Як зробити роботу керівників більш ефективною

Основна функція будь-якого керівника

Спочатку, добре було б прояснити, у чому насправді полягає діяльність керівника. Часто керівником стає співробітник, який краще за інших виконував роботу в якійсь галузі. При цьому не завжди враховується, що добрий фахівець далеко не завжди може бути добрим керівником. Фахівець може зробити якусь роботу краще за інших, тому його і вважають спеціалістом.

І часто, вже ставши керівником, фахівець продовжує виконувати роботу сам замість того, щоб організовувати роботу співробітників.

Отже, основне завдання керівника — організовувати роботу працівників так, щоб роботу було виконано. Найважливіший момент — робота має бути зроблена не самим керівником, а саме працівниками. І дуже часто досягти цього буває значно складніше, ніж зробити все самому. Тут будь-яка людина, яка намагається "змусити" когось виконати роботу, стикається з таким явищем, як людський фактор. І якщо якась людина може добитися від когось виконання роботи, то її можна вважати керівником. Якщо при цьому робота виконана повністю і з мінімальними витратами часу та інших ресурсів, це чудовий керівник. А якщо ті, хто виконував роботу, навіть не підозрювали, що ними хтось керує і не відчували жодного дискомфорту від контролю, то в цій галузі працював геній керівництва. Знайдіть його та підвищіть на посаді!

Навіщо потрібні заступники

Керівник сам бере участь у виконанні роботи, а контролює виконання з боку. Так він бачить всю картину цілком і може вчасно усунути перешкоди і затори, що виникли, або поліпшити технологію виконання роботи. Коли компанія стає великою, один керівник не може з попередньоюефективністю приділяти свою увагу всім процесам, що відбуваються в компанії, і процесів стає більшим, і компанія розширюється територіально. Тоді у керівника з'являються заступники. Заступники є такими ж керівниками, але охоплюють вужчу, часто спеціалізовану сферу діяльності компанії. Так з'являється, наприклад, заступник із організаційних питань чи заступник із виробництва.

Основні завдання заступника:

Знати і розуміти політику компанії та домагатися її здійснення у своїй галузі.
Представляти у своїй галузі погляд керівництва компанії.
Нести повну відповідальність за все, що відбувається у своїй галузі.
Знати технологію роботи всіх підрозділів своєї галузі.
Координувати роботу підрозділів у своїй галузі.
Вміти розробляти тактичні плани, узгоджені зі стратегічним планом компанії, та домагатися їхнього здійснення.

Як позбавити керівника від поганої роботи

Хороші керівники, на жаль, зустрічаються рідко, із цим погодиться будь-який власник бізнесу. Можливо, вам пощастило, і у вас є такий. Але ефективність будь-якого керівника можна звести практично нанівець, якщо завалити його рутинною роботою. Часто співробітники безпосередньо приносять керівнику велику кількість поточних проблем. Вирішуючи ці проблеми, керівник перестає приділяти увагу питанням керівництва компанією, і в цей час компанія без управління. Це така ж небезпечна ситуація, якби командир повітряного судна пішов допомагати стюардесам розносити напої. Така ситуація широко поширена у сучасному бізнесі. Тому якщо вам вдасться звільнити свого керівника від рутини, і він повернеться до своєї головної діяльності, то вашакомпанія отримає величезну конкурентну перевагу. І один із способів розвантажити керівника – це надати йому персонального помічника. Основне завдання такого помічника — захистити керівника від непотрібної інформації та неважливої роботи та допомогти йому тим самим ефективніше виконувати свою роботу.

Основні функції та навички помічника керівника

Вміння правильно спілкуватися, а саме, вміння зрозуміти співрозмовника та донести до нього своє повідомлення.
Знання структури всієї компанії та всіх ключових співробітників та керівників.
Вміння знайти в компанії правильну людину для виконання необхідної роботи.
Вміння швидко обробляти, розподіляти і передавати інформацію, що надходить.
Знання прийнятого у компанії документообігу.
Вміння підтримувати порядок на своєму робочому місці та на робочому місці керівника, у тому числі порядок у інформації та документації.
Здатність самостійно вирішити типові питання, з якими звертаються до керівника. Вміння підготувати рішення, під яким керівник може лише поставити свій підпис.
Здатність визначати важливість інформації, що надходить, і захищати керівника від неважливої інформації.
Здатність подати інтереси керівника за його відсутності на будь-якій зустрічі, передаючи інформацію в обидві сторони без спотворень.
Здатність контролювати виконання наказів і розпоряджень керівника та домагатися їх виконання.

Так історично склалося в Україні, що люди, які вміють керувати, не були у великій пошані. Найздібніші з них зазнавали гонінь і навіть посилалися до таборів у середині минулого століття. А саме управління асоціювалося у населення із бюрократією. Тому, досі ще діяльність керівника не єцінною, на думку багатьох працівників. Хоча насправді управління — це окрема і дуже важлива функція для будь-якої компанії. І якщо у вас у компанії є людина, яка вміє добре керувати та спрямовувати діяльність інших, то вам пощастило. Не змушуйте його робити ще щось, а, навпаки, постарайтеся позбавити його від рутинної роботи, надавши необхідну кількість помічників. І тоді ваша компанія здобуде керування і почне швидко рухатися до своїх цілей, успішно долаючи перешкоди на цьому шляху.