Як виявити господарсько-фінансові порушення

Як бухгалтери підприємств торгівлі можуть виявити чи попередити господарські та фінансові порушення у роботі деяких підрозділів.

Праця бухгалтера завжди була цінною. Якщо згадати радянську епоху, слово «бухгалтер» вимовлялося з повагою, адже ця посада є впливовою та відповідальною. Бухгалтер завжди був у курсі всіх справ підприємства. Зараз же дійсність зазнала деяких змін: відповідальність за бухгалтером зберігається, а ось його поінформованість про процеси, що протікають усередині підприємства, часто залишає бажати кращого. На це є маса об'єктивних та суб'єктивних причин: перевантаженість бухгалтерії, розмаїтість рутинної роботи, недотримання планового розпорядку роботи співробітників, несприятливі умови праці, брак часу, відсутність на підприємстві внутрішніх інструкцій та положень, що регулюють питання обліку, тощо. У бухгалтера часто немає ні часу, ні сил вникнути у те, що відбувається поза відділом. А довкола можуть бути приховані розкрадання як у дрібному, так і у великому розмірі, причому часто вони здійснюються співробітниками підприємства. Результатом таких діянь часто стають серйозні проблеми у господарській діяльності та обліку компанії. А це, як відомо, вже вотчина бухгалтерії, за яку фахівці обліку несуть відповідальність.

Спробуємо розібратися, як працівники бухгалтерських служб підприємств торгівлі можуть виявити чи попередити господарські та фінансові порушення у роботі деяких підрозділів фірми.

Винаходи махінаторів

Помічено, що розмір розкрадань залежить від масштабу діяльності підприємства та рівня контролю на ньому, тому є сенс розглянути найпоширеніші види розкрадання залежно від типу організації торгівлі. Виділимо умовно такі групи:

невеликі магазини та павільйони, що є на кожній вулиці, у кожному дворі;
супер- та мегамаркети;
оптові торгівельні підприємства.

Для невеликих магазинів та павільйонів на практиці характерні такі види розкрадань та порушень:

повернення в обіг списаної продукції або списання одного й того самого товару кілька разів. Яскравий життєвий приклад, коли зі списаного брухту печива продавець власноруч виготовляє тістечко «картопля» і продає його за сертифікатами постачальника кондитерських виробів, завбачливо замовивши у нього перед цим пару таких же тістечок. Розмір порушення в даному випадку складно спрогнозувати, так як він не завжди може дорівнювати сумі списаного печива та інших витрачених продуктів;
афери із терміном зберігання продуктів харчування. На деяких, на вигляд цілком придатних до вживання, але з терміном зберігання, що минув, продуктах (як то: пиво, соки, снеки тощо) «перебивають» дати кінцевого терміну реалізації. Дане порушення носить масовий характер і часто проводиться під прикриттям керівництва магазину, адже реалізація та знаходження в обігу товарів із терміном придатності, що минув, заборонена. Дане порушення може загрожувати штрафом, що варіюється від 4 тис. рублів для підприємця та від 40 тис. рублів для юридичних осіб; крім того, можливе притягнення до кримінальної відповідальності за реалізацію продукції, небезпечної для життя та здоров'я людини.
приховане виробництво. Солення свіжомороженого оселедця та приготування курей-гриль – це вже класика жанру. Керівництву магазину виторг здається за мінусом виробничого «приробітку».
продаж самостійно придбаного за оптовими цінами товару у вигляді товару магазину. У такому разі спостерігається зниження обсягів виручки татоварообігу;
прямий крадіжка готівки з каси. Розкрадання можна визначити за результатами інвентаризації чи шляхом зіставлення звітів по касі за аналогічні періоди діяльності підприємства;
маніпуляції із контрольно-касовими чеками. Це ціла група хитрощів торгового персоналу на касі. Сенс даних порушень може полягати у зменшенні підсумкової суми за чеком, у виносі через касу дорожчого товару тощо.
розкрадання товару персоналом під виглядом виносу сміття чи повернення неякісної продукції постачальнику тощо. У разі розмір шкоди визначається вже за результатами інвентаризації.
інші види розкрадань та порушень.

Необхідно зазначити, що про більшу частину наведених порушень керівництво магазинів знає і при цьому заплющує очі на дії співробітників, адже пряму шкоду від перших трьох видів розкрадань визначити досить складно, та й сума буде невеликою. А ось саме 4-7 види порушень турбують менеджмент торгової компанії набагато більше, адже суми втрат можуть бути чималими, і зарплати продавця (або іншої матеріально відповідальної особи) може не вистачити для їхнього покриття.

Як бухгалтерія може перешкодити перерахованим порушенням, а отже мінімізувати фінансові ризики підприємства? Відповідь у методології обліку – розберемося, які нюанси бухгалтеру слід звернути увагу.

Регламентуємо процес ліквідації

Формалізуємо «маршрут» продукції

Облік руху товарів доцільно вести у сумовому вираженні, а й із деталізацією за найменуванням товару. Це клопітно, але за наявності належної технічної підтримки дозволяє звести нанівець приховане виробництво та продаж самостійно придбаного товару. Адже бухгалтер, який відповідає зарух товарно-матеріальних цінностей, зможе побачити надходження та витрачання, а також документальний залишок конкретного товару, та звірити його фактичну наявність під час інвентаризації. При надходженні товарів до магазину інформація про їх найменування, кількість, ціну придбання та інші властивості заноситься до бази даних за допомогою скануючого пристрою. При реалізації відомості про товар також зчитуються, внаслідок чого на контрольно-касовому чеку пробиваються найменування, кількість, ціна та вартість проданого за роздрібними цінами товару. Метод обліку товарів також має бути відображений в обліковій політиці підприємства.

Організуємо касову оборону

Зі списаного брухту печива продавець власноруч виготовляє тістечку «картопля» і продає його за сертифікатами постачальника кондитерських виробів.

Для зниження ймовірності розкрадання коштів з каси під різними приводами переважна кількість магазинів вдаються до призначення знижки за розрахунки за кредитними картками, а чи не готівкою. Крім того, дієвим буває спосіб «несподіваної» інкасації коштів з операційної каси магазину (здійснюють співробітники бухгалтерської служби), коли торговий персонал точно не знає графіка інкасації.

Супермаркетам та мегамаркетам дані проблеми дуже близькі. Основна частина розкрадань через хорошу технічну оснащеність великих магазинів припадає на маніпуляції з контрольно-касовими чеками та розкрадання при переміщенні товару на території магазину та складських площ. На жаль, дії персоналу із чеками практично неможливо відстежити силами бухгалтерської служби; у цьому випадку повинні вживатися організаційні заходи, наприклад такі як:

проведення контрольних закупівель та повернень;
підвищення технічної оснащеності касової зони;
накладення заборони на введення вручну будь-яких параметрів товару під час реалізації;
та інші.

Наведені методи боротьби за безпеку коштів відносяться не до методології ведення бухгалтерського обліку, а до «тактики виживання», але на роботі бухгалтерії вони позначаться.

«Проколи» в оптових ланцюжках

Наведемо основні варіанти розкрадань, характерні для підприємств оптової торгівлі, що реалізують товари через торгових представників чи агентів:

маніпуляції із поверненням неякісного товару. Викрадення виявляється у тому, що покупець передає неліквідну продукцію безпосередньо або торговому агенту, або перевізнику з метою повернення або обміну, яка на склад постачальника фактично не надходить. Бухгалтерія ж, зрештою, все одно буде змушена оформити повернення товару від покупця, оскільки той, своєю чергою, може пред'явити накладну повернення з підписами агента чи перевізника. Останні можуть виявитися вже звільненими або «справа про повернення» заплутається в нескінченному документообігу підприємства. Також можливий варіант неодноразового списання поверненого неякісного товару;
розкрадання коштів під час інкасування виручки від покупця. З цим порушенням стикалося чи не кожне підприємство, що реалізує продукцію через торгових представників. Сенс розкрадання полягає в тому, що агент, отримавши готівкою оплату за продукцію від покупця, не довозить її до постачальника, пояснюючи ситуацію банальною відсутністю грошей у покупця. Відомі випадки, коли обсяг сукупного розкрадання виручки одним торговим представником з кількох покупців становив 280 тис. рублів і більше;
маніпуляції із знижками. На практиці оптовіторгові підприємства часто оголошують розпродаж, сезонні знижки або знижки за обсяг. Під цією егідою торговий представник може оформити у постачальника документи на певний обсяг товару на підставного покупця та, сфальсифікувавши документи, розвезти отриману продукцію за більш завищеними цінами покупцям. У кишені торгового представника залишається "приробіток", а очікуваного від зниження цін збільшення обсягу продажу у постачальника не відбувається;
"підчистки" актів звіряння перед звільненням торгового представника. Ці дії виражаються над вигляді буквального виправлення документів, а вигляді приведення фактичних розрахунків до тих, які видав бухгалтер у акті звірки. На жаль, як показує практика, бухгалтерія часто через певні причини помиляється і розносить, наприклад, виручку не на того покупця. Тоді на певну звітну дату в акті звірки за цим контрагентом виникає сума менша, ніж він фактично має. Ось цю суму торговий представник може покласти собі в кишеню при звільненні. Звичайно, обман рано чи пізно буде виявлено, але співробітника вже буде звільнено.

Укладання договору поставки торговим представником із підставною особою. Як правило, такий тип розкрадання характерний для підприємств із слабкою системою внутрішньої безпеки. Сенс порушення полягає в тому, що цьому підставному покупцю відвозиться велика партія товару, і постачальник згодом може забути як про товар, так і про торгового представника.

Що може зробити бухгалтерія для мінімізації зазначених ризиків?

Рецепти безпеки

Процедура повернення неякісного товару постачальникам має бути регламентована внутрішніми положеннями (інструкціями). Обов'язково слід висвітлити такі нюанси повернення:

хто ініціює повернення;
хто оформляє документи повернення;
хто бере участь у завантаженні товару, що повертається;
комплектність документів (що включає, чиї візи мають бути на документах);
як відбувається передача документів на повернутий товар

Бухгалтерський облік повернень має бути прописаний в обліковій політиці.

Отже, необхідно внутрішніми документами підприємства регламентувати порядок повернення (обміну) товарів. Наприклад, для підприємства, що працює з торговими представниками, може бути складена інструкція, в якій слід прописати кроки або послідовність дій при здійсненні повернення.

Щоб знизити можливість розкрадання торговим представником виручки підприємство, по-перше, може зацікавити покупця додатковою знижкою за здійснення безготівкових розрахунків; по-друге, упорядкувати звернення довіреностей (це також можна регламентувати внутрішніми документами).

Маніпуляції зі знижками та «підчистки» перед звільненням характерні насамперед для підприємств, які ведуть облік із застосуванням «сірих» схем, коли частина операцій в обліку проводиться, а частина не проводиться. Ведення бухгалтерського обліку відповідно до чинного законодавства та часті звірки з клієнтами дозволяють мінімізувати багато ризиків розкрадання.

Захиститися від укладення договорів із підставними особами можна лише шляхом організаційних заходів. По-перше, має бути розроблена та регламентована процедура укладання договору. Положення має регламентувати порядок підготовки, погодження, укладання та виконання договорів. Особливу увагу при розробці процедури укладання договорів слід приділити наступним аспектам:

хто ініціює;
хтовізує;
які документи представляє покупець (копії статуту, свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи у податковому органі, свідоцтва про постановку на облік у податковому органі як платника податків, копії документів, що засвідчують повноваження особи, яка підписує договір з боку контрагента, наказ про призначення керівника, документ, визначальний повноваження посередника, паспортні дані осіб, що діють за довіреністю, ліцензія на види діяльності, що ліцензуються).

По-друге, сам договір та потенційний покупець мають бути перевірені службою внутрішньої безпеки підприємства. Бухгалтер не повинен виписувати документи на відвантаження продукції за відсутності належним чином оформленого договору.

Свою розповідь закінчу наступним випадком. Насправді була така ситуація, коли продавці були матеріально відповідальними особами і ділили всю нестачу між собою; а технічний персонал в особі прибиральниці виносив регулярно у коробках зі сміттям різну продукцію безкоштовно. Звичайно, тут припущена помилка – матеріальна відповідальність має бути колективною, але навіть за цієї умови факт несправедливості є. Тому співробітникам бухгалтерії потрібно уважно ставитися до сигналів персоналу і проводити (сторонніми силами або силами внутрішньої служби безпеки) розслідування за фактом порушень, що повторюються.

Олена Галюк, експерт журналу "Розрахунок"

Практична енциклопедія бухгалтера

Усі зміни 2019 року вже внесені до бератора експертами.У відповіді на будь-яке питання у вас є все необхідне: точний алгоритм дій, актуальні приклади з реальної бухгалтерської практики, проведення та зразки заповнення документів.