Методичні рекомендації щодо класифікаторів
Методичні рекомендації
Передмова
Застосування класифікаторів значно скорочує тимчасові рамки та обсяги потоків інформації при інформаційному взаємодії виконавчих органів структурі державної влади Санкт-Петербурга (ИОГВ Санкт-Петербурга) як наслідок скорочує час необхідне прийняття рішення під час управління регіоном.
Класифікатор – це необхідна складова успішного функціонування будь-яких інформаційних систем та один із основних засобів їх взаємодії в інформаційному полі.
Вимоги до повноти, точності та актуальності інформації в класифікаторі повинні бути набагато жорсткішими, ніж до іншого інформаційного наповнення, оскільки при функціонуванні будь-якої інформаційної системи інформаційне наповнення прикладних завдань залежить від даних у класифікаторах.
Дані рекомендації мають висвітлити такі моменти використання класифікатора, як його завантаження, визначення функціональних можливостей, забезпечення засобів оперативної підтримки актуалізації класифікатора та супроводу користувачів класифікатора.
Структура даних класифікатора та спосіб його ведення визначають функціональність та можливості його використання.
Використання класифікатора
СПб ГУП «СПб ІАЦ», відповідальне за надання загальноміських класифікаторів, публікує загальноміський класифікатор або зміна до нього на сайті Системи класифікаторів ІОГВ Санкт-Петербурга (http://classif.spb.ru), в заархівованому вигляді, у формі інформаційного пакету.
Інформаційний пакет включає файли, що містять:
дані загальноміського класифікатора чи зміною щодо нього;
посилання між об'єктами всередині та/або поза загальноміським класифікатором (длягармонізованих класифікаторів та/або підтримують збереження перейменувань та/або мають кілька щаблів класифікації);
події, що відбувалися з об'єктами загальноміського класифікатора;
супровідний документ із структурою загальноміського класифікатора, кількістю вивантажених позицій, датою вивантаження, номером зміни;
нормативно-методичні документи, що стосуються цієї зміни.
Зареєстрований користувач Системи класифікаторів ІОГВ Санкт-Петербурга отримує згідно з Регламентом надання користувачам загальноміських класифікаторів Санкт-Петербурга (далі – Регламент) загальноміський класифікатор або зміна до нього в інформаційному пакеті «Актуалізація робочої БД». Правила формування найменування файлу з інформаційним пакетом визначено Регламентом надання загальноміських класифікаторів.
Ступінь використання класифікаторів залежить як від функціональних можливостей класифікатора, таких як повнота надання інформації про об'єкт класифікації, зручність пошуку та вибірки інформації, наявність історії змін характеристик об'єктів класифікації, можливість прямого завантаження різних інформаційних систем, так і від можливостей інформаційної системи.
При використанні класифікаторів необхідно на увазі, що при роботі з поточними документами, коли не потрібна історія перейменувань і змін кодів об'єктів, а також при інформаційній взаємодії з федеральними органами державної влади можна використовувати лише актуальні коди зі статусом запису «А». При цьому ідентифікатор запису не потрібний, оскільки використовується лише останній, актуальний стан записів класифікатора.
Якщо за інформаційної взаємодії хоча б один із учасниківвикористовує історичні найменування, необхідно використовувати ідентифікатор запису і код об'єкта.
Для зменшення обсягу хронологічної таблиці у ній наводяться лише події пов'язані зі зміною чи модифікацією об'єкта класифікації. Події створення та видалення об'єктів відображаються в переліку позицій.
Введення об'єкта забезпечується вказівкою номера документа, дати актуалізації та актуальним статусом «А».
У нововведеного об'єкта немає записів-спадкоємців з тим самим кодом, а предком є сам цей запис або запис з іншим кодом об'єкта.
Вилучення об'єкта забезпечується вказівкою номера документа, дати деактуалізації та історичним статусом «Н».
У віддаленого об'єкта немає записів-спадкоємців з тим самим кодом, а спадкоємцем є сам цей запис або запис з іншим кодом об'єкта.
Для виведення на екран зручніше використовувати короткі назви. Скорочені найменування зручно використовувати у тому випадку, якщо вони досить поширені та загальновідомі.
Актуалізація робочої бази даних
При використанні даних Системи класифікаторів ІОГВ Санкт - Петербурга у користувача повинна бути робоча база даних (БД), куди він завантажує класифікатори або зміни до них, і база даних інформаційної системи, в якій зберігаються класифікатори у форматі користувача.
Актуалізація робочої Бази даних (приведення її змісту у відповідність до сучасного стану БД класифікаторів після чергового циклу її оновлення) здійснюється користувачем.
Вихідними даними для ведення робочої бази даних класифікаторів є інформаційні пакети «Актуалізація робочої бази даних», підготовлені фахівцями СПб ІАЦ з використанням програмних засобів ведення бази даних класифікаторів і які надаються вустановленому порядку.
Для цього користувач повинен забезпечити зв'язок між об'єктами робочої бази даних класифікаторів та об'єктами бази даних інформаційної системи в обсязі достатньому для ведення системних класифікаторів.
Вихідними для актуалізації системних класифікаторів Бази даних інформаційної системи користувача є дані з робочої Бази даних класифікаторів.
Зареєстрованому користувачеві під час актуалізації робочої бази даних класифікаторів рекомендується:
завантажити вміст інформаційного пакету «Актуалізація робочої БД» у повному обсязі до робочої бази даних ;
провести візуальний та алгоритмічний контроль вмісту робочої бази даних, перш ніж актуалізувати системні класифікатори бази даних інформаційної системи;
прийняти рішення про актуалізацію системних класифікаторів Бази даних інформаційної системи. У разі позитивного рішення актуалізувати дані системних класифікаторів бази даних інформаційної системи даними робочої бази даних класифікаторів;
у міру необхідності готувати повідомлення про помилкові дані в загальноміському класифікаторі та надсилати їх до СПб ДУП «СПб ІАЦ».
У повідомленні необхідно вказати назву загальноміського класифікатора, назву інформаційного пакета, код позиції, код об'єкта, найменування об'єкта та правильне написання, а також інші відомості для заповнення структурних елементів блоків класифікатора.
Актуалізація робочих Баз даних класифікаторів з урахуванням інформаційних пакетів «Актуалізація робочої БД» має здійснюватися у хронологічному порядку (у порядку зростання номерів документів змін, які у іменах цих пакетів).
Актуалізація класифікаторів у робочій базі данихздійснюється користувачем шляхом заміщення записів мають однаковий ідентифікатор та додавання записів, ідентифікатори яких відсутні у робочій базі.
Використання кодів загальноміських класифікаторів
При кодуванні відомостей, що знаходяться в Базі даних інформаційної системи користувача, необхідно використовувати код об'єкта загальноміського класифікатора, дані якого завантажені в системний класифікатор Бази даних інформаційної системи користувача.
У разі відсутності в Базі даних інформаційної системи користувача необхідного найменування об'єкта класифікації може ввести недостатнє найменування вручну. У такому випадку рекомендується отримати і присвоїти новому найменуванню тимчасовий код об'єкта. Для забезпечення унікальності кодів тимчасові коди рекомендується вводити із негативним знаком.
Тимчасовий код – це код об'єкта, побудований згідно з правилами кодування об'єктів загальноміського класифікатора і що дозволяє ідентифікувати позицію з тимчасовим кодом з інших позицій цього класифікатора.
Користувачеві рекомендується періодично аналізувати нововведені документи і якщо в них знаходяться дані з тимчасовими кодами:
внести тимчасові коди та найменування в асоціативну таблицю загальноміського класифікатора робочої бази даних класифікатора (далі асоціативна таблиця);
згрупувати в асоціативній таблиці знову введені позиції;
визначити у кожній групі домінантне найменування (написання якого найбільше підходить для бізнес-логіки інформаційної системи користувача класифікаторів);
присвоїти іншим позиціям групи код домінантного найменування;
отримати та присвоїти асоціативний код домінантному найменуванню;
зв'язативсі позиції всередині групи, надавши їм асоціативний код домінантного найменування;
внести домінантне найменування, його асоціативний код та тимчасовий код у загальноміський класифікатор у робочій Базі даних класифікатора та у системний класифікатор Базі даних інформаційної системи користувача;
підготувати пропозицію про включення об'єктів класифікації до загальноміського класифікатора (перелік нововведених у загальноміський класифікатор у робочій БД позицій з асоціативним кодом) та направити їх до СПб ГУП «СПб ІАЦ».
Асоціативний код – це черговий негативний код позиції у загальноміському класифікаторі робочої БД класифікатора починаючи з –1 (мінус 1).
Для кожного загальноміського класифікатора робочої БД класифікатора має бути забезпечена послідовна зміна асоціативного коду з кроком –1 (мінус 1).
У реченні необхідно вказати назву загальноміського класифікатора, асоціативний код, тимчасовий код, варіант написання найменування об'єкта, а також інші відомості для заповнення структурних елементів блоків класифікатора.
Пропозиції та повідомлення будуть проаналізовані та надіслані організаціям, відповідальним за ведення загальноміських класифікаторів
Якщо у складі позицій системних класифікаторів є тимчасові коди, то при інформаційній взаємодії із зовнішніми користувачами рекомендується повідомляти асоціативний код та найменування, яке використовується у бізнес-логіці ІС взаємодіючих організацій.
Склад інформаційних пакетів «Актуалізація БД класифікаторів»
Класифікатор на порталі Системи класифікаторів ІОГВ Санкт-Петербурга може містити:
Пакет повного вивантаження класифікатора, включаючи останню зміну та пакет змін до нього
Нормативні таметодичні документи
Супровідні листи та інші матеріали
До класифікаторів не включаються відомості, зумовлені особливостями технології його ведення.
До складу класифікатора включені відомості про самого класифікатора, в тому числі:
правила використання класифікатора;
сфери застосування класифікатора;
і навіть інші необхідні використання класифікатора дані.
Під час підготовки змін необхідно, щоб у черговий раз інформаційний пакет змін не потрапили раніше відправлені позиції класифікатора.
Актуалізація, синонім Оновлення, англійська: Updating, Update.
Актуалізація, це процес зміни змісту (корекції, модифікації, виправлення, заміни) даних (файлу даних) для їх приведення до поточного (актуального) стану. Своєчасність заміни (перегляду, зміни, скасування) застарілих норм, правил та вимог у нормативних документах шляхом його періодичного оновлення для забезпечення їх відповідності сучасним досягненням науки та практики в даній галузі
Актуалізація класифікатора – це процес зміни змісту даних класифікатора (коригування, модифікації, виправлення, заміни, доповнення) для їх приведення до поточного (актуального) стану. Актуалізація класифікатора здійснюється за допомогою внесення змін до класифікатора. Підтримка загальноміського класифікатора в актуальному (достовірному) стані включає:
затвердження змін, що вносяться до класів та інших документів загальноміського класифікатора, наведених у цьому документі,
автоматизоване внесення змін до машинних масивів загальноміських класифікаторів.
Асоціативна таблиця - це таблиця відповідності тимчасових кодів введенихкористувачем кодів загальноміського класифікатора.