Юрій ПшеничнийЯк правильно писати листи 6 складових переконливого листа
Електронне листування завжди було і залишається основним способом комунікації у діловому світі.
Правильно складений лист означає вже половину успіху. Але такі листи вміють складати не всі.
Іноді, читаючи лист із діловою пропозицією, стає не зовсім зрозуміло, що саме вам хочуть запропонувати, яку саме вигоду ви від цього отримаєте і навіщо ви витратили свій час на прочитання і осмислення цього листа.
Вміння писати правильні, переконливі листи надходить із практикою.
І добре, коли накопиченим досвідом діляться, дозволяючи тим самим іншим людям не наступати на ті ж граблі.
1. Завжди чітко уявляйте, про що збираєтеся написати
Основна мета листи — зробити те щоб одержувач прийняв певне рішення.
Тому, перш ніж почати складати листа, запитайте себе ще раз про те, чого саме ви хочете від одержувача?
Яке рішення він має ухвалити після прочитання вашого листа?
В даному випадку невизначеність — ваш заклятий ворог. Чим ясніше ваша мета, тим переконливішим вийде ваш лист.
2. Починайте листа з вашого висновку
Ваш висновок є твердженням того рішення, яке має прийняти одержувач, ґрунтуючись на змісті вашого листа. У школі нас навчали завжди починати зі вступу. Що стосується складання переконливих листів дане твердження є неправильним.
У діловому світі всі надто зайняті для того, щоб оцінювати ваші літературні здібності. Тому ви маєте відразу переходити до справи.
Наприклад, ви хочете отримати від свого начальства дозвіл на встановлення спортзалу в одному з приміщень вашої компанії.
Неправильно: «Джим, як ви знаєте, прогули співробітників на даний момент є основною проблемою, яка має досить сильний фінансовий вплив як на нашу компанію, так і на інші компанії в нашій галузі… бла-бла -Бла ... Таким чином, ми повинні розглянути питання про виділення грошей на облаштування тренажерного залу в головному офісі нашої компанії.
Правильно: «Джим, Я хочу, щоб ви затвердили встановлення тренажерного залу в нашому офісі.»
3. Розділіть ваші аргументи на кілька абзаців, що легко перетравлюються
Щоб аргументи на підтримку вашої ідеї легко читалися і сприймалися, розділіть їх у кілька абзаців.
Правильно «Тренажерний зал в офісі дозволить: — зменшити прогули — збільшити загальну продуктивність»
4. Підкріпіть кожний аргумент доказами
Якщо ви напишете листа, що складається з суцільних аргументів, його можуть сприйняти як суцільну особисту думку і не більше. До кожного аргументу потрібен доказ. Інакше як зрозуміти, що це справді працює?
Неправильно «Тренажерний зал в офісі буде правильним рішенням, тому що люди вважатимуть за краще йти на роботу, а не залишатися вдома. Також це допоможе знизити загальну захворюваність на офісі.»
Правильно «Зниження кількості прогулів. Згідно з опитуванням, проведеним Національним Інститутом Здоров'я серед 1.000 фірм, які мають тренажерні зали в офісах, прогули співробітників у цих компаніях на 20% нижчі, ніж у тих компаніях, які не мають такого обладнання.»
5. Повторіть ваш висновок як заклик до дії
Наприкінці листа знову повторіть свій висновок, заявлений на початку. Тільки тепер уже як заклик до конкретної дії.
Таким чином, ви підводите одержувача до конкретного висновку, який він повинен зробити після прочитання вашого листа. Цей заклик має бути простим та конкретним.
Неправильно «Ми будемо дуже вдячні вам, якщо ви підтримаєте цей проект.»
Правильно «Якщо ви відповісте на цей лист ствердно, я відразу ж ініціюю процес.»
6. Вкажіть вигоду у рядку теми листа
Рядок теми у листі є чи не найголовнішою частиною.
Так як вона повинна відчувати основну тему листа і налаштовувати одержувача на потрібний вам лад.
І саме тому ви повинні заповнювати її в останню чергу вже після того, як ви написали всі аргументи та докази, які підтримують ваш основний висновок. В ідеалі, тема листа має вирішувати два важливі завдання:
— вона має настільки зацікавити отримувача, щоб він відкрив та прочитав лист;
— вона повинна мати висновок, який ви хочете донести до одержувача.
У більшості випадків найкращий спосіб виконати відразу обидві завдання — це написати про переваги, які можна отримати в результаті прийняття бажаного для вас рішення.
Неправильно «Вплив на здоров'я співробітників програми з обладнання тренажерних залів в офісах»
Правильно «Як ми можемо зменшити кількість прогулів співробітників»