Меморіально-ордерна форма бухгалтерського обліку
Однією з найпоширеніших форм рахівництва ємеморіально-ордерна форма бухгалтерського обліку. Це одна з найстаріших форм, яка не втрачає своєї актуальності та використовується залежно від галузевої специфіки та організаційно-правової форми суб'єктів господарювання. При меморіально-ордерній формі обліку бухгалтерські записи оформлюються упорядкуванняммеморіальних ордерів.
Форма меморіального ордера може бути представлена у вигляді звичайного рахунку (числової таблиці за конкретним рахунком), в якому відображаються номери господарських операцій, а також початкове та кінцеве сальдо та операції з приходу та витрати.
Меморіальні ордери складаються з урахуванням первинних і зведених (накопичувальних чи групувальних відомостей однорідних господарських операцій) документів. Як правило, в меморіальний ордер кожного рахунку записують не кожну операцію по кожному первинному документу, а лише згруповані однорідні операції з накопичувальних або групувальних відомостей. Наприклад, замість того щоб кожну накладну на відпуск матеріалів зі складу відображати в обліку окремим записом, кілька однорідних накладних записують в одну накопичувальну або групувальну відомість. На загальний підсумок відомості роблять один бухгалтерський запис – становлять один меморіальний ордер.
Накопичувальні відомості ведуться на всі однорідні операції за звітний період (наприклад, місяць) у міру надходження первинних документів, що відображають ці операції. Групувальні відомості оформляються за короткий період часу (один або кілька днів) на невелику кількість однорідних документів.
При меморіально-ордерній формі обліку хронологічний запис господарських операцій відокремлений від систематичного. Хронологічний записздійснюють у спеціальному регістрі -реєстраційному журналі, куди записують усі меморіальні ордери у міру їх оформлення, присвоюючи їм поточні порядкові номери. Наприкінці звітного періоду у журналі підраховують підсумок записів. Це дозволяє контролювати збереження меморіальних ордерів, документів та додатків до них, а також відповідність загальної суми записів підсумковим оборотам за синтетичними рахунками.
Для меморіальних ордерів за записами, що повторюються щомісяця, передбачають постійні номери. Це означає, що досить часто виникає ситуація, коли та сама бухгалтерська проводка дублюється в меморіальних ордерах, складених з урахуванням різних документів (наприклад, виписок з розрахункового рахунки банку та звітів касира). Такі проводки називають зустрічними. Тому при реєстрації меморіального ордера у Головній книзі всі однакові проводки, що раніше відображені за іншими меморіальними ордерами, повторно не записуються. Наприклад, проведення з меморіального номера № ХХ Дп 51 «Розрахункові рахунки» Кт 50 «Каса» у сумі 100 крб. вже могла бути зафіксована у меморіальному ордері № YY, складеному на підставі звітів касира щодо кредиту рахунку 50 «Каса». Тому при реєстрації в Головній книзі із сум, які проводяться за меморіальним ордером № ХХ, вона має бути виключена.
Після запису в реєстраційному журналі меморіальні ордери записують уГоловну книгу (контрольно-шахову відомість) – систематичний регістр синтетичного обліку. Тут відображаються номери меморіальних ордерів, дати їх оформлення та суми за операціями. У Головній книзі записи групуються за синтетичними рахунками: обороти за кожним синтетичним рахунком, як за дебетом, і кредитом, записуються окремо – у графах по кореспондуючим рахунках.
В кінцізвітного періоду за підсумками Головної книги складаютьоборотно-сальдову відомість, абооборотно-сальдовий баланс, за синтетичними рахунками за простою або шаховою формою .Оборотно-сальдова відомість, абооборотно-сальдовий баланс.
Аналітичний облік при меморіально-ордерній формі рахівництва здійснюється у регістрах аналітичного обліку – у книгах, картках та на вільних аркушах за даними первинних документів, що додаються до меморіальних ордерів.
Алгоритм відображення господарських операцій при меморіально-ордерній формі бухгалтерського обліку можна подати в такій послідовності:
1) реєстрація господарських операцій у касовій книзі, зведених документах (накопичувальних або групувальних відомостях однорідних господарських операцій) та у регістрах аналітичного обліку на підставі первинних документів;
2) перенесення даних касової книги у групувальні та накопичувальні відомості;
3) складання меморіальних ордерів на основі первинних та підсумкових даних зведених (накопичувальних або групувальних відомостей) документів;
4) доповнення регістрів аналітичного обліку даними меморіальних ордерів;
5) реєстрація меморіальних ордерів у реєстраційному журналі;
6) формування показників Головної книги на підставі даних меморіальних ордерів;
7) складання оборотно-сальдової відомості за синтетичними рахунками на підставі підсумкових залишків за рахунками Головної книги;
8) звіряння даних реєстраційного журналу та оборотно-сальдової відомості за синтетичними рахунками;
9) складання оборотно-сальдових відомостей за аналітичними рахунками, задіяними у регістрах аналітичного обліку;
10) звіряння даних оборотно-сальдових відомостей заналітичним рахункам з даними оборотно-сальдової відомості з синтетичних рахунків;
11) формування бухгалтерського балансу та інших звітних форм за даними оборотно-сальдової відомості за синтетичними рахунками та оборотно-сальдових відомостей за аналітичними рахунками.
Відмінні риси меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку :
• сувора послідовність облікового процесу;
• простота та доступність облікової техніки;
• використання стандартних форм аналітичних регістрів;
• копіювальний метод реєстрації.
| Переваги меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку: | Донедоліків меморіально-ордерної форми рахівництвавідносяться: |
| • легко пристосовується до будь-яких суб'єктів господарювання; • форма Головної книги будується з виділенням окремих сторінок для кожного синтетичного рахунку та з поділом операцій окремо за дебетом та кредитом у розрізі кореспондуючих рахунків; • конкретизує зміни у коштах на рахунках; • забезпечує можливість поділу облікової роботи між кваліфікованими та менш кваліфікованими працівниками; • дозволяє вдало поєднувати використання книг та карток; • дає можливість щомісячної перевірки правильності записів в облікові регістри та виявлення допущених помилок; • Головна книга не містить назв операцій, а включає лише їхні суми (причому йдеться про суму меморіального ордера, а не окрему статтю, що відображає лише одну господарську операцію). | • оформлення великої кількості меморіальних ордерів; • трудомісткість обліку, що викликається, насамперед, багаторазовим дублюванням тих самих записів (у меморіальному ордері, реєстраційному журналі, синтетичних і аналітичних регістрах); • необхідністьвідстежувати та виключати при реєстрації в Головній книзі так звані «зустрічні суми», що потребує додаткової уваги і нерідко стає однією з причин помилок під час узагальнення інформації; • складність виявлення помилок; • відрив та часте відставання аналітичного обліку від синтетичного, його громіздкість; • роз'єднаність хронологічного та систематичного записів; • форми регістрів аналітичного обліку часто не містять показників, необхідних для контролю, аналізу господарської діяльності та складання звітності; • виконання основної роботи в момент складання звітних форм; • для складання звітності доводиться проводити вибірку та угруповання даних поточного обліку. |
Різновидом меморіально-ордерної форми рахівництва єформа бухгалтерського обліку «Журнал-головна».
Сутність форми «Журнал-Головная» у тому, що з реєстрації господарських операцій використовуються спеціальні групувальні та накопичувальні відомості обліку (наприклад, основних засобів, нематеріальних активів, виробничих запасів, готової продукції, коштів та інших операцій). Підставою їх заповнення є первинні документи. Дані групувальних та накопичувальних відомостей записують у книгу «Журнал-Головная», в якій поєднуються реєстраційний журнал господарських операцій (хронологічний запис) та синтетичні рахунки (систематичний запис).
Відповідно до чинного законодавства всі суб'єкти господарювання повинні дотримуватися порядку ведення касових операцій, що передбачає ведення касової книги. Касова книга формується на підставі первинних документів, а її записи переносяться у групувальні та накопичувальні відомості та звіряються з книгою «Журнал-Головная».
У книзі"Журнал-Головна" ведеться синтетичний облік. Аналітичний облік здійснюється у регістрах аналітичного обліку (наприклад, картках), що формуються на підставі первинних документів. За рахунками аналітичного обліку складають оборотно-сальдові відомості з аналітичних рахунків, підсумки яких звіряють з даними відповідних рахунків синтетичного обліку у книзі «Журнал-Головная»
Спочатку до книги записуються залишки по рахунках початку звітного періоду, потім усі операції з документам за звітний період. Після цього визначається оборот за звітний період (при цьому проводиться перевірка правильності запису – сума обороту за звітний період повинна дорівнювати сумі оборотів за дебетом усіх рахунків та сумі оборотів за кредитом усіх рахунків) та виявляються залишки за рахунками на кінець звітного періоду.
За даними залишків на рахунках книги «Журнал-Головная» та оборотних відомостей з аналітичних рахунків складається бухгалтерський баланс та необхідна звітність.
Алгоритм відображення господарських операцій при формі бухгалтерського обліку «Журнал-Головна» :
1) реєстрація господарських операцій у касовій книзі, групувальних та накопичувальних відомостях та у регістрах аналітичного обліку на підставі первинних документів;
2) перенесення даних касової книги у групувальні та накопичувальні відомості;
3) доповнення регістрів аналітичного обліку підсумковими даними групувальних та накопичувальних відомостей;
4) формування показників книги «Журнал-Головна» на підставі підсумкових даних групувальних та накопичувальних відомостей;
5) складання оборотно-сальдових відомостей за аналітичними рахунками, задіяними у регістрах аналітичного обліку;
6) звірка даних касової книги та оборотно-сальдових відомостей заналітичним рахункам із рахунками книги «Журнал-Головна»;
7) складання бухгалтерського балансу та інших звітних форм за даними книги «Журнал-Головна» та оборотно-сальдових відомостей з аналітичних рахунків.
Особливостями застосування форми рахівництва «Журнал-Головна» є:
• застосування в організаціях з невеликою кількістю господарських операцій та невеликою чисельністю працівників;
використання невеликими суб'єктами господарювання.