Кейс як знизити закупівельну ціну ліків завдяки системі торгів - Digital-агентство Атвінта
Клієнт – регіональна аптечна мережа «Едельвейс», звернувся до нас із ідеєю створення спеціалізованого торгового майданчика. Аптеки Москви та Санкт-Петербурга вже давно проводять закупівлі через систему електронних торгів, у Сибіру ж створення подібного аукціону стало непростим процесом.
Як ми це зробили, що з цього вийшло і яких результатів вдалося досягти за півроку після впровадження — розповідаємо.
Завдання — придумати механізм торгів, здатний максимально знизити закупівельну ціну та заощадити час. Клієнт хотів оперативно відторговувати великі закупівлі на аукціоні і при цьому бути впевненим як товар.
Ми почали з'ясовувати, як закупівлі відбуваються без торгового майданчика. Нам вдалося з'ясувати, що 90% часу у менеджера із закупівель витрачалося на обробку надісланих прайс-листів і торг із постачальником. Питання полягало лише в тому, чи вистачить менеджеру сил і часу, щоб встигнути поторгуватися з усіма. Адже відділ закупівлі відповідає за швидку доставку медикаментів на склад аптеки.
Відповідно, ми додали такий критерій успішності проекту, як зручний для користувачів інтерфейс, що вимагає мінімального часу на навчання та початок роботи. Спочатку ми заточили проект під більший обсяг можливостей, ніж припускав замовник. Наше правило завжди працювати на перспективу.
Завдання ускладнювала аудиторія проекту - менеджери з продажу, які звикли бачити інформацію про товари в Excel або 1С. Нам потрібно було замінити монотонні нагромадження цифр, складних назв та ідентифікаторів інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом, зберігши загальну логіку подачі інформації.
Для цього ми створили інтерактивні прототипи, у яких клієнтможе переміщатися між сторінками - це єдиний спосіб перевірити юзабіліті проекту до його запуску.
Для користувачів, які воліють працювати в офлайні, ми передбачили можливість завантажити таблицю у форматі CSV. Можна відредагувати документ, а потім завантажити назад на аукціон. При цьому система сама «підхоплює» змінені значення ставок із файлу та проставляє їх у лоти аукціону.
При старті будь-якого торгу, всі представники постачальників, зареєстровані в системі, отримують автоматичне повідомлення. Після закінчення торгів адміністратор бачить звіт із мінімальними ціновими пропозиціями. Після цього залишається лише зв'язатися з постачальником-переможцем. Обидві сторони підтверджують умови угоди, що пропозиція відповідає дійсності, а обсяг партії медикаментів постачальник може привезти в строк.
За результатами кількох перших торгів було знайдено дуже вигідні пропозиції, але через деякий час постачальники збільшили ціни, вони зрозуміли суть аукціону. За традиційного запиту цін вони демонстрували вартість, близьку до мінімальної, з невеликим запасом для торгу. А на торги вони заходили з ціною вище і були готові знизити вартість тільки тих позицій, якими програвали конкурентам.
Виходячи із зазначених проблем, ми пропрацювали два способи боротьби з ними. Для кожного лоту було введено мінімальний крок у відсотках – зазвичай це 0,1% від ціни. Тепер постачальник не міг зробити ставку меншою за задану і торгуватися для виду, знижуючи вартість на одну копійку. Також було впроваджено щось подібне до A/B-тестування. У системі з'явилося два види лотів: аукціон та запит мінімальних цін. Аукціон передбачає процес торгів, коли постачальники бачать мінімальну нині ціну. Запит мінімальних цін передбачає закриту дляконкурентів відправлення цін на позиції у лоті.
Результати
Через півроку роботи ми зібрали статистику та отримали зворотний зв'язок від користувачів. На основі зібраних даних з'явилися і плани розвитку системи, і можливості підбити проміжні підсумки:
- завдяки системі торгів закупівельна ціна ліків знизилася на 1%
- майданчик дозволив мережі аптек збудувати вигідне ціноутворення, використовуючи природні ринкові механізми
- окупність проекту становила лише шість місяців.