Як заощаджувати дві години робочого часу щодня

Статті на тему

Обсяг роботи такий, що часу катастрофічно не вистачає. Щодня доводиться затримуватись. Якщо вам ця ситуація знайома, плануйте завдання та зустрічі по блоках. Дві години робочого часу заощаджуйте гарантовано.

Використовуйте покрокові посібники:

Чому нас переслідує відчуття, що ми нічого не встигаємо? Причин дві. Перша — безліч різноманітних завдань та втрати часу на перемикання між ними. Друга – помилки у плануванні.

Вам допоможе система тайм-менеджменту, яка передбачає планування робочого дня за блоками. Але почнемо з лікування оптимізму.

Завантажити приклад «Регламенту проведення оперативних нарад»

Оцініть свій оптимізм

Порахуйте ваш коефіцієнт оптимізму. Він показує, наскільки ви переоцінюєте свої можливості та недооцінюєте трудовитрати. Щоб оцінити свій оптимізм, протягом кількох днів виділяйте по 2–3 завдання та записуйте, скільки часу планували витратити на кожну з них та скільки пішло насправді. Вважайте тільки ті години та хвилини, які витратили безпосередньо на справу. Час, коли відволікалися, не враховуйте. Ставлення фактичних трудовитрат до планованих — це коефіцієнт оптимізму.

Він у всіх різний. Наприклад, мій - 2,5, отже, я зазвичай планую в 2,5 рази більше, ніж встигаю зробити. Після того, як ви визначилися зі своїм коефіцієнтом оптимізму, коригуйте на нього плани.

І ще. Чи не заповнюйте свій робочий день справами повністю. Плануйте менше справ, ніж можете встигнути навіть із виправленням на оптимізм. Важливо, щоб частина часу залишалася для непередбачених завдань. А такі будуть, у цьому не вагайтеся.

Перевірте себе. Чи ефективно ви використовуєте робочий час?

Ви йдете з роботи вчасно, не затримуєтеся?
Вам знайоме відчуття, що ви все встигли зробити і навіть більше?
Ви ділите робочий час на кілька блоків із однотипними справами?
Чи плануєте заздалегідь час обіду та відпочинку?
Спочатку вирішуєте важкі завдання чи кидаєтеся розгрібати пошту та іншу плинність?
Чи плануєте великі справи на тиждень вперед з розбивкою щодня?
Знаєте, скільки коштує година вашої роботи, і постійно контролюєте, на що вона йде?
Ви виділили час на організацію роботи та навчання співробітників чи волієте швидко вирішити питання самостійно?
Контролюєте «злодіїв» часу: затягнуті наради, позапланові зустрічі?

Якщо на п'ять або більше пунктів ви відповіли «ні», поміняйте підхід до управління часом.

Розбийте ваш робочий день на блоки

Фінансовий директорзмушений протягом дня працювати з різними завданнями. Але якщо ви часто переключаєте увагу, це ускладнює роботу. Розбийте день на блоки по 3-4 години, до яких увійдуть однотипні чи схожі справи. Так ви зведете до мінімуму втрати часу.

Є чотири типи блоків: буферні, фокусні, блоки комунікацій та уповільнення.

Буферний блок. До буферних відносяться щоденні рутинні справи, плинність. Наради також у цій групі завдань.

Буферні блоки займають більшу частину часу фінансового директора. Вам варто жорстко обмежувати кількість буферних блоків, якими наповнений день. Інакше витратите весь час на поточні завдання, а важливе його не залишиться.

Заповнюйте буферний блок лише на 60 відсотків. Решту часу зарезервуйте на позапланові відносини.

Розподіляйте завдання у блоці так: спочатку жорстко прив'язані до часу, між нимипріоритетні та емоційно-важкі, а насамкінець залишайте дрібні питання. Багато хто не дотримується цієї послідовності, адже хочеться спочатку позбавитися всього дрібного, а потім спокійно приступити до великого та важливого. Це найпоширеніша помилка. Через неї доводиться працювати у вихідні та вечорами. До складних справ руки не дійшли, день пішов на розгрібання дрібних завдань.

Найшвидше справлятися з поточними завданнями вам допоможе техніка «Помідор». Розбийте час на рівні проміжки по 25 хвилин із п'ятихвилинними перервами. Така чверть години – один «помідор». Плануйте завдання у «помідорах», наприклад, «на складання реєстру платежів у мене йде два „помідори“». Під час помідора не можна відволікатися ні на що інше. Цей підхід має дві основні переваги:

Простіше себе налаштувати на коротку ударну роботу, ніж багатогодинну.
Включається закладений з дитинства стан уроку, коли не можна відволікатися.

Щоб контролювати час, відведений на помідори, використовуйте механічні таймери, програми або мобільні рішення. Наприклад, програми, які ви можете завантажити з сайтів moosti.com або pomotodo.com, вчасно сповістять про початок та закінчення роботи.

Фокусний блок. До фокусного блоку включайте розробку великих проектів, стратегій, бюджетів, складання складних звітів та інші завдання, які не можна вирішити миттєво. На тиждень плануйте 2–3 таких блоки. Щоб легко перемикатися між завданнями різних типів, завжди відокремлюйте фокусні блоки від інших буферними.

Моє улюблене місце для фокусних завдань – читальний зал міської бібліотеки. Продуктивність у правильному місці зростає у рази.

Блок комунікацій. До цих блоків включайте зустрічі, дзвінки, листи та наради.

Для кожної взаємодії людина перемикається. Одна зустріч може значно знизити вашу продуктивність на весь день. Тому згрупуйте всі завдання, які вимагають спілкування з колегами, партнерами в один блок.

Плануйте його щодня. Повідомте співробітникам, о котрій годині готові обговорювати їхню роботу. Якщо вони знатимуть, коли можуть звернутися до вас із нетерміновими справами, це заощадить не лише ваше, але й їхній час. А для непередбачених термінових питань у вас є резерв часу у буферних блоках.

Блок уповільнення. Робота фінансового директора ненормована. Дуже важливо наперед планувати час на відпочинок, перерви на обід. Це врятує вас від вигоряння та неефективної роботи нон-стоп.

У таблиці є приклад того, як може виглядати робочий тиждень фінансового директора.

Таблиця. Приклад блокового планування робочого тижня