Найчастіші питання, пов’язані з діяльністю архівів організацій
Куди звертатися щодо упорядкування документів у разі ліквідації організації?
З питання упорядкування документів організацій, що ліквідуються, можна звернутися до державних архівів Ставропольського краю, якими здійснюється дана робота на платній основі:
державна архівна установа «Державний архів Ставропольського краю» (тел.: 35-52-51; 35-52-61);
державна архівна установа «Державний архів новітньої історії Ставропольського краю» (тел.: 75-55-99; 75-43-06).
Куди передаються архівні документи для зберігання у разі ліквідації організації?
Куди передаються архівні документи для зберігання у разі перетворення організації?
Які основні вимоги до приміщень архівів організацій?
Відповідно до нормативних вимог приміщення архівів організацій повинні розміщуватися в пристосованій для тривалого зберігання документів будівлі або окремих приміщеннях будівель, віддалених від небезпечних у пожежному відношенні об'єктів, а також промислових об'єктів, що забруднюють повітря (агресивні гази, цементний пил тощо). Придатність розташування архіву визначається з урахуванням висновків санепідемстанцій про рівень забрудненості повітря та служби пожежної охорони.
У районі розташування будівлі архіву середньодобова концентрація шкідливих домішок в атмосферному повітрі має перевищувати санітарні норми.
Не допускається розміщення документів у приміщеннях будівлі, зайнятої службами громадського харчування, харчовими складами, організаціями, що зберігають пожежонебезпечні та агресивні речовини або застосовують пожежонебезпечні та хімічні технології.
Призначені для зберігання документів приміщення мають бути ізольовані від решти приміщень будівлі.
Сховища відокремлюютьсявід сусідніх приміщень архіву негорючими стінами та перекриттями з межами вогнестійкості не менше двох годин. У сховищах не допускається прокладання труб водопостачання та каналізації, а також технологічні чи побутові висновки води. Матеріали покриття стін, підлоги, стель, внутрішньої арматури сховищ не повинні збирати пил або бути його джерелом, а також виділяти агресивні хімічні речовини.
Сховища повинні мати природну або штучну вентиляцію (системи кондиціювання), які забезпечують рециркуляцію повітря з кратністю обміну 2-3, стабільність температурно-вологісного режиму, очищення повітря від пилу та агресивних домішок.
Висота архівосховища залежить від технологічного обладнання, для зберігання архівних документів, але не менше 2,25 м до низу конструкцій, що виступають, і, як правило, не вище 4 м.
Електропроводка у сховищах має бути прихованою, штепсельні розетки для переносної апаратури (пилососів, ламп тощо) – герметичними чи напівгерметичними. Шнури переносної апаратури повинні мати гумову ізоляцію. Сховища обладнуються загальними та поверховими електричними рубильниками. Рубильники, розподільні електрощити та запобіжники, що забезпечують живлення розеток та їх відключення, встановлюються поза сховищами.
Будівлі архівів та сховища мають бути обладнані засобами пожежогасіння та оповіщення про пожежу згідно з ГОСТ 12.1.004-91, а також протипожежним водопостачанням. Живлення внутрішнього протипожежного водопроводу здійснюється двома введеннями. Висновки пожежного водопроводу, пожежні крани встановлюються за межами сховищ з урахуванням чинних норм та правил протипожежної безпеки. При кожному крані необхідно мати гнучкий прогумований рукав довжиною до крайньої точки, що обслуговується.сховища.
При оснащенні сховищ автоматичними системами пожежогасіння та переносними вогнегасниками перевага надається використанню речовин, що не надають побічної руйнівної дії на документи (вуглекислота тощо).
З метою протипожежного захисту все електрообладнання, яке застосовується в архіві, має бути заземлено.
Постійне зберігання документів має здійснюватись у темряві. Це забезпечується зберіганням документів у палітурках, папках, коробках, шафах, на стелажах закритого типу, а також дотриманням встановленого світлового режиму.
Висвітлення у сховищах може бути природним чи штучним; документи можуть розміщуватись у приміщеннях з вікнами або без вікон. Розміщення сховищ у приміщеннях без вікон допускається за наявності в них штучної або природної вентиляції повітря із встановленою кратністю повітрообміну.
Природне освітлення у сховищах допускається розсіяним світлом за умови застосування у вікнах світлорозсіювачів, автоматичних регуляторів світлового потоку (спеціального скла), захисних фільтрів, жалюзі, штор, нанесених на скло покриттів тощо.
У сховищах, обладнаних системами кондиціонування повітря, при зберіганні документів на паперовій основі має підтримуватись оптимальний температурно-вологий режим: температура повітря 17-19°С, відносна вологість – 50-55%.
У сховищах повинна бути забезпечена вільна циркуляція повітря, що виключає утворення зон стійкого мікроклімату, що не провітрюється, небезпечного в санітарно-біологічному відношенні. Не допускається розміщення документів на підлозі та підвіконнях.
Сховища мають бути обладнані стаціонарними чи пересувними металевими стелажами.
У сховищах з природним освітленням стелажі ташафи відкритого типу встановлюються перпендикулярно до стін з віконними отворами. У сховищах без вікон стелажі та шафи встановлюються з урахуванням особливостей приміщення, конструкції обладнання та норм його розміщення. Не допускається розміщення стелажів, шаф та іншого обладнання для зберігання документів впритул до зовнішніх стін будівлі та джерел тепла.
Охоронний режим архіву забезпечується за допомогою технічної укріпленості та обладнання будівлі засобами охоронної сигналізації, організації поста охорони, опечатування приміщень, дотримання пропускного режиму та порядку доступу до сховищ.
Розміщення архіву в пристосованих будинках та приміщеннях провадиться в установленому порядку після проведення їх експертизи. Експертиза має встановити ступінь вогнестійкості будівлі, довговічність її основних конструкцій та міцність міжповерхових перекриттів з урахуванням потенційних навантажень, стан приміщень будівлі (поверхових, підвальних, горищних), наявність та стан опалювальних та вентиляційних систем. Експертиза проводиться представниками архівних, експлуатаційних, пожежних, охоронних, санітарних служб за місцезнаходженням архіву.
Якщо недержавна організація вирішила передати свої документи на архівне зберігання, аніж керуватися при виборі архіву?
При цьому найбільш доцільним є укладення договору за місцем розташування недержавної організації.
Якими переліками документів необхідно керуватися щодо термінів зберігання документів організацій?
Ви можете написати нам листа, використовуючи таку форму.