Як вітати
Якщо ви входите до приміщення, вітайтеся першим — завжди, незалежно від того, чи жінка ви чи чоловік, топ-менеджер або рядовий співробітник, літня людина чи юнак. Якщо в кабінеті у людини, до якої ви прийшли, знаходяться інші люди, обмежтеся спільним поклоном та привітанням. Потім обміняйтеся рукостисканням із тим, хто вас запросив. Вітаючи будь-кого, не обмежуйтесь лише формальним «Здрастуйте». Назвіть співрозмовника на ім'я. При знайомстві, коли вас представляють або ви уявляєте самі, не поспішайте подати руку. Той, кому вас уявляють, має зробити це першим. Пам'ятайте: згідно з діловим етикетом, на офіційній зустрічі цілувати дамам руку не прийнято (за правилами світського етикету цілують руку лише заміжнім жінкам і лише у приміщенні). Якщо ви сидите, по можливості вставайте при вітанні. При цьому керуйтеся здоровим глуздом. Якщо раптом ви не можете встати (наприклад, через тісноту та незручність), привітайте інших людей сидячи, але вибачтеся: «Вибачте, що я не встаю, тут дещо тісно».
Як тиснути руку
Якщо навколо вас незнайомі люди, не потрібно соромитися, сміливо уявляйтеся самі, не чекайте, поки вас познайомлять. При знайомстві на діловій зустрічі (конференції, прийомі) не варто одразу розповідати про свої досягнення та перераховувати регалії. Досить просто позначити, чим ви займаєтеся і чому потрапили на зустріч чи захід. Людина, якій ви уявляєте незнайому йому людину, згадується першою. Той, кого ви уявляєте, — другим. Знайомлячи рівних за становищем людей, уявляйте того, з ким ви краще знайомі, тому, з ким ви знайомі гірше. Чоловіка представляють жінці, молодшого за віком або поКоли вам уявляють людину, зосередьтеся на тому, щоб запам'ятати її ім'я, — під час розмови частіше називайте її на ім'я. Забувши, як звуть співрозмовника, постарайтеся пом'якшити ситуацію, коректно перепитавши: «Вибачте, я останнім часом став трохи забудькуватим, не могли б ви нагадати своє ім'я?»
Якою має бути візитка
Переважно, щоб візитівка була витримана у строгому лаконічному стилі. Бізнесменам, які часто працюють із іноземними партнерами, варто надрукувати візитні картки мовою партнерів — в азіатських країнах це особливо вітається. Якщо якась інформація про вас змінилася, потрібно замовити нові візитки: у жодному разі не виправляйте дані на старих візитівках, картка з помарками та поправками – ознака поганого тону. Хорошим тоном для ділової людини вважається наявність візиток двома мовами — українською та англійською. Не варто робити двомовну візитку. Якщо ви не застали людину на місці, але хочете засвідчити їй повагу, загніть правий верхній кут біля залишеної вами візитки. Передавати свою візитну картку з позначкою через третіх осіб — звичай, який розповсюджений у міжнародному діловому спілкуванні.
Як завершити зустріч
Залишаючи незнайомих людей, не обов'язково персонально прощатися з кожним. А якщо ви йдете з багатолюдного прийому раніше за інших гостей, прощайтеся тільки з господарями зустрічі. Інакше ваш догляд може послужити для учасників вечірки сигналом до того, що всім пора вдома. Якщо розмова триває надто довго, запропонуйте співрозмовнику познайомитися з новими людьми, уявіть їх один одному, вибачтеся й відкланяйтеся. Закінчуйте розмову ввічливо, за допомогоюуніверсальних фраз, наприклад: «Було приємно побачити з вами». Якщо вам необхідно піти з зустрічі раніше, дочекайтеся паузи у розмові, встаньте та попрощайтеся, висловивши надію на нову зустріч.
Невербальні комунікації лежать у площині як психології, і хороших манер: наприклад, розмовляючи з людьми, не потрібно широко розставляти ноги, горбитися і тримати руки в кишенях. Досить міцно утвердилося тлумачення деяких типових жестів. Наприклад, поза «фігового листа» (долоні зімкнуті таким чином, що руки утворюють перегорнуту літеру «V») свідчить про сором'язливість і невпевненість у собі. Якщо ж ви робите метушливі рухи, погойдуєтеся з боку в бік або торкаєтеся обличчя або волосся, то посилюєте власну нервову напругу і відволікаєте оточуючих. Зайва жестикуляція під час розмови не вітається. Жести повинні бути стриманими — співрозмовників може збентежити надмірна експресія. Виявляйте повагу до особистого простору: дистанція між вами та співрозмовником має бути не меншою за відстань витягнутої руки. Бізнес-спілкування не передбачає розмов напівголосно або пошепки. Не робіть крок уперед, якщо співрозмовник робить крок назад — тим самим він, можливо, несвідомо намагається дати зрозуміти, що ви вторгаєтеся у особистий простір. Протягом зустрічі не варто дивитися на годинник - оточуючим може здатися, ніби ви тягнетеся спілкуванням і поспішайте піти. Не варто сидіти, поклавши ногу на ногу, особливо у кріслі. Якщо воно глибоке, можна трохи витягнути ноги.
Як провести переговори
Підготовка переговорів складається з опрацювання ділового протоколу, прийнятого в середовищі дипломатів та бізнесменів, і змістовної частини — питань, які слід обговорити. Запрошувати партнерів на переговори слід не менш ніжза два тижні, щоб вони також змогли підготуватись — це заощадить час та створить умови для ефективної комунікації. Щодо складу делегації, то на переговорах має бути паритет, тобто рівна кількість учасників з обох сторін та відповідність посад представників з кожної. На зустріч запрошуються лише ті співробітники, чия присутність справді потрібна. Місце проведення переговорів пропонує сторона, що запрошує, але запрошена має право як прийняти, так і відкинути його. Не рекомендується призначати переговори рано чи пізно. Коли учасників багато і вони незнайомі, на столі можна розставити картки з прізвищами. Сторони розташовуються одна навпроти друга у порядку відповідності посад. Особою до дверей сідають представники сторони, що приймає. Між учасниками має бути відстань близько півтора метра. Першим сідає керівник приймаючої сторони. Після привітання учасники мають бути представлені один одному. Також потрібно позначити їхню роль та повноваження на переговорах. Першим є голова приймаючої сторони, потім глава запрошеної делегації. Після цього вони представляють своїх співробітників: спочатку приймаючої сторони, потім запрошеної. Обмін візитками доречний, якщо з кожної сторони на зустрічі є не більше семи осіб. Якщо переговори ведуться з іноземною делегацією, необхідно заздалегідь домовитися про мову переговорів і забезпечити технічні засоби для перекладачів. Якщо під час розмови ведеться запис, слід проінформувати гостей про це. Наприкінці переговорів запис оформляється і до неї додається затверджений раніше план. Оптимальна тривалість зустрічі — дві години. Якщо переговори затягуються, необхідна півгодинна перерва на каву. Якщо у вас є подарунки учасникамзустрічі, то вони подаються після переговорів.