Як заповнювати табель обліку робочого часу, Статті, Журнал «Кадрова справа»

Статті по темі

З табеля обліку виробляється нарахування зарплати. Зазвичай відповідальною особою за табель робочого дня призначають співробітника відділу кадрів. Навіщо призначений цей документ? Яку форму використовуватиме його ведення? Які символи використовувати у складанні? На ці питання ми відповідаємо у цій статті.

З цієї статті ви дізнаєтесь:

як виглядає зразок табеля і як правильно його заповнювати;
детальний опис ведення відомості обліку робочого часу;
загальноприйняті кодові позначення для заповнення документа.

Кожен керівник має вести облік робочого дня, який оформляється як табеля. У цьому документі слід зазначати за фактом відпрацьований кожним співробітником час. Для ведення документа застосовуються спеціальні форми (Т-12 і Т-13). Бланк форми Т-13 використовується у тому випадку, коли обробка даних проводиться в автоматичному режимі. Допускається застосування своїх форм обліку.

Навіщо потрібен табель обліку робочого дня?

З табеля обліку робочого дня у створенні нараховується вести. Як правило, його ведення зобов'язання працівникам відділу кадрів. Основні завдання табеля:

контроль за дотриманням встановлених правил та графіка;
контроль за ефективністю використання робочого дня;
відомості про відпрацьований кожним працівником часу;
нарахування заробітної плати відповідно до наданих даних;
складання статистичної звітності для Росстату.

Як заповнювати документ?

Використовувані форми заповнення Т-12 та Т-13 практичнонемає відмінностей у наборі реквізитів, тому розглянемо заповнення першого розділу форми - Т-12, під назвою «облік використання робочого дня»

Графи заповнюються протягом усього місяця, потім, по завершенню цього періоду в документі підбиваються підсумки за кількістю годин, яке було фактично відпрацьовано кожним співробітником. Слід зазначати також результати проміжні, час роботи і в першій і другій половині облікового місяця. Усі виходи чи невиходи співробітника до свого місця роботи повинні фіксуватися методом суцільної реєстрації.

З книги ви дізнаєтеся, як ввести неповне робоче брехня, як встановити співробітнику гнучкий графік робочого часу.

Докладно розглянемо, як відбити випадки, що відхиляються від норми в табелі обліку робочого дня.

Розберемо, як організувати та оплатити роботу у нічний час.

Така фіксація передбачає, що проти кожного числа місяця, у бланку документа, мають бути заповнені відповідні графи, в яких за допомогою певного символу (коду), літерного або цифрового, відображаються всі дії працівника щодо його робочого часу. Заповнення табеля дозволяє реєструвати лише допущені працівником відхилення від графіка (запізнення, невихід працювати). Якщо протягом облікового місяця працівник не відхилявся від свого графіка, то в табелі будуть зафіксовані підсумкові дані про результати роботи за першу та другу половини місяця та загальний підсумок, а решта осередків залишаться незаповненими.

Табель обліку робочого дня. Форма Т-12

Табель обліку робочого дня. Форма Т-13

Тут потрібно ознайомитися, як необхідно ставити в табелі коди позначення.

Варто пам'ятати: всі проставлені кодиповинні мати документальне підтвердження. Наприклад, свою відсутність через хворобу, співробітник повинен підтвердити наявністю листка тимчасової непрацездатності. Якщо ж для проставлення відповідного коду ви не маєте в своєму розпорядженні документа, що підтверджує причину відсутності працівника, то ставите позначку («ПН») неявка з нез'ясованих причин.

Усі зазначені на титульному листі бланка формату Т-12 умовні позначення відпрацьованого та невідпрацьованого часу, також, застосовні і до бланків формату Т-13.

Як потрібно підбивати підсумки

На завершення місячного періоду робиться підрахунок загальної кількості днів та годин, проведених співробітником на роботі. Потім із цього числа потрібно виключити час, у який співробітник був відсутній з будь-яких причин, включаючи дні, пропущені через хворобу, вихідні, невиходи у зв'язку з відрядженнями, неявки за нез'ясованими обставинами. Для загального підрахунку годинника присвяченого співробітникам своїй роботі, складають цифри нижнього рядка 4 і 6 граф, а отримані результати додавання вносять до 5 графи (за першу половину місяця), графи 7 (за другу половину місяця) та графи 8-13 (в цілому за місяць).

Окремо слід підрахувати, загальна кількість днів невиходу на роботу, дані про це вносяться до 14 та 16 граф. У 15 графу проставляється цифровий код причини неявки (літерні позначення та цифрові коди вказані на титульному аркуші форми). Код чергової відпустки – 09, а код – 30 – означає неявку з нез'ясованих причин. Потім по кожному працівнику встановлюється загальна кількість вихідних протягом місяця, та вноситься до 17 графи табеля.

Методи ведення табеля

Існують два методи заповнення документації з обліку.

Суцільна реєстрація

При заповненні документа методом суцільної реєстраціїбланку в кожній клітині проставляються усі календарні дні місяця. Обов'язково слід відзначати явку та дні відсутності на роботі. Для цього потрібно використовувати затверджені кодові позначення (див. нижче). У бланку звітності разом із кодом обов'язково проставляється відпрацьований годинник. Цей спосіб обліку зручний для організацій з нефіксованим робочим днем. Він також допомагає вести підрахунок понаднормового годинника.

Приклад заповнення табеля шляхом суцільної реєстрації

Реєстрація відхилень

При складанні документа шляхом реєстрації відхилень у відомості вказується лише фактично відпрацьований час. У ньому проставляються запізнення, відсутність на роботі та понаднормовий годинник. Відсутність на роботі (лікарняні, відпустки, відрядження тощо) зазначаються днями. Заповнюється лише верхня графа відомості, в якій вказується прийнятий для позначення код, нижчі рядки залишають вільними. Подібний метод ведення документа рекомендується застосовувати на підприємствах із фіксованим робочим днем.

Приклад заповнення табеля шляхом реєстрації відхилень

Бланк для первинного обліку відпрацьованого часу заповнюється лише одному примірнику. Наприкінці місяця документ підписується відповідальною особою та затверджується керівником організації. Затверджений документ передається до бухгалтерського відділу для нарахування заробітної плати відповідно до фактичного відпрацьованого часу. Відомість обліку заповнюється всім співробітників організації.

Ким складається документ

Зазвичай його ведення є обов'язком працівників відділу кадрів. Але глава підприємства може призначити іншу відповідальну особу — наприклад, це може бути керівник виробничої ланки чи бухгалтер. В обов'язки відповідальногоособи входить заповнення документа та його затвердження у керівника.

Які кодові символи використовуються в табелі обліку

При заповненні відомості, що фіксує відпрацьований час, використовуються певні символи (літери чи цифри). Ці символи наведені на титульній сторінці форми №Т-12.

Найпоширеніші позначення:

Я – денні години;
ПН – відсутність на робоче місце з нез'ясованих причин;
В – вихідні та святкові дні;
Н - нічний годинник;
РВ – робота у святкові та вихідні дні;
С - понаднормовий годинник;
Б – дні тимчасової непрацездатності;
К - відрядження дні;
ВІД – щорічна основна оплачена відпустка;
ОЗ - неоплачувана відпустка;
У – відпустка період навчання.

Приклад

Для матерів-годувальниць дозволені перерви для годування дитини, які вважаються робочим часом і оплачуються за середнім тарифом. Для позначення цього періоду можна використовувати позначення "КР" з початкових літер перерви (годування дитини) або використовувати цифри - наприклад, "37" Тривалість перерви за часом потрібно прописувати в нижній частині форми, що заповнюється.

Усі умовні позначення

Важливо! За відсутності співробітника з невизначених причин проставляється буквений код «ПН» (з нез'ясованих причин) або позначення цифрами – «30» доти, доки не буде пред'явлено документ, що доводить причину неявки.

Як не припуститися помилок при заповненні

Нечасто, але відповідальні за ведення документа все-таки припускаються помилок. Перелічимо найпоширеніші помилки.

вказано посаду, але не вказано ПІБ співробітника;
святкові дні проставлено як звичайні робочі дні;
укорочені передсвяткові дні проставлені на повні робочі дні.

Як вести табель для осіб, які поєднують посади?

Співробітникам, які поєднують посади, проставляється фактично відпрацьований час. Додатково для них заповнюються графи 4 та 6 у нижньому рядку, де зазначаються відповідні відомості. Це передбачає стандартну форму №Т-12. Для форми №Т заповнюються графи 4, 2 та 4 рядок. Для внутрішніх сумісників облік ведеться кожної посади окремо.

Як позначати відрядження у табелі обліку робочого часу?

Якщо співробітник перебуває у відрядженні, то тут проставляється загальноприйнятий символ «К» або цифри «06». В цьому випадку годинник не вказується.

Зразок заповнення при відрядженні (витяг)

Перевірте себе

1. Яка стандартна форма може застосовуватися для обліку робочого часу:

2. Якого методу ведення обліку часу роботи немає:

a. Суцільний реєстрації;
b. безперервного контролю відпрацьованого часу;
c. Реєстрація відхилень.

3.Для чого необхідно подати затверджений табель до бухгалтерського відділу:

a. для складання на їх основі статистичних документів;
b. Для оформлення до архіву;
c. Для розрахунку та нарахування заробітної плати співробітникам.

4.Який код використовується для позначення відсутності співробітника з нез'ясованих причин:

5.Яке позначення ставиться для осіб, які перебувають у службовому відрядженні:

a. Літерним кодом "СК";
b. Літерним кодом "ОК" або цифровим "17";
c.Літерним кодом "К" або цифровим "06".