На допомогу - Складання та оформлення наказу з основної діяльності
СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ НАКАЗА З ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
Наказ - це правовий акт, який видається керівником організації, що діє на основі єдиноначальності, для вирішення основних завдань, що стоять перед цією організацією. Основні завдання організації визначаються її статутом (положенням про неї).
Накази видаються також у випадках, коли необхідно довести до відома підлеглих осіб та підвідомчих організацій вимоги директивних документів, що надійшли з вищих органів, та намітити конкретні заходи щодо їх виконання, визначити відповідальних осіб, строки виконання цих заходів. Накази видаються у випадках, коли потрібно реалізувати рішення колегіального органу, що має дорадчі функції (наприклад, дирекції за керівника організації).
Вимоги до підготовки та оформлення наказів, що є нормативними правовими актами Республіки Білорусь, сформульовані у спеціальних документах.
Усі накази, що видаються в організаціях, поділяються на дві групи: накази з основної діяльності та з особового складу. У деяких організаціях виділяється група наказів з адміністративно-господарських питань. До наказів з основної діяльності відносяться, наприклад, накази про розподіл обов'язків між керівництвом, про внесення змін до структури та штатної чисельності, про затвердження організаційних документів (положень про структурні підрозділи, посадові інструкції, штатні розклади та ін.) та внесення змін до них, створення комісій та ін.
Наказ є основним розпорядчим документом, що видається керівником організації, і при його складанні слід дотримуватись вимог до чіткості формулювань та обґрунтованості фактів, що викладаються. Дотримання цих вимог забезпечує юридичнуповноцінність документа, його оперативне виконання, правильне та всебічне вирішення зазначених у ньому питань.
Накази з основної діяльності оформляються на загальному бланку формату А4 або спеціальному бланку для наказів. Крім реквізитів бланка при складанні та оформленні наказу використовуються такі реквізити:
- Заголовок до тексту;
Розглянемо кожен із реквізитів наказу.
Заголовок наказу включає прийменник «Про» («Про») і віддієслівне іменник в прийменниковому відмінку.
«Про проведення атестації керівників та спеціалістів»;
"Про впровадження стандартних форм документів";
"Про створення експертної комісії";
"Про проведення інвентаризації основних фондів";
"Про затвердження посадових інструкцій працівникам відділу кадрів".
Текст наказу, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.
У констатуючій частині викладаються цілі, завдання та причини видання наказу. Як правило, частина наказу, що констатує, починається з абзацу словами «у зв'язку», «з метою», «відповідно» тощо. Цілі і завдання дій і причини видання наказу викладаються у формі речень з віддієслівними іменниками, які узгоджуються з керуючим словом («у зв'язку», «з метою») у роді, числі і відмінку. Зазвичай використовуються іменники в орудному або родовому відмінку.
"У зв'язку з переходом на нову систему оплати праці ...";
«З метою поліпшення підбору, розстановки та підготовки кадрів, підвищення їхньої ділової кваліфікації, якості та ефективності роботи, забезпечення більш тісного зв'язку матеріальних та моральних стимулів з результатами праці…».
«Відповідно до статті 25 Закону Республіки Білорусь «Про Національний архівний фонд та архіви в РеспубліціБілорусь»…»;
Нормативний правовий акт чи розпорядчий документ вищого органу може бути відображено у констатуючій частині наказу.
Якщо розпорядча частина наказу не потребує обґрунтування, констатуюча частина може бути відсутня.
Розпорядча частина наказу з основної діяльності починається словом «НАКАЗУЮ», яке друкується великими літерами від 0-го положення табулятора (від межі лівого поля), без лапок і без розрядки. Перед розпорядчим словом (наприкінці констатуючої частини) розділові знаки ставляться залежно від синтаксичної зв'язку.
Текст розпоряджувальної частини наказу дій починається з нового рядка і друкується з абзацу. Якщо виконання наказу передбачає виконання різних характером дій, то намічені заходи викладаються по пунктам.
Кожен пункт наказу будується за схемою:
- Виконавець (конкретна посадова особа або структурний підрозділ вказується в давальному відмінку);
- дія, що наказується, виражена дієсловом у невизначеній формі;
- Термін виконання (рекомендується вказувати на окремому рядку).
Якщо одному або декільком виконавцям наказується виконати ряд дій з різними строками виконання, то в пункті (пунктах) зазначається виконавець (виконавці), а в підпунктах - дії, що передбачаються, та строки виконання.
2. Начальнику відділу кадрів Н.П.Журкевичу:
2.1. Розробити типове положення про атестацію керівників та спеціалістів установ Державної архівної служби Республіки Білорусь.
2.2. Розробити інструкцію щодо порядку обчислення стажу роботи за спеціальністю (у галузі) працівників установ Державної архівної служби Республіки Білорусь.
Длянаказів із великою кількістю пунктів текст розпорядчої частини можна оформляти як таблиці.
У тексті наказу слід уникати неконкретних виразів, таких як «поліпшити», «підсилити», «вжити заходів» тощо.
Розпорядча частина наказу закінчується, зазвичай, зазначенням посадової особи, структурного підрозділу чи органу, якому доручається контролю над виконанням документа чи його пунктів.
І тому використовується стійке вираз: «Контроль над виконанням наказу покласти на…». Структурний підрозділ або особа, на яких покладається контроль, вказується у знахідному відмінку. Якщо вказівки про покладення відповідальності за контроль немає, це означає, що контроль за виконанням наказу здійснюватиметься керівником, який видав наказ. Формулювання типу «Контроль за виконанням наказу залишаю за собою» не допускаються.
Особливістю оформлення наказів і те, що відмітка про наявність докладання у яких окремий реквізит не оформляється. Вказівка на наявність програми наводиться безпосередньо в тексті і може полягати в дужки, наприклад: «згідно з додатком», «(див. додаток)», «за формою, що додається» (якщо додаток один), «(додаток 1)», «(додаток) 2)» (якщо додатків кілька). Розпорядча частина наказу у разі може бути оформлена так.
Начальникам відділів з архівів та діловодства облвиконкомів підготувати та подати до Департаменту з архівів та діловодства Міністерства юстиції Республіки Білорусь інформацію про стан збереження документів за особовим складом у недержавних організаціях за формою, що додається.
Проекти наказів підлягають візуванню заінтересованими посадовими особами. Першим візує проект наказувиконавець, тобто представник структурного підрозділу, де він був підготовлений. Проекти наказів обов'язково узгоджуються з юридичною службою організації.
Як правило, наказ підписує керівник організації, а за його відсутності - перший заступник. У разі хвороби, відпустки, тривалого відрядження та в інших випадках керівник може делегувати право підпису наказу іншій посадовій особі, що оформляється відповідним наказом.
Датою наказу є дата його підписання. Дата у наказі проставляється особою, яка його підписала. Наказ має бути зареєстрований у день підписання.
Наказ набирає чинності з підписання, якщо інший термін не вказано у тексті. У більшості випадків наказ діє до його скасування або доки не закінчиться термін його дії, спочатку визначений у тексті.
Приклади оформлення наказів з основної діяльності наведено у додатках 1-3 до цього матеріалу.
Андрій Рибаков, директор Білоукраїнського науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи, кандидат історичних наук
Приклад оформлення наказу про проведення атестації
Державний герб Республіки Білорусь
м.Мінськ
| Про проведення атестації керівників та фахівців |
З метою покращення підбору, розстановки та підготовки кадрів, підвищення їх ділової кваліфікації, якості та ефективності роботи, забезпечення більш тісного зв'язку матеріальних та моральних стимулів з результатами праці.
2. Затвердити списки працівників, що підлягають атестації.
3. Створити атестаційну комісію у складі:
Голова – заступник. директора А.В.Бєкоєв
Секретар -вчений секретар Н.М.Дятлов
| Члени комісії: | 1. Зав. відділом документознавства Н.А.Капмоле 2. Зав. відділом архівознавства Н.В.Кухарчик 3. Зав. відділом археографії Ю.В.Нестерович 4. Голова профкому І.М.Шидловська. |
4. Завідувачам відділів підготувати атестаційні характеристики працівників, які підлягають атестації, та подати їх до атестаційної комісії.
5. Завідувачам відділів, вченому секретареві провести роз'яснювальну роботу про цілі та порядок проведення атестації.
6. Начальнику відділу кадрів Є.І.Чуковенкову забезпечити методичну підготовку атестації, інструктування керівників структурних підрозділів про підходи до оцінки та складання атестаційних характеристик працівників.
7. Голові та секретареві атестаційної комісії подати документи за результатами атестації працівників для прийняття директором рішень.
8. Контроль за виконанням наказу покласти на зам. директора А.В.Бєкоєва.
Візи
Приклад оформлення наказу про створення експертної комісії
| Про створення експертної комісії і проведення експертизи цінності документів |
З метою забезпечення якісного відбору на зберігання та знищення документів та справ, що утворюються в діяльності ТОВ «Контик», НАКАЗУЮ:
1. Створити експертну комісію у складі:
Голова – заступник. директора П.А.Кушнер
Секретар – секретар-референт М.В.Полозкова
| Члени комісії: | 1. Головний бухгалтер Г.Б.Ткацевіч 2. Юрисконсульт П.Н.Полікарпов 3. Зав. архівом Д.Н.Музикина 4. … |
2. Зав. архівом Д.Н.Музыкиной розробити та подати на затвердження директору положення про експертну комісію.
3. Експертній комісії провести експертизу цінності документів, що утворилися у діяльності ТОВ «Контик» за 2005-2006 роки.
Візи
Приклад оформлення наказу про внесення змін до штатного розпису
| Про внесення змін до штатного розпису | ||
| Директор ТОВ Візи | Підпис | В.Л.Перович |