Коректний облік проїзних документів як видавати під звіт
У цій статті розглянемо різні варіанти відображення в бухгалтерському обліку придбання проїзних квитків для свого співробітника за безготівковим розрахунком та видачу їх йому під звіт.
Відображення на рахунках бухгалтерського обліку.
1. Багато компаній при оприбуткуванні оплачених проїзних квитків відразу списують їх на рахунки витрат у кореспонденції з кредитом рахунку 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками», виділяючи ПДВ на рахунок 19 «Податок на додану вартість за придбаними цінностями»:
Д 26 - До 60 у сумі 100 рублів
Д 19 - До 60 у сумі 18 рублів
В обліку взагалі не відображається факт передачі проїзних документів працівникові під звіт. При цьому виникають такі ризики:
1) компанія втрачає можливість відстеження факту видачі проїзних документів співробітнику (яких співробітників вони вже на руках?);
2) повторного відображення цієї витрати в обліку вже у складі авансового звіту під час підготовки співробітником звіту з відрядження;
3) ризик спотворення бази оподаткування для податку на прибуток при обліку витрат до здійснення поїздки та підготовки авансового звіту.
2. Інші компанії намагаються зрізу передати квиток під звіт співробітнику, надаючи суму квитка до дебету рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами» у кореспонденції з кредитом рахунку 60:
у повній сумі квитка, з урахуванням ПДВ. При цьому це мотивується думкою про те, що право надання ПДВ виникатиме лише тоді, коли співробітник фактично побуває у відрядженні («використовує квиток») та надасть авансовий звіт.
3. Найбільш коректним способом відображення такої господарської операції буде використання дебету субрахунку 50.3 «Грошовідокументи» рахунки 50 «Каса» у кореспонденції із кредитом рахунки 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Факт отримання проїзних документів слід відобразити проведенням:
Це означає, що далі видати цей грошовий документ під звіт можна також лише у сумі фактичних витрат, без ПДВ:
у момент передачі квитка працівникові під звіт. Під час складання авансового звіту співробітник повинен буде відобразити суму фактичних витрат на придбання квитка без ПДВ, яка надалі при обробці авансового звіту буде врахована на відповідному рахунку витрат, наприклад:
у тому періоді, коли співробітник фактично побував у відрядженні, або у періоді, у якому співробітник склав авансовий звіт.
ПДВ і податок на прибуток.
Багато компаній вважають, що надати ПДВ купленого квитка можна лише тоді, коли співробітник фактично використав квиток, побувавши у відрядженні. Тому такі компанії або одразу намагаються видати квиток під звіт співробітнику у повній сумі, включаючи ПДВ:
а потім виділити та пред'явити ПДВ за фактом отримання від співробітника авансового звіту, або попередньо використовують рахунок 50.3 «Грошові документи», приходячи до дебету цього рахунку повну суму квитка з ПДВ:
Д 50.3 – До 60 разом із ПДВ
Д 71 – До 50.3 разом із ПДВ
Однак компанія отримує право на пред'явлення ПДВ вже в момент придбання квитка, оскільки виконуються всі необхідні для цього умови: матеріальні цінності, що купуються, використовуються при здійсненні виробничої діяльності (п. 2 ст. 171 НК РФ), і ці матеріальні цінності прийняті до обліку на підставі відповідних первинних документів (п. 1 ст. 172 НКРФ). Це означає, що надати ПДВ можна вже одразу після оприбуткування квитків на рахунок 50.3 «Грошовідокументи».
Отже, грошові документи слід видавати співробітникам лише розмірі фактично понесених витрат без ПДВ. У разі втрати грошового документа ПДВ слід поновити у звичайному порядку.
А фактичні витрати на придбання необхідно враховувати у складі бази для обчислення податку на прибуток у тому періоді, в якому фактично було здійснено відрядження або пред'явлено авансовий звіт.
Висновки:
1. Грошові документи (проїзні квитки) слід видавати під звіт працівникові у сумі фактично понесених витрат (без урахування ПДВ).
2. Право надання ПДВ при придбанні квитків виникає у момент придбання, а не в момент використання квитка відрядженим співробітником.
3. При складанні авансового звіту працівнику слід зазначати вартість квитка без урахування ПДВ.