальний за дані дії, разом із комісією складає акт, де прописуються основні аспекти:
- Назва організації,
- число,
- Заголовок,
- запис про списання бланка,
- запис ухвалення рішення про знищення.
Крім цього, у документі необхідно залишити місце для затвердження його роботодавцем та інших осіб.
У одному акті може бути прописано списання кількох непридатних бланків. Для цього потрібно написати номер та серію кожного з них. Оскільки форма складання такого документа є довільною, то на розсуд посадової особи може бути зазначено:
- місто, де знаходиться організація,
- причини списання,
- спосіб знищення бланків та вкладишів (спалювання або подрібнення у спеціальному приладі).
В акт вклеюються заздалегідь вирізані дані трудових – серія та номер. Надалі складений акт підшивається окрему папку, де зберігається тривалий час. Після того, як невірний бланк списаний, співробітнику видається новий та оформляється згідно із законом без помилок. А сам зіпсований бланк знищується.
Способи знищення зіпсованих бланків
До сучасних способів належать шредування - подрібнення за допомогою шредера (спеціальної машини). Після процедури залишки відправляються на целюлозний комбінат. Оскільки придбати таку апаратуру для невеликих організацій може бути накладно, найчастіше вдаються до послуг спеціальних компаній. Подрібнення можна проводити на мобільному шредері, який привозять безпосередньо до організації.
Іншим способом знищення є спалювання.Рекомендується спалювати зіпсовані трудові бланки не на відкритому вогні або вогнищі, а в котельні. Так можна бути впевненим, що документи згорять повністю без залишку. Крім того, при спалюванні на вулиці залишки можуть розлітатись від вітру, що неприпустимо.
Отже, щоб оформлення книжки працівника було законним, потрібна присутність самого працівника. Якщо в титульному аркуші була виявлена помилка, то трудовий бланк потрібно списати і знищити, а натомість запропонувати нову книжку.