Навіщо керівнику потрібен особистий помічник - Liftmarketing

Чому ми неправильно розуміємо термін “помічник”

Liftmarketing регулярно працює з багатьма компаніями - і ми помітили у більшості з них загальну помилку. Задаючи власнику бізнесу питання: “Чим має займатися помічник?”, ми часто чуємо перелік функцій секретаря: “чай/каву/роздрукувати/сходити на пошту”. Якщо ваш помічник займається лише цим, то у вас немає помічника.

Хороший помічник керівника – це незамінна людина, яка виконує широкий спектр функцій, від секретаря до заступника керівника, довірена особа та інколи – друга людина у компанії.

Правильний помічник допоможе вам більш ефективно та якісно керувати бізнесом. Це людина, яка забере частину функцій власника – і звільнить час для стратегічних завдань на перспективу. Про правильні функції підприємця ми вже писали.

Будь-якому власнику бізнесу потрібний помічник. Ідеальний варіант – наймати помічника потрібно вже на етапі стартапу.

Помічники економічно доцільні.

У середньому зарплата помічника в Україні коливається у відрізку між 8000 та 14 000 гривень. І багатьом здасться, що це досить дорого.

Але давайте порахуємо вартість однієї вашої робочої години. Для цього розділіть загальну кількість грошей, зароблених вами в попередньому місяці, на 160. 160 - це кількість робочих годин за місяць у компанії з 8-годинним робочим днем. часу щодня власник витрачає на завдання, які за фактом не входять до його обов'язків (перевірити якість виконання завдань, посваритися з підрядниками, замовити виїзд програміста до офісу тощо). Напевно, кожному власнику бізнесу знайома ситуація: “Якась проблема.Вирішу сам, щоб не відволікати команду від роботи”. Наприклад, у власника, який заробляє 2000 доларів на місяць, одна година коштує 12,5 доларів.

А тепер порахуйте. За умови, що власник з нашого прикладу виконує непотрібні функції 50% робочого часу (4 з 8 годин), то за ціни робочої години 12,5 доларів сума його втрати становить 50 доларів. За місяць сума втрати становить 1000 доларів. А це у 2-3 рази більше, ніж зарплата помічника.

Кожна година часу, яку ви витрачаєте на непрофільні завдання, – це час, який ви вкрали у вашого бізнесу.

До речі: розвантажити себе ще більше ви можете, делегувавши частину функцій на підрядників.

Чим має займатися помічник

ФУНКЦІЯ 1. Тайм-менеджмент керівника

а) Планування графіка

Помічник допомагає власнику ефективно планувати його день. Підприємець не повинен постійно відкривати календар та шукати вікно для зустрічі. Він обговорює з помічником загальне бачення (наприклад, зустрічі по роботі пізніше 7 вечора чи трохи більше 3 консультацій на тиждень), а далі зустрічі планує вже помічник і сповіщає про це власника.

б) Нагадування + забезпечення процесу

Якщо планується нарада колективу, саме помічник заздалегідь повідомляє про неї співробітників і контролює, щоб усі прийшли вчасно. Продуктивність зустрічей також збільшується у рази.

ФУНКЦІЯ 2. Організація та забезпечення робочих заходів

а) Підготовка зустрічей (протоколи, технічні моменти)

Якщо планується зустріч із партнерами чи клієнтами, асистент готує цю зустріч, веде протокол, організовує всі технічні моменти, перевіряє обладнання. Протоколи дуже важливі після кожного збору, інакше зустрічі ризикуютьперейти у формат "поговорили та забули". Якщо є протокол, помічник фіксує всі рішення на папері, а потім переводить їх у формат завдань у програмах на кшталт “Бітрікс”. Помічник стежить за тим, щоб результати обговорення далі мали хід.

б) Організація та контроль відряджень

Помічник повинен знайти місце проживання у відрядженні, вибрати транспорт, купити квитки. При цьому його рішення повинні ґрунтуватися на перевагах власника: наприклад, ви більше любите ранкові або вечірні рейси, які волієте.

ФУНКЦІЯ 3. Підтримка ділових контактів

ФУНКЦІЯ 4. Офіс-менеджер

ФУНКЦІЯ 5. Заступник керівника

Коли вас немає на місці, помічник повинен брати на себе функцію контролю над виконанням завдань. Приклад із життя Liftmarketing: якщо ми з Владом їдемо, а після приїзду один із співробітників має надати нам звіт, асистент по кілька разів на день підходить до цього співробітника, цікавиться відсотком готовності звіту та нагадує про зустріч. Як результат, ми завжди знаємо, що повернемося – і потрібний звіт буде готовим.

У функцію “заступник керівника” також входить уміння знайти потрібну інформацію (часто в Google), підтримання стандартів компанії та, іноді, ухвалення рішення за керівника. Підтримання стандартів – це коли асистент, помітивши, що чиєсь завдання не виконане, першим включається, з'ясовує проблему та виправляє ситуацію. Власник бізнесу включається лише у крайніх випадках.

Пам'ятайте: особистий помічник збільшить вашу ефективність безпосередньо, а потім ефективність вашого бізнесу. Прибуток збільшиться, а ви збережете час для найважливіших завдань.

Де взяти співробітника

1) Взяти готового з ринку

Liftmarketing має партнерів - БізнесАкадемія 4SMART. Усередині неї є Академія Чудових Помічників Smart Assistant. Хлопці шукають на ринку здібних кандидатів, навчають їх усьому необхідному у роботі помічника та віддають керівникам. Щоб не витрачати час рекрутерів і свій, можете звернутися до Бізнес Академії 4SMART. Для тих, хто прийшов на нашу рекомендацію, навіть діє додаткова знижка.

2) Найняти самостійно. Якщо ви плануєте шукати помічника самостійно, ваш шлях складатиметься з 6 етапів:

опис вакансії;
розміщення вакансії;
первинний відбір (дивіться наявність досвіду роботи помічником);
співбесіду;
навчання (готуйтеся, що співробітник не одразу вивчить ваші звички);
робота + навчання (майстерність помічника шліфується завжди).

Що потрібно зробити до співбесіди

Перш ніж шукати помічника, випишіть усі свої завдання, які делегуєте на нього. Вони стануть основою майбутньої посадової інструкції:

Усі рутинні справи, які ви робите;
Усі дрібні платежі, які ви робите;
Усі офісні завдання, які ви робите;
Усі “контролюючі справи”, які ви робите.

Ефективність вашого помічника безпосередньо залежатиме від зусиль, які ви в нього вкладаєте. Небагато секретів підбору найкращих співробітників шукайте у тематичній статті.

Обов'язкові якості для помічника

Існує набір особистісних якостей, без яких не може обійтися жоден помічник. Якщо хоч одного з них кандидат не має – шукайте далі.

3 варіанти тестового завдання для кандидата на посаду помічника

ЗАВДАННЯ 1. Складання плану поїздки та її захист

ЗАВДАННЯ 2. Звіт про зустріч(протокол)

Попросіть кандидата описати протокол уявної зустрічі на будь-яку тему. Ви дізнаєтеся, що він розуміє протоколи і чи вміє логічно структурувати думки, виділяти більш-менш важливі завдання.

ЗАВДАННЯ 3. Текст від руки

Ідеально, якщо хоча б одне із завдань потенційний помічник виконає від руки. Тож ви зможете оцінити його акуратність.

Ось і всі поради, пам'ятайте: якість роботи вашого помічника залежить не від помічника, а від вас. Виконуйте наші поради – і ви не тільки мріятимете про ідеального помічника, а й працюватимете з ним.