НААР – це наша професійна енциклопедія - Статті про архівну справу, документообіг,
НААР: Денис, Ви є членом Громадської ради при Федеральному архівному агентстві. Розкажіть, будь ласка, про свій професійний досвід. З чого Ви розпочинали свій професійний шлях і чим займаєтеся в даний час?
Д.А. В архівний бізнес я потрапив цілком випадково в розпал кризи 1998 року. Мені було 18 років, і я щойно закінчив Московський технікум інформатики та обчислювальної техніки. Мене запросили на посаду менеджера з продажу послуг архівної компанії ТОВ НВО «Дельта». На той час це була невелика «домашня» компанія зі штатом не більше 15 осіб, які займалися архівною обробкою та палітуркою документів. (Сьогодні це одна із найбільших українських архівних компаній ЗАТ «Телос архів»). Продавати послуги було нелегко, значний вплив на прийняття клієнтами рішень надавала криза, з усіма наслідками, що звідси випливали. У ТОВ «НВО Дельта» я дістався посади заступника генерального директора, а 2000 року вирішив зайнятися власним архівним бізнесом. Для мене вже тоді було очевидно, що потенціал українського ринку є величезним, конкуренція незначна, а таких послуг на ринку недостатньо.
Моя перша компанія називалася ТОВ "Деліс А". Надалі вона увійшла до групи «Деліс Архів». Саме на ниві власного бізнесу я пізнавав усі нюанси архівної справи: від проведення експертизи цінності та нумерації документів до їхньої палітурки. З року в рік ми покращували якість послуг, що спричинило значне збільшення постійної клієнтської бази та закріпило ім'я «Деліс Архів» на професійному ринку. Це дозволило нашій команді розвивати нові перспективні та необхідні споживачам напрямки наших послуг. У 2005 році ми оснастили своєперше архівне сховище площею лише 400 метрів. Наразі загальний обсяг експлуатованих «Деліс Архів» архівних сховищ перевищує 6000 метрів. Ми закупили дороге обладнання конфіденційного знищення документів і першими вивели цю послугу на ринок. Станом на 2013 рік «Деліс Архів» представляє компанію повного циклу послуг (архівна обробка, сканування, зберігання, знищення, впровадження систем обліку документів) з розвиненою інфраструктурною базою та штатом понад 200 осіб.
Створюючи та розвиваючи власний бізнес, і ми, і наші конкуренти, розуміли, що отримані нами досвід, знання та ідеї можуть бути корисні всім учасникам ринку, в тому числі на державному рівні, і нашу колективну думку вже неможливо ігнорувати. Це очевидно і для керівника Росархіва Артизова Андрія Миколайовича, який щойно вступив на посаду.
Саме Андрій Миколайович першим наголосив, що крім державних архівів є комерційні архіви, і що ми така ж невід'ємна частина архівної галузі РФ. Це викликало великий і в основному негативний резонанс у усталеному і закостенілому професійному середовищі. Саме з цього моменту і вперше за весь час існування архівної галузі в Україні почалася конструктивна взаємодія влади та бізнесу.
Наступними позитивними кроками з боку Росархіву було запрошення мене та Олексія Рикова як представників бізнес-архівів до складу Центральної експертно-перевірочної комісії при Росархіві, а потім – до новоствореної Громадської ради.
НААР: Ви є одним із ініціаторів створення архівного порталу: Ваше прізвище вказано у списку експертів порталу НААР. Як виникла ідея створити такий портал?
Д.А. Беручи участь у різних робочих іекспертних групах, та й просто спілкуючись із колегами, ми із задоволенням і водночас із подивом спостерігали, як відбувається спілкування між корифеями своєї справи. Протягом короткого часу відбувався потужний мозковий штурм, обговорювалася велика кількість питань та проблем. Потім цей вал інформації плавно перетікав до експертних майстер-класів. Складалося відчуття, що кожен учасник цих зустрічей перебуває у своєму закритому середовищі, щось сам робить, з чимось сам бореться, на свій страх і ризик приймає якісь рішення, які часто не підкріплені нормативною базою, а головне, має своє власну думку. Було очевидно, що нам усім не вистачає майданчика, який дозволив би в режимі реального часу професіоналам спілкуватися та знаходити відповіді на свої запитання. Ми хотіли надати архівістам та діловодам можливість висловитися з окремих питань та поділитися своїм досвідом та проблемами. Саме тоді було ухвалено рішення створити перший професійний інтернет-ресурс для архівістів та діловодів НААР, щоб об'єднати на його базі фахівців та експертів у цих галузях.
НААР: На кого орієнтована інформація архівного порталу? Чи не могли б скласти портрет середньостатистичного користувача: освіта, професійний досвід, вік тощо?
Д.А. НААР орієнтований насамперед на архівістів і діловодів, а також на всіх тих, хто за родом своєї діяльності пов'язаний з цими проблемами. Дуже активними користувачами ресурсу є секретарі та офіс-менеджери, а також студенти профільних навчальних закладів. Середньостатистичний портрет користувача: вища або незакінчена вища освіта, вік від 20 до 45 років, аудиторія – переважно жіноча, оскільки вказані професії залучають в основномупрекрасну половину людства.
НААР: Як Ви бачите розвиток архівного порталу НААР? Які нові цікаві рубрики чекають на користувачів, які проблеми хотілося б обговорити?
НААР: У якому стані перебуває сьогодні архівна справа в Україні? Які проблеми у сучасних архівістів? Як взаємодіють між собою комерційні та державні архіви в Україні?
Д.А. На мій погляд, у архівної справи в РФ, як і в будь-якій іншій бурхливо розвивається, існує безліч проблем. Але основними з них є: брак молодих кваліфікованих фахівців, недооціненість значущості архіву в житті країни та окремої компанії та, як наслідок, низькі зарплати. Архів, за поданням більшості керівників, це склад, і його значущість усі розуміють лише тоді, коли потрібний документ безвісти зник, а непотрібний – раптово з'явився. Існує проблема і зі швидкістю впровадження сучасних технологій у життя архіву. Такі технології дозволили б оптимізувати процеси зберігання та використання документів, у тому числі на державному рівні. У багатьох архівах для пошуку та обліку справ досі використовуються паперові картотеки.
Звичайно, варто визнати, що за останні десять років ситуація суттєво змінилася на краще і в державних архівах, і в архівах організацій. Багато компаній, обпікшись, змінили підхід до питань зберігання та використання своїх документів. Хтось створює власні архіви, хтось передає документи на позаофісне зберігання архівним компаніям. Однак, на відміну від західних країн, взаємодія приватних архівних компаній з державними архівами в Україні в галузі проведення експертизи цінності документів, в області позаофісного зберігання документів, включених до складуАрхівного фонду РФ не відбувається. Ця заборона була внесена свого часу на законодавчому рівні і, як на мене, нині вже не актуальна, а веде лише до збільшення витрат держави на забезпечення збереження документів, обмеження конкуренції та уповільненого розвитку передових технологій на ринку архівних послуг.
НААР: Чи змінилося ставлення до архівного зберігання документів серед представників різних організацій? Вони, як і раніше, прагнуть зберігати документи неважливо як, але «у себе» чи все-таки схиляються до того, щоб передати їх на позаофісне зберігання і, таким чином, довірити фахівцям у галузі архівної справи?
Д.А. Багато років тому, коли ми тільки почали надавати послуги в галузі зберігання документів, нашим менеджерам доводилося довго вмовляти клієнтів, розповідати їм про послугу, її переваги та ефективність. Незважаючи на те, що при порівняльному економічному аналізі витрат при зберіганні документів в офісі та при передачі на позаофісне зберігання до «Делісу Архіву», у більшості випадків перемагало позаофісне зберігання, багато директорів так і не наважувалися розлучитися з документами.
За останні п'ять років ми та інші учасники ринку доклали значних зусиль щодо просування послуги зберігання документів поза офісом. Весь цей час ми розповідали потенційним клієнтам про безпеку, оперативність, а також економічність запропонованої послуги. І всі наші спільні зусилля мали успіх: нині все більше компаній, незалежно від розміру їхнього бізнесу, передають документи на позаофісне зберігання. Нарешті, запропонована нами послуга перестала бути іноземною та незрозумілою дивиною.
НААР: Моїй знайомій при оформленні пенсії довелося звертатися за довідкою про перейменування організації,якою вона працювала років 30 тому. Жінка зателефонувала до архіву організації та отримала відповідь, що може приїхати «хоч зараз». За півгодини, яку зайняла дорога, вона отримала потрібну довідку. Скільки часу все-таки займає підготовка і видача архівної довідки?
Архів організації, враховуючи свої повноваження, кількість звернень та стан документів, має право встановити свій термін видачі довідки, але не більше встановленого законом терміну. У Вашому випадку термін підготовки довідки становив лише один день.
НААР: Чесно скажу, така оперативність порадувала.
НААР: Що ж від одного дня до тижня теж зовсім непогано.
НААР: Зрозуміло, що архівісти не оцінюють документи, що приймаються до архіву, якість оформлення та відповідності чинним законодавчим та нормативним актам. Проте, як Ви оцінюєте рівень сучасного діловодства у різних галузях діяльності організації? Хто, на Ваш погляд, найкраще оформляє документи в поточному діловодстві?
Д.А. Я б так не сказав. Багато архівістів, у тому числі і комерційних архівів, приймаючи документи на зберігання до свого архіву, оцінюють і склад, і якість обробки, і оформлення обсягів документів, що надходять на зберігання. Все залежить від наявності та дотримання працівниками організацій тих внутрішніх регламентів, які встановлюють вимоги до формування та порядку передачі працівниками документів до свого відомчого архіву. Звичайно, досі існують і такі ситуації, коли документи привозять на вантажівках розсипом і звалюють до архіву купою, з усіма наслідками, що звідси випливають. Щодо рівня діловодства, не можна сказати, що в одних все чудово, а в інших усе погано. Я бачив величезні державні організації, уяких поняття «діловодство» було лише в регламентах і дрібні комерційні організації з чітко організованою діловодною структурою і навпаки. Все залежить від конкретних людей на місцях, їх далекоглядності та ставлення до якості своєї роботи.
Інтерв'ю підготувала та провела Ірина Мурніна