На роботі, як удома
За нормами Податкового кодексу всі витрати є єдиними. Щоб їх можна було врахувати при розрахунку податку на прибуток, вони мають бути економічно виправдані та підтверджені документально (ст. 252 ПК). Економічна виправданість має на увазі, що витрати викликані виробничою необхідністю. Це повною мірою відноситься і до різної побутової техніки. Податківці вважають, що купівля техніки має бути необхідною для здійснення поточної виробничої діяльності. Тоді витрати на неї можуть зменшити оподатковуваний прибуток. Інакше фірма повинна оплачувати їх власним коштом.
Отже, все залежить від того, чи зможе фірма довести виробничу необхідність купівлі побутової техніки та подати відповідні документи.
Без чайника вся справа встане
Довести, що побутова техніка необхідна фірмі для поточної роботи, можна спробувати у різний спосіб.
Придбання техніки для зберігання та приготування продуктів (холодильник, мікрохвильова піч, електричний чайник тощо) можна обґрунтувати умовами трудових договорів. Наприклад, прописати в них, що співробітники протягом робочого дня можуть відволікатися на додаткові їди (другий сніданок, полудень тощо). У цьому фірма зобов'язується надати їм необхідні умови. Тоді витрати на техніку та витратні матеріали зменшуватимуть оподатковуваний прибуток за статтею витрат на оплату праці, тобто відповідно до пункту 25 статті 255 Податкового кодексу.
Інший варіант обґрунтування – проведення в офісі переговорів із партнерами. Під час переговорів більш ніж доречними є гарячі та холодні напої, а також закуски до них. Для підтвердження проведення ділових прийомів потрібно буде оформляти накази керівника, кошторису.витрат та списки учасників.
Є ще один спосіб підтвердити виробничу потребу побутової техніки в офісі. Так, підпункт 7 пункту 1 статті 264 Податкового кодексу дозволяє зменшувати оподатковуваний прибуток у сумі витрат забезпечення нормальних умов праці, передбачених законодавством.
Якщо ж ви не зможете економічно обґрунтувати покупку побутової техніки, то віднести її вартість на витрати не вдасться.
Витрати доведено: порядок обліку
Якщо ви впевнені у виробничій необхідності купівлі побутової техніки, то на її вартість зменшуйте оподатковуваний прибуток.
Термін експлуатації побутової техніки, як правило, більше одного року. Тому зазвичай вона враховується у складі основних засобів. На це зазначено у пункті 4 ПБО 6/01 «Облік основних засобів». Залежно від вартості техніку можна відразу списати на витрати або враховувати як об'єкт основних засобів і нараховувати за нею амортизацію.
Якщо техніка недорога і коштує менше 10 тисяч рублів, її як у бухгалтерському, так і в податковому обліку можна одразу списати на витрати. Вона належить на рахунок 26 "Загальногосподарські витрати" або 44 "Витрати на продаж". Використання цих рахунків обумовлено саме виробничою необхідністю застосування техніки.
ПДВ із придбаної техніки враховується у загальному порядку. Обов'язковою умовою щодо його відшкодування є наявність рахунки-фактури. Якщо у вас є тільки касовий чек, ви не зможете прийняти ПДВ до вирахування.
Приклад
ТОВ «Пасив» придбало ростер на приготування гарячих бутербродів вартістю 1770 крб., зокрема ПДВ – 270 крб.
До трудових договорів із працівниками було укладено додаткові угоди про те, що співробітники мають право переривати робочий день на полудень, афірма зобов'язується забезпечити їм умови прийому їжі.
Бухгалтер зробив в обліку запису:
Дебет 60 Кредит 51
- 1770 руб. – оплачено ростер;
Дебет 08 Кредит 60
- 1500 руб. (1770 – 270) – прийнято до обліку ростер;
Дебет 19 Кредит 60
- 270 руб. - Враховано ПДВ;
Дебет 01 Кредит 08
- 1500 руб. - Ростер введений в експлуатацію;
Дебет 26 Кредит 01
- 1500 руб. - Списано вартість ростера на витрати;
Дебет 68 субрахунок «Розрахунки з ПДВ» Кредит 19
- 270 руб. – прийнято до відрахування ПДВ.
Оподатковуваний прибуток ТОВ «Пасив» може зменшити на 1500 руб.
Витрат немає виправдань
Якщо вам не вдається значно обґрунтувати покупку побутової техніки, то доведеться оплачувати її за рахунок власних коштів. У податковому обліку такі витрати виробляються із чистого прибутку. У бухгалтерському обліку вартість техніки разом із ПДВ можна одразу списати на позареалізаційні витрати (незалежно від вартості). Відповідно до пункту 4 ПБО 6/01 такі об'єкти не належать до основних засобів, оскільки не використовуються у виробничих цілях. Сума такої покупки відображається на рахунку 91 субрахунок «Інші витрати».
Приклад
ЗАТ «Актив» придбало своєї бухгалтерії кавоварку вартістю 2360 крб., зокрема ПДВ – 360 крб. У колективному та трудових договорах харчування працівників не передбачено. Ділові переговори у приміщенні бухгалтерії не проводяться. Отже, ця покупка не є економічно виправданою. Її вартість не зменшує оподатковуваний прибуток.
Бухгалтер ЗАТ «Актив» зробив у обліку такі проводки:
Дебет 60 Кредит 51
- 2360 руб. – оплачено кавоварку;
Дебет 91-2 Кредит60
- 2000 руб. (2360 – 360) – списано вартість кавоварки (без ПДВ);