Методи управління проектами
У 50-х роках було розроблено два подібні способи управління роботами з реалізації проектів.МЕТОД КРИТИЧНОГО ШЛЯХУбуло запропоновано фірмами «Дюпон» та «Ремінгтон Ренд Юнівак» для керівництва виконанням великих проектів з модернізації заводів фірми «Дюпон». Основна мета, звичайно, полягала в тому, щоб скоротити до мінімуму тривалість робіт з проектів і, отже, час зупинення виробництва.МЕТОД ОЦІНКИ І ПЕРЕГЛЯДУ ПЛАНІВ(метод «ПЕРТ») був створений корпорацією «Локхід», консалтинговою фірмою «Буз, Аллен енд Гамільтон» у ВМС США при розробці ракетної системи «Поларис» ( в радянській практиці обидва методи, а також їх складніші модифікації поєднуються поняттям «методи мережевого планування та управління».).
У методі критичного шляху та методі «ПЕРТ» проекти розглядаються як мережі окремих подій та робіт. Робота в цих системах є будь-яким елементом проекту, на виконання якого потрібен час, і який може затримати початок виконання інших робіт. Звернімо увагу те що, що може завжди мати на увазі виконання якогось реального дії, тобто. бути "фіктивною" (штучно закритою для відображення зв'язків). Основна відмінність двох методів полягає у різному підході до тривалості операцій. Метод критичного шляху виходить із того, що тривалість операцій можна оцінити з досить високим ступенем точності та визначеності. Метод «ПЕРТ» допускає невизначеність тривалості операцій та аналізує вплив цієї невизначеності на тривалість робіт із проекту загалом. Нині ширше застосовують метод критичного шляху, а чи не метод оцінки та перегляду планів. Системи управління роботами з реалізації проектів, в основі яких лежить метод критичного шляху,В даний час застосовуються в усьому світі.
Операція
Найменування
тривалість (днів)
Виїмка ґрунту під фундамент та плиту підлоги.
Установка опалубки, заливка бетону, затвердіння бетону
Зведення каркасу
Укладання фанерної обшивки даху
Укладання матів та покрівлі даху
Встановлення вікон
Зовнішня обшивка бокових стін
Монтаж електричної проводки та арматури
Встановлення автоматичних дверей
Підчищення та герметизація бетонної підлоги
Забарвлення зовнішніх поверхонь (2 шари)
Монтаж ринв та водостоків
Остаточне прибирання будівельного майданчика
Планування робіт за методом критичного шляху
Застосування методу критичного шляху розробки календарного графіка робіт у проекті передбачає виконання чотирьох етапів аналізу. На жаль, ми не маємо можливості розглянути тут детально весь процес, а тому лише коротко зупинимося на основних етапах робіт. Для ілюстрації цього аналізу візьмемо приклад проекту з будівництва гаража.
МЕТА І ОБМЕЖЕННЯ.Перший етап полягав у визначенні цілей та обмежень проекту. Цілі та обмеження проекту зазвичай пов'язані з трьома сторонами реалізації проекту (тривалістю, вартістю та якістю), наявністю виробничих ресурсів (таких, як робоча сила та обладнання), а також іншими особливими моментами. На прикладі будівництва гаража як мету можна визначити якнайшвидше завершення будівництва за наступних умов, що обмежують:
1. Вартість всього проекту не повинна перевищувати 7500 дол.
2. Дотримання технічних умов проекту та всіх будівельних норм є обов'язковим.
3. Для зведення гаража є лише дваробітників.
4. Деякі види робіт не можна виконувати в негоду.
Мал. 74. Мережевий графік виконання проекту з будівництва гаража, методом критичного шляху.
ТРИВАЛЬНІСТЬ ОПЕРАЦІЙ.Другий етап полягає у визначенні робіт, що входять до проекту, та розрахунку тривалості кожної роботи або операції. Очікування того, поки бетонна плита затвердіє, вважається операцією, оскільки на це потрібен час і розпочати виконання інших операцій до затвердіння плити неможливо. Перелік операцій при будівництві гаража та їх тривалість показано у табл. 37.
МЕРЕЖЕВИЙ ГРАФІК РОБОТ.Третій етап включає аналіз відносин черговості операцій та складання мережного графіка, що відбиває ці відносини. Мережевий графік робіт з проекту будівництва гаража показано на рис. 74. Деякі операції повинні проводитися у певній послідовності, деякі ж можна виконувати паралельно. Відносини черговості переважно визначаються технічними причинами. Наприклад, технічно неможливо укласти покрівлю даху доти, доки не буде зроблено її обшивку. Разом з тим, у ряді випадків відносини черговості визначаються за принципом переваги з урахуванням якості, ефективності або вимог техніки безпеки. Так, наприклад, електричне проведення в гаражі можна встановити відразу після зведення каркаса, але щоб уникнути попадання дощу на арматуру, краще почекати з електропроводкою до встановлення бічних стін і даху.
КАЛЕНДАРНИЙ МЕРЕЖЕВИЙ ГРАФІК.Четвертий етап передбачає побудову календарного мережевого графіка на основі оцінок Тривалості операцій та отриманої сітки. Методика розрахунків не входить до завдань нашої книги. Мережевий графік на рис. 75. побудований на основі розрахунків зпроект будівництва гаража. Тривалість робіт за проектом складає 15 днів.
КРИТИЧНИЙ ШЛЯХу проекті - це найтриваліший (за термінами) послідовний ланцюжок операцій. Критичним шляхом на графіку, наведеному на рис. 75 є безперервна послідовність операцій, що проходить через центр графіка (XCV і CZN). Довжина критичного шляху визначає тривалість робіт із виконання проекту. Будь-які затримки на критичному шляху ведуть до збільшення термінів робіт. Крім того, слід зазначити, що для скорочення тривалості робіт за проектом необхідно скорочувати довжину критичного шляху.
РЕЗЕРВабо запас часу — це різниця між найранішим можливим терміном завершення операції та найпізнішим допустимим часом її виконання. Резерв часу є тільки в тих операціях, які не лежать на критичному шляху, і дає певний рівень гнучкості при календарному плануванні таких робіт.
Мережевий графік дає наочну та зрозумілу картину послідовності робіт з реалізації проекту, крім того, що такі графіки показують початок та закінчення операції. Вони чітко вказують на черговість виконання операцій. На ньому наочно видно наслідки запізнення будь-якої операції з погляду часу реалізації всього проекту.
Контроль за виконанням робіт
Як зазначалося на початку цієї глави, процес оперативного управління передбачає порівняння результатів функціонування системи з прийнятими стандартами та вжиття коригувальних заходів у разі відхилення процесу від цих стандартів. При контролі ходу робіт з виконання проекту таким стандартом є план робіт, куди входять графік, кошторис витрат та специфікації якості. Важливим принципом оперативного управління реалізацією проекту є те, що дляефективного контролю над ходом робіт необхідний докладний план робіт із проекту.
Хід робіт із проекту контролюється шляхом організації періодичних нарад групи людей, які працюють над виконанням проекту. Під час таких нарад члени групи повідомляють про стан справ у тих операціях, виконання яких вони відповідають. Кожен звіт про хід робіт повинен містити інформацію про те, скільки часу потрібно на завершення тієї чи іншої роботи. Така побудова доповідей націлена вперед, на перспективу, на відміну від методу, який дивиться у минуле, коли повідомляють дані про відсоток виконання робіт. Інформацію про хід робіт зіставляють із графіком, щоб визначити, чи немає якихось відхилень від календарного плану. У разі запізнення виконання будь-яких операцій, розглядають різні варіанти входження до графіка і одне з рішень береться за основу для реалізації. Аналогічні методи застосовуються виявлення і коригування відхилень від кошторису чи заданої якості.
Припустимо, наприклад, що нарада проводиться наприкінці п'ятого дня роботи з проекту будівництва гаража. Закінчено дві перші операції (виїмка ґрунту під фундамент та бетонні роботи). Розпочато спорудження каркасу, але для завершення цієї операції потрібно ще два дні. З календарного графіка робіт за проектом (див. рис. 75) відразу видно, що до кінця п'ятого дня на виконання робіт зі збирання каркаса повинен залишатися лише один день. Таким чином, спостерігається запізнення на день. Для коригування відхилення від графіка робіт можна вдатися до одного з наступних варіантів входження в графік:
1. Організувати понаднормові роботи, можливо навіть у вихідні дні.
2. Зменшити тривалість деяких майбутніх операцій (наприклад, монтажу електропроводки абообшивки бічних стінок) на один день. Це можна зробити, найнявши додаткових робітників (якщо це можливо).
3. Організувати паралельні роботи з операціям, які спочатку планувалося виконувати послідовно. Наприклад, монтаж електропроводки може бути потрібно розпочати до завершення робіт з обшивки бічних стін гаража.
Варіанти заходів щодо коригування відхилення, що виникло, необхідно оцінити з точки зору технічної та організаційної здійсненності, кошторисних та інших можливостей. До закінчення наради необхідно вибрати для реалізації один із розглянутих методів коригування відхилення.
Переваги методу критичного шляху, як основи для керівництва проектами, виходять далеко за межі наданої їм кількісної інформації. Метод критичного шляху дає логічну систему координат та точну термінологію для аналізу та обговорення проекту. Використання цього веде до впровадження детального планування проектів і забезпечує стандартні формати для планової документації. До рішень, які приймаються при цьому, належать:
Мал. 75. Мережевий графік будівництва гаража (фрагмент).
- рішення про те, які саме операції потрібні для виконання проекту;
- Які ресурси використовуються при виконанні кожної операції;
— скільки часу має тривати виконання кожної операції;
коли повинна виконуватися кожна з операцій.
Дотримання плану робіт за проектом сприяє безпосередня участь членів групи, що працює над його виконанням у процесі планування, їх розуміння логіки та принципів, на основі яких побудовано цей план. І, нарешті, треба відзначити, що метод критичного шляху дуже корисний при ідентифікації проблем, що виникають і пошуку можливихрозв'язання труднощів.
Тенденції у застосуванні методів управління проектами
Приблизно до 1980 р. використання складних систем управління проектами переважно обмежувалося лише великими проектами, де виправдовувалося застосування ЕОМ. В останні роки різко зросли можливості ЕОМ середнього та малого розміру та впала ціна на них. Одночасно з'явилися пакети прекрасного програмного забезпечення систем управління проектами, призначені для середніх і малих ЕОМ. В результаті стався справжній вибух у застосуванні систем управління на основі мережевих графіків при реалізації дрібних та середніх за масштабами проектів, виник великий попит на керівників проектів, які розуміють принципи та володіють аналітичними методами планування мереж.