Контроль бюджету проекту та освоєний обсяг - Управління проектами
Навіщо потрібен контроль бюджету та освоєний обсяг?
Для того, щоб контролювати хід проекту та здійснювати контроль бюджету проекту, тобто щоб відповісти в деякій контрольній точці на питання «де ми знаходимося в порівнянні з планом?», необхідно оцінювати рівень досягнення результату та понесені витрати.
На жаль, виміряти, яку частину результату вже отримано, буває дуже важко. Наскільки, наприклад, чи готова програма, яка написана, але не пройшла тестування? Як оцінити ступінь готовності автоматизованої системи, для впровадження якої треба закупити, доставити та налаштувати техніку та доопрацювати існуюче програмне забезпечення?
Тому часто оцінюють не рівень готовності результату, а кількість ресурсів, що залишилося витратити, щоб його досягти. Тобто як ступінь готовності результату розглядається частка вже витрачених ресурсів, необхідні його досягнення.
При порівнянні фактичної (ACWP - Actual Cost of Work Performed - фактична вартість виконаних робіт) та планової (BCWS - Budgeted Cost of Work Scheduled - кошторисна вартість запланованих до виконання за аналізований період часу робіт) кількості витрачених ресурсів на заданий момент часу, тобто при контроль бюджету проекту, виникає неоднозначність в інтерпретації причин відхилень.
Зокрема, припустимо, показник ACWP > BCWS, тобто ми фактично витратили більшекоштів, чим було закладено у бюджеті. Звідси, на жаль, неможливо дійти невтішного висновку про причини збільшення витрат — зроблено більше робіт чи робота обійшлася дорожче. І в протилежному випадку ACWP ) до обчислення освоєного обсягу проекту в цілому, що полягає у застосуванні формули (1) до параметрів всього проекту, більш ефективний.
Далі припускатимемо, що використовується другий метод. Однак і тут є свої труднощі. При використанні другого підходу виникає ситуація, коли освоєний обсяг попередніх періодів залежить від прогнозу загальних витрат на завершення проекту, даного у період. Тому для розрахунку BCWP за минулі періоди використовують два показники - BCWP1, що обчислюється для кожного з минулих періодів на основі останнього прогнозу, і BCWP2, який обчислюється для кожного з минулих періодів на основі прогнозу, даного в той період. BCWP1 зазвичай дає більш точну картину, оскільки спирається останній, більш точний прогноз. Спільне використання BCWP1 та BCWP2 дозволяє оцінити якість прогнозування. Як це зробити, буде розглянуто нижче.
Зазначимо ще дві характерні риси методу освоєного обсягу. По-перше, освоєний обсяг може розраховуватися як у вартісних, і у натуральних показниках. Якщо використовується кілька різнорідних ресурсів (матеріали, трудові ресурси), переважно використання вартісних показників. Якщо ресурси однорідні і мають приблизно однакову вартість (наприклад, трудовитрати у компанії з високими накладними витратами на людину-годину), то можливе використання натуральних показників. І по-друге, метод освоєного обсягу є спрощеним, орієнтованим використання у проектах, варіантом методу аналізу відхилень при обліку за нормативними витратами (standard-costing).
Як аналізуватиграфіки?
Аналіз методом освоєного обсягу передбачає відповіді такі вопросы: