Малюємо схему бізнес-процесу на прикладі Інтернет-магазину
Для оптимізації будь-якого бізнес-процесу рекомендується складати докладні схеми потоків робіт, що виконуються всередині нього. Бізнес-тренер Олександр Сагалович рекомендує робити це за допомогою нотації eEPC та розкриває нові подробиці роботи з нею.
– У Частині 1 були описані основні («Функція» та «Подія») та додаткові елементи нотації eEPC. У цій статті розповім, як розміщувати всі елементи на схемі бізнес-процесу. Для цього використовуються2 типи ліній:
1) Якщо є рух ресурсів або інформації до функції або від неї, то використовується лінія зі стрілкою. 2) Якщо руху немає, інші елементи зв'язуються між собою звичайними лініями.
Подивіться на малюнок 5. Те, що на ньому зображено, на реальному прикладі можна описати так: спеціаліст відділу продажів за настанням події «Надійшла заявка від клієнта» вивчає цю заявку. Вона подається від клієнта на вхід цієї функції. Потім спеціаліст відділу продажу, згідно з «Інструкцією з роботи з 1С», робить запит у програму 1С і отримує необхідну виписку про залишки товару, зазначеного в заявці.
Малюнок 5. Використання різних елементів у нотації eEPC та відображення їх зв'язку
Для входу вибрано елемент «Документ» – оскільки передбачається, що заявка надходить у вигляді електронного листа, який надсилає робот інтернет-магазину. Зазначу, що для позначення електронного листа на схемі можна навіть рекомендується використовувати окремий графічний елемент.
Для відображення виходу (виписки про залишки товару) використовується елемент "Кластер інформації". На практиці він представляє електронний документ, який виходить у результат запиту на базуданих 1С.
Якихось жорстких вимог щодо розташування елементів немає. Але рекомендується розташовувати їх однаково усім схемах. Для цього можна зафіксувати такий принцип у документі, що регламентує.
Деякі можливі правила розміщення елементів на схемі: - входи розташовуються зліва і трохи вище функції; - виходи - ліворуч і трохи нижче функції; - елемент "Додаток" або "База даних" розміщується зверху праворуч від функції; - елементи для позначення матеріальних потоків розміщуються зліва від елементів документів, що їх супроводжують, і зв'язується з ними лінією без стрілки; - елемент «Кластер інформації» розміщується праворуч від програми чи бази даних, з якими він асоціюється, і зв'язується з ними лінією без стрілки; - елемент «Посада» (тобто виконавець – працівник чи підрозділ) розміщуються праворуч від функції одному рівні з нею.
Обмежень кількості входів і виходів для функції немає. Але якщо їх багато, то, швидше за все, функцію можна легко декомпозувати на більш детальних і розподілити входи і виходи між ними.
Важливо. Входи та виходи не повинні бути «підвислими». Тобто входи на схемі повинні «звідкись» надходити, а виходи мають надходити «кудись». Джерелами та одержувачами входів та виходів можуть бути:
Інші функції. Наприклад, функція, що знаходиться вище, передає вихід у функцію, яка знаходиться нижче. Ресурс, який було передано, буде для неї входом.
Інші процеси. Наприклад, під час виконання одного процесу будь-який ресурс, що є виходом однієї з функцій цього процесу, передаються до іншого процесу.
Бази даних (програмне забезпечення), до яких заносяться інформація шляхом додавання або зміни записів.Наприклад, функція «Додати нового клієнта в CRM» матиме на виході новий запис у базі даних CRM, що містить інформацію про нового клієнта.
Працівник чи підрозділ компанії.
Зовнішні постачальники та одержувачі.
Малюнок 6. Приклади «передачі» виходів різним одержувачам
Оптимізація процесу та позначення часових рамок
Згадаймо наведений у Частині 1 фрагмент процесу обробки заявки клієнта та зауваження про важливість документування виходів функцій. На прикладі з отриманням заявки (листа від робота сайту), про який ми сказали на початку матеріалу, розповім, як ви можете документувати та автоматизувати інші фрагменти процесу.
Отже, одразу після отримання заявки (листа від робота сайту) рекомендується створювати запис у програмі для роботи із замовленнями клієнтів. Робити це можна за допомогою спеціального програмного забезпечення, документів Excel або Access і т.д. Під час виконання процесу можна працювати із цим записом: додавати інформацію про залишки, уточнену інформацію від клієнта, можливий час доставки.
Другим оптимальним варіантом може стати автоматичне створення такого запису одразу після того, як клієнт залишить замовлення на сайті. Сучасні технології дозволяють зробити це просто. Переваги такого підходу у тому, що це кроки процесу можна відстежити, перевести на цифри статистики, проаналізувати. Крім цих плюсів, у ході виконання інших процесів, наприклад, «Відвантажувати товар» або «Доставляти товар» можна користуватися тим самим, вже виробленим програмним інструментом, звівши таким чином до мінімуму зайві дії.
Складаючи схему елементів, треба пам'ятати про час, відведений на виконанні кожної з функцій і, відповідно, настання подій. Сама по собі нотація eEPCне містить елементів визначення тимчасових характеристик. Тобто послідовність операцій може бути відображена, а ось час початку їх виконання та їх тривалість – ні.
Щоб побачити процес у часі, оцінити його тривалість і завантаження персоналу я рекомендую використовувати ці рішення: - трохи відійти від нотації і, користуючись можливостями MS Visio або іншої програми, наносити написи з позначенням часу на стрілки ; - на додаток до блок-схеми в нотації eEPC розробляти діаграми Ганта (це популярний тип стовпчастих діаграм (гістограм), який використовується для ілюстрації плану, графіка робіт з якогось проекту), використовуючи програмні продукти для управління проектами або роблячи це вручну в Excel; - доповнювати графічний опис процесу та функції текстовим – наприклад, таблицею з полів. Вони вказуєте такі дані, як найменування функції, опис функції, час очікування перед виконанням, час виконання, номер на схемі.
Елементи логіки у схемах нотації eEPC
Як і сама нотація, елементи логіки досить прості, але при цьому мають певні особливості:
Найважливіша з них у тому, що логічні рішення приймаються лише під час виконання функцій. Після події рішення не ухвалюються. Про те, що така подія та функція, ми розповідали у Частині 1. Тобто після одиночної функції може бути використаний будь-який логічний елемент, після одиночної події може використовуватись лише логічний елемент «І».
При цьому після двох і більше подій можливе їх з'єднання через елемент логіки. Під час розгляду самих елементів логіки я проілюструю це правило.
До кожного елемента можливі різні варіанти використання.
Малюнок 7. Елементилогіки
Логічний елемент «І»
Послідовно розберемо всі варіанти використання елемента "І"
Приклад, коли після виконання функції обов'язково виникає кілька подій:
Малюнок 8. Після закінчення відвантаження товар розміщений у кузові автомобіля, а накладні документи підписані та передані водієві
Ось ситуація, коли для виконання функції потрібен наступ кількох подій:
Малюнок 9. Друк накладних документів починається тоді, коли рахунок сплачено і настав плановий час відвантаження товару
Частина схеми, коли в результаті виконання двох функцій настає одна сумарна подія:
Малюнок 10. Після підготовки рахунок-фактури та договору пакет документів для оформлення купівлі-продажу товару готовий
Варіант, коли після настання події необхідно виконати кілька функцій:
Малюнок 11. Після прибуття товару на склад необхідно зробити його розвантаження, в прибуткові дані внести до облікової програми