Кадровик Плюс
Особисті картки оформлюйте у паперовому, а не електронному вигляді, оскільки з деякими записами працівників необхідно ознайомити під розпис.
На підставі яких документів оформляється особиста картка
Особисту картку на співробітника заповнює працівник кадрової служби на підставі:
Як правильно заповнити розділи особистої картки
Шапка особистої картки
У шапці особистої картки вказують найменування організації (1), дату складання (2), табельний номер працівника (3), його ІПН (4), номер страхового свідоцтва обов'язкового пенсійного страхування (5), першу літеру прізвища співробітника (6), характер роботи (тимчасово/постійно) (7) , вид роботи (сумісництво/основна) (8) , підлога працівника (м/ж) (9) .
Розділ «Загальні відомості»
Розділ «Відомості про військовий облік»
Розділ «Прийом на роботу та переклади на іншу роботу»
У цьому розділі необхідно відобразити такі записи - дата прийому (10), структурний підрозділ (11), посада (12), оклад (13), реквізити наказу про прийом на роботу (14). Вносити їх потрібно на підставі наказу про прийом на роботу або розпорядження про переведення в іншу роботу. Дані дублюють записи у трудовій книжці, з якими працівника необхідно ознайомити під розпис в особистій картці (15).
Розділ «Атестація»
Цей розділ заповнюють, тільки якщо в організації проводиться атестація працівників. У цьому випадку зазначається дата проходження атестації, рішення атестаційної комісії (наприклад, «відповідає посаді»), дата та номер протоколу засідання комісії, а також реквізити наказу про проведення атестації.
Розділи «Підвищення кваліфікації» та «Професійна перепідготовка»
У зазначені розділи вносятьсявідомості про підвищення кваліфікації та професійної кото внесені до трудової книжки (п. 21 Правил ведення та зберігання трудових книжок). Дані треба записувати на підставі документів, які подав співробітник (наприклад, диплома про професійну перепідготовку тощо). У розділах потрібно вказати дати початку та закінчення навчання, вид підвищення кваліфікації, найменування навчального закладу та місце його знаходження (при професійній перепідготовці вказується спеціальність, за якою відбувається перепідготовка), найменування та реквізити документа.
Розділ «Нагороди (заохочення), почесні звання»
При заповненні розділу необхідно вказувати найменування нагороди чи заохочення (почесна грамота тощо. п.), і навіть реквізити документів, виходячи з яких працівника заохотили (ст. 191 ТК РФ, п. 24 Правил ведення та зберігання трудових книжок). При цьому премії, передбачені системою оплати праці або виплачуються на регулярній основі, вносити не потрібно (п. 25 Правил ведення та зберігання трудових книжок).
Розділ «Відпустка»
У цьому розділі враховуються всі відпустки, які надавали працівникові в організації. Зокрема без збереження зарплати, догляду за дитиною і т. д. Необхідно вказати (зразок нижче) вид відпустки (16) , період роботи, за який вона надається (17) , тривалість (18) і дати початку (19) та закінчення відпустки (20), а також реквізити документа, на підставі якого він надається (21). Дані вносять виходячи з наказів про надання відпусток. Відпустка може бути продовжена або перервана, тому дату її закінчення вносите лише після фактичного виходу працівника з відпустки.
Іноді частину щорічної оплачуваної відпустки співробітника замінюють грошовою компенсацією. У цьому випадку необхідно вказати виглядвідпустки, що компенсується (22), кількість днів відпустки, які підлягають заміні (23), а також зробити запис «заміна відпустки грошовою компенсацією» (24) та вказати реквізити наказу (25).
Розділ «Соціальні пільги»
Розділ «Додаткові відомості»
Цей розділ роботодавець заповнює на власний розсуд. Так, наприклад, можна вказати інформацію про наявність вчених ступенів і звань, посвідчення водія та закордонного паспорта, а також про внесення змін і доповнень до особистої картки.
Розділ «Підстави припинення трудового договору (звільнення)»
Останній розділ особистої картки заповнюють під час звільнення працівника. У ньому необхідно вказати повне формулювання підстави, за якою припинено трудовий договір, з посиланням на норму (26), дату звільнення (27) та реквізити відповідного наказу (28). Запис повинен бути засвідчений підписами співробітника відділу кадрів (29) та звільненого працівника (30) .
Закріплюємо практично
Візьміть бланк для заповнення особистої картки. Заповніть його, використовуючи такі умови.