Наради для успішної організації роботи (з відео)

Ділові наради як форма організації роботи виконують різні завдання: встановлення взаємодії між партнерами або членами робочого колективу, управління процесом та персоналом, збирання інформації або обмін інформацією, планування, проектування та аналіз діяльності, генерування ідей, пошук вирішення питань, прийняття колективних рішень, контроль за виконанням доручень.

Організація та проведення нарад

Організація та проведення наради лежить на керівнику, його вміння вибудувати нараду грамотно, зробити її корисною, продуктивною базується на кількох правилах:

Правило мети. Обов'язковою є чітка і ясна постановка мети кожної наради (цьому сприяє, по-перше, повістка, надіслана заздалегідь і пояснює завдання кожному учаснику, по-друге, оголошення цієї мети на початку та у фіналі роботи наради).
Правило економії часу. Час має стати незаперечною цінністю для всіх учасників наради (для цього час засідання краще обумовити заздалегідь та визначити ліміт для кожного, хто висловлюється).

Є думка, що якщо призначити нараду на 10.24 або 11.37, то учасники рідше запізнюватимуться.

Правило адекватного способу. Форма та метод роботи наради повинен відповідати меті та сприяти вирішенню поставлених цілей та завдань.

Форми нарад

Керівник, управляючий компанією, відділом, який бачить у нарадах засіб взаємодії з співробітниками, знайде необхідні механізми організації оптимальної роботи через різні форми нарад. Будь-який керівник не тільки має право, а й повинен довірити проведення деяких нарад працівникам, компетентним у цьомупитанні, подібне делегування повноважень позбавить його зайвих обов'язків, але й сприятиме самоорганізації колективу.

Існує кілька форм нарад, кожна з яких може вирішити вузькі чи навпаки широкі завдання. Вибір потрібної форми – головна вимога до організатора наради.

Традиційна форма подачі матеріалу – доповідь – зручна для початкового чи фінального інформування діяльності компанії, відділу, співробітника.

Незважаючи на те, який матеріал викладає доповідач:

описує проблемну ситуацію чи питання,
представляє проект,
презентує нову форму роботи,
читає звіт про проект, що завершився,
окреслює причини невдалого проекту,

Обмін думками – складніша форма роботи з погляду організації, побудована обміні інформацією, можливої дискусії, пошуку рішення. Обмін думками дозволяє бачити цілісну картину, суперечливі позиції, оскільки кожен із учасників по черзі має висловити свою думку щодо. Ліміт виступу обмежений 2-3 хвилинами, тому підготовка кожного виступаючого має бути більш уважною: необхідно повідомити не лише позицію, а й вагомі аргументи на її захист.

Обговорення – це форма наради, яка зазвичай поєднується з доповіддю чи обміном думками, якщо обмін думками вимагає висловитися всіх учасників наради, то обговоренні можуть брати участь ті, хто має конкретні питання, критика. Для одного або двох учасників обговорення спірні моменти можуть вимагати детального розбору, тоді можлива дискусія, щоб питання було вирішено.

Інша спільна форма пошуку рішень – мозковий штурм. Він відрізняється можливою хаотичністю у пошуку ідей, формулюванніможливих рішень та безоцінної позицією по відношенню до кожної ідеї. Основне завдання мозкового штурму – генерування ідей, навіть абсурдних і неможливих. Практикується у творчому середовищі, має безліч секретів проведення, але може стати корисним і в діловому офісі, щоб створити невимушену атмосферу при пошуку відповідей на нестандартні питання. Він вимагає серйозної підготовки організатора, вірного закінчення, яке б хаос думок призвело до оптимального та продуктивного вирішення питання.

Планер – це така форма наради, яка основною метою ставить чітке планування та контроль за виконанням розпоряджень. Організатором у разі виступає керівник для підлеглих. Особливість їх проведення – регулярність, дотримання субординації, жорсткість вимог та стислість. Інша форма, близька до планерки, - мотиваційна нарада, основне завдання якої - психологічно налаштувати співробітників на роботу, в ході подібної наради також лунають ролі та описуються завдання. Мотиваційні наради нерідко спираються на нематеріальну мотивацію працівників.

Думка з мережі: 1. Співробітники нерідко чекають на осуд чи заохочення, щоб почати працювати.

Ефективна нарада

Виробляють 2 типи комунікації на нараді: ефективний та експресивний.

Умови ефективного типу комунікації: встановлення рольового типу взаємодії учасників та результативність. Якщо учасники бачать у нараді продуктивну роботу, то спокійно та адекватно виконують ролі модератора, секретаря, доповідача та визнають роль керівника наради. Роль керівника наради може взяти він начальник, і будь-який член колективу, тоді його плечі лягають управління нарадою і кінцеве рішення.

Результатом наради єяк документ (наказ, розпорядження, протокол), а й дії співробітників з урахуванням виробленого під час наради плану роботи, і навіть управлінське рішення. Не варто забувати і про певну психологічну думку учасників наради, задоволеності, незадоволеності нарадою. Правильні завдання, уявлення про способи та методи їх вирішення плюс вірна мотивація – головний результат успішної наради.

Думка з мережі: Якщо начальник допомагатиме менеджерам заробляти, тобто стане їх постійним коучем, тренером, то вони відвідуватимуть планерки та наради із задоволенням.

Неефективна нарада

Деструктивний варіант нарад заснований на експресивному типі комунікації, коли бурхлива дискусія не призводить до відчутних результатів, а обговорення питання переростає у нездорову критику чи з'ясування відносин, виробничий чи особистий конфлікт.

Експресивний тип комунікації побудований не так на рольовому типі комунікації, але в особистісному, це виникає при неправильному виборі форми наради, неясних завданнях, помилковому доборі учасників наради, у разі не професійні завдання, а особисті стають ключовими: прояснення особистих відносин, задоволення особистих амби вирішення особистих проблем (замість проблем команди). Можливе маніпулювання керівником наради – небезпечний наслідок такого типу взаємодії.

Іншими словами, найчастіше конфлікти виникають саме в результаті невдалого управлінського рішення, а хороший менеджмент покращить роботу та встановить атмосферу співробітництва всередині компанії.

Сергій Філіппов про секрети проведення нарад

Для кожної сфери діяльності виробляється свій ритм та вимоги до проведення нарад, але надметою кожної з форм єстратегічне планування, мотивація кожного члена колективу, надання можливості бути почутим, покращення взаємодії між співробітниками.