Навіщо впроваджувати на підприємстві бізнес-процеси - Управління виробництвом
Сьогодні практично ні в кого не викликає сумнівів необхідність побудови логістичної системи підприємства, побудованої на принципі процесного управління
Олександр Тарашкевич
Керівник напряму Логістика,
Сьогодні практично ні в кого немає сумнівів необхідність побудови логістичної системи підприємства, побудованої на принципі процесного управління.
Жорстке конкурентне середовище визначає та диктує свої вимоги до ефективності бізнес-процесів. Підвищення ефективності бізнес-процесів нерозривно пов'язане із забезпеченням максимальної повноти інформації про стан справ. Більшість людей, що впливають на прийняття рішень у цій галузі, погоджуються з тим, що будувати логістичну систему підприємства слід у контексті завдань удосконалення бізнес-процесів. Структура багатьох підприємств є функціонально-орієнтованою, і на відміну від процесних структур має вертикальну топологію та строгу підпорядкованість зверху вниз, вибудовану відповідно до виконуваних функцій. До певного моменту це було ефективно.
Основними недоліками такої структури є: відсутність власників процесів, відповідальних за кінцевий результат, наявність певної конкуренції між підрозділами, що у ряді випадків мимоволі гальмує процеси, відсутність зацікавленості працівників у кінцевому результаті. Бізнес-процеси таких підприємств сегментовані і мають безліч організаційних розривів, у яких відбувається спотворення, а часом і зовсім втрата інформації. Ефективність функцій, що виконуються окремими підрозділами, найчастіше досягається на шкоду ефективності всього процесу. У такій організації взаємодія та обмін інформацієюміж підрозділами є досить складними та мають безліч недоліків.
Змінити ситуацію покликаний процесний підхід, тобто застосування організації системи процесів.
Діяльність компанії можна порівняти із живим організмом. Жива істота народжується, розвивається, проходить стадію розквіту, старіє і вмирає. Бізнес у своєму розвитку найчастіше проходить майже такі ж стадії.
Спочатку група однодумців, заражених загальним ентузіазмом, найчастіше це родичі чи добрі друзі, ґрунтує свою справу. Роботі вони віддають майже весь свій час, всі зусилля і думки тільки про «дитину», яку ще потрібно виростити. Далі бізнес росте, а разом із його розвитком розширюється і штат компанії. Спочатку себе звуть друзів, родичів та інших «довірених» людей, особливо на керівні пости. Їм робота, звичайно, вже не така дорога, але «заради друга» можна і попрацювати, тим більше що такий керівник не скривдить близьку людину. І, нарешті, тоді, коли компанія, здавалося б, досягла значних успіхів, ефективність її роботи різко знижується. На роботі до глибокої ночі сидять все ті ж засновники, втомлені і вже змучені порядно виникаючими, здавалося б, на рівному місці проблемами. У співробітників з'являється невдоволення керівництвом, колегами, роботою, які, у свою чергу, провокують активні «корпоративні війни» між підрозділами. Фактично підприємство переходить у своєму розвитку до так званої стадії Болота. Це стан, коли неможливо повноцінно контролювати роботу компанії, коли спостерігаються перші ознаки втрати керованості. У такій ситуації із вільного плавання доведеться вибиратися на сушу. Роботу компанії необхідно перевести із розряду мистецтва в режим ремесла: чітко описати цілі компанії,кожного її підрозділу та співробітника.
Саме на цій стадії розвитку компанії, який можна вважати зрілістю компанії, необхідно звернути увагу на формалізацію діяльності, яка має на увазі, що основні дії працівника описані і він виконує роботу згідно з цим описом. Звичайно, йдеться про опис бізнес-процесів.
Отже, що являють собою процеси? Процес – це послідовність деяких кроків чи дій, вкладених у досягнення певної мети. Поняття процесу завжди звичайно, оскільки процес завжди завершується, коли досягнуто поставленої перед ним мети. Наприклад, процес закупівлі починається з формування потреби у товарі, а закінчується надходженням товару на склад. Протягом процесу може виникнути вибір, яким саме способом досягти поставленої мети, можуть бути і помилкові дії, які приведуть у глухий кут, змусять повернутися назад і вибрати інший метод або іншу послідовність кроків. Загалом процес, навіть найпростіший, не може відбуватися сам по собі, він так чи інакше стикатиметься або перетинатиметься з іншими процесами, залежатиме від результатів інших процесів. Але у своїй найпростішій формі процес завжди залишиться дією пересування з точки А в точку Б або перетворення з одного стану в інший.
Бізнес-процес – це той самий процес, який лише має обмеження рамками бізнесу. Інакше висловлюючись, це процес усередині бізнесу, чи сукупність взаємозалежних чи взаємодіючих видів діяльності, які перетворюють входи у виходи. Управління компанією шляхом побудови системи процесів та управління ними є процесним підходом до управління.
Звичайно, будь-який власник компанії або її керівник має право поставити запитання – наскільки в сучасних умовахпотрібно займатися процесним управлінням? Адже зараз не до цього, сьогодні потрібно не описувати процеси, а всі зусилля кинути на подолання кризи та її наслідків. Частка істини у цьому є. Виділення бізнес-процесів, їх опис та впровадження вимагатимуть як фінансових вкладень, так і додатково спантеличить та відверне від основної роботи і без того перевантажений персонал. Але ось у чому парадокс, якщо залишити все як є і не описувати процеси, то втрати можуть виявитися набагато більшими стосовно понесених витрат.
Нещодавно я вирішив пообідати в кафе, в якому не був уже близько року. Незважаючи на минулий рік, ціни приємно здивували, вони стали меншими відсотків на 5-10. Це і зрозуміло, доходи населення знизилися і, відповідно, довелося з цим зважати. Я поспішав, тому вирішив не чекати і прийти пообідати в інший день. Через деякий час я таки заглянув у те саме кафе. Але, на мій подив, виявив погіршення сервісу: очікування готовності страв неприємно затяглося, якість їжі сильно не постраждала, але виявилося вже не тим, що було раніше, та й, наприклад, хліб нарізаний був надто тонкими скибочками. Значно погіршення якості обслуговування одразу впало у вічі. Чесно скажу, завітати до цього закладу втретє вже не хотілося, привабливість закладу для мене різко впала. А ось у кафе навпаки ситуація виявилася прямо протилежною. І страву подали вчасно, і якість їжі виявилася гарною та обслуговування витримано на належному рівні. Та й ціна виявилася приблизно такою самою. Навіть з боку було видно, що кожен знає, що потрібно робити і коли. Я спеціально зайшов до них ще кілька разів і був вражений – нічого не змінювалось, обслуговування працювало як налагоджений механізм.
Витоки проблеми, на мій погляд, криються ворганізації роботи закладу, і якщо бути точніше у процесах. Замість того, щоб проаналізувати роботу і знайти точки, в яких можна здешевити або прискорити самі процеси (якість, що не погіршує при цьому), власники закладу просто стали економити на персоналі, якості обслуговування та якості виробництва. Не впевнений, що обрану стратегію виправдано, майбутнє такого закладу дуже туманне.
Як правило, на підприємствах у виробництві велика увага приділяється якості виконання функцій та операцій виготовлення продукції, а інтерес до бізнес-процесів мінімальний або майже відсутній.
При впровадженні процесного управління дуже гострою виявляється проблема перебудови діяльності підприємства у контексті осмислення та вдосконалення бізнес-процесів. Давайте порівняємо два принципи формування обмежувальної структури підприємства – функціональну та організаційну – за принципом переваг та недоліків.
Функціональна оргструктура