Коригування номенклатури справ
Номенклатура справ – це систематизований перелік заголовків справ, які у діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання. Розробка номенклатури справ є першим етапом проведеної у діловодстві експертизи цінності документів, що створюються організації та вступають у ній. Номенклатура справ складається наступного року, тому вона є свого роду планом угруповання документів у справи. У номенклатурі визначаються заголовки справ, які будуть сформовані у діловодстві та терміни їх зберігання.
У більшості організацій номенклатура справ будується за структурним принципом: у кожному підрозділі складається номенклатура справ, що відбиває документи цього підрозділу. З номенклатури справ підрозділів формується зведена номенклатура справ організації. У номенклатуру справ включаються всі документи, складені у створенні та які у неї з інших організацій.
Якщо документи організації надалі передаються на зберігання до архіву, номенклатура справ підлягає погодженню спочатку з експертною комісією організації, потім – з експертно-перевірочною комісією архівної установи. Після погодження з архівною установою номенклатура справ затверджується керівником організації (заступником керівника організації, який займається питаннями ДНЗ). Номенклатура справ, узгоджена з архівною установою, надалі може використовуватися протягом п'яти років, якщо в організації немає серйозних структурних чи функціональних змін. Якщо такі зміни відбуваються, перероблена номенклатура справ наново узгоджується з архівом.
Якщо документи організації до архіву не передаються і протягом усього встановленого для них терміну зберігання зберігаються в організації (в архіві організації), погодження зархівною установою не проводиться, та номенклатура справ після її погодження з експертною комісією організації затверджується керівником.
Навіщо потрібне коригування?
Оскільки протягом року в діяльності організації можуть відбутися різного роду зміни, як структурного, так і функціонального характеру (можуть бути створені нові підрозділи або ліквідовані існували раніше, може відбутися об'єднання кількох підрозділів або, навпаки, поділ одного підрозділу на два, можуть виникнути нові напрямки діяльності та ін.), наприкінці року службою діловодства проводиться робота з коригування номенклатури справ.
Коригування номенклатури справ означає уточнення заголовків справ, включення нових заголовків справ, що відображають нові напрямки діяльності, виключення заголовків справ, які в новому році формуватись не будуть.Якщо в організації було створено новий підрозділ, слід розробити новий розділ і включити його до номенклатури справ наступного року. Якщо в організації відбувся поділ одного підрозділу на два, слід поділ відповідного розділу номенклатури справ.
Як організувати роботу з коригування номенклатури справ?
Насамперед має бутивиданий наказкерівника організації, в якому будуть надані відповідні доручення службі діловодства та керівникам підрозділів про проведення коригування номенклатури справ.
При коригуванні номенклатури справ необхідно звернути увагу на повноту відображення в номенклатурі документів підрозділу і на правильність визначення термінів зберігання документів. У номенклатуру справ включаються всі документи організації, як створювані, і надходять, на будь-яких носіях (паперових,магнітних та інших). Підлягають включенню до номенклатури справ документи з грифом обмеження доступу («Для службового користування», «Конфіденційно», «Комерційна таємниця» та ін.), документи тимчасово діючих органів, довідкові, облікові, реєстраційні та інші картотеки, журнали та бази даних. Не включаються до номенклатури справ друковані видання, що надходять до організації. Вони враховуються та зберігаються у довідково-інформаційних фондах, науково-технічних бібліотеках чи інших підрозділах організації.
При роботі з номенклатурою справ протягом року до неї можуть вноситися різноманітні доповнення та зміни. Зокрема,якщо протягом року виникли нові документовані ділянки діяльності та, відповідно, нові справи, то ці справи включаються до чинної номенклатури справ. Щоб протягом року можна було доповнювати номенклатуру справ новими справами, у ній передбачаються звані резервні (вільні) номери (індекси справ). При проведенні коригування номенклатури справ особлива увага звертається до заголовків справ, внесених під резервними індексами. Якщо створення нових справ визнається за доцільне, вони включаються до номенклатури справ на наступний рік на загальних підставах. Оскільки заголовки справ розміщуються в номенклатурі справ у певній послідовності (спочатку законодавчі та інші нормативні правові акти, розпорядчі документи, потім організаційно-правові документи, планові, звітні та ін.), заголовки справ, включені до номенклатури під резервними індексами, у номенклатурі справ Наступний рік слід розташувати відповідно до встановленої схеми. Незмінними повинні залишатися лише індекси справ, що «переходять», тобто справ, які не завершуються протягом одного року.
Скоригована у кожному структурномупідрозділі номенклатура справ підписується керівником підрозділу та передається у службу діловодства, де формується зведена номенклатура справ на наступний рік.
В.Ф. Янкова, зав. відділом ДНЗ ВНДІДАД, професор Московського державного університету сервісу