Нефінансові активи огляд порушень норм законодавства
Складно уявити роботу будь-якої державної (муніципальної) установи без використання об'єктів нефінансових активів, до яких належать основні засоби, нематеріальні активи та матеріальні запаси. Про те, які порушення в обліку та в організації безпеки таких активів виявляються під час проведення перевірок фінансово-економічної діяльності державних (муніципальних) установ, ми поговоримо у цій статті.
У ході перевірки обліку об'єктів нефінансових активів перевіряльники зіставляють відповідність фактичних результатів діяльності установи з вимогами:
Інвентаризація майна
Відповідно доп. 1.5 Методичних вказівок інвентаризація проводиться в обов'язковому порядку у таких випадках:
Порушення. Перевіркою правильності оформлення та затвердження результатів інвентаризації основних засобів встановлено, що в порушенняМетодичних вказівок № 173н щодо ряду об'єктів нефінансових активів в інвентаризаційних описах (змінна відомість) з об'єктів нефінансових активів форми 05040 були заповнені графи, відбивають фактичне наявність; відповідність фактичної наявності майна з даними бухгалтерського обліку не перевірена, тоді як підписи членів інвентаризаційної комісії під документами проставлено. Також в інвентаризаційних описах склад інвентаризаційної комісії не відповідає складу, зазначеному у наказі керівника установи, дати початку та закінчення проведення інвентаризації не вказано, загальна кількість одиниць на суму фактично не прописана, підсумки не підведені. Результати інвентаризації, і навіть висновок інвентаризаційної комісії не відображено документально.
Методичними вказівками № 173нвстановлено, що інвентаризаційний опис (змінна відомість) щодо об'єктів нефінансових активів (далі – інвентаризаційний опис) (ф. 0504087) застосовується для відображення результатів проведеної в установі інвентаризації об'єктів нефінансових активів. Вона складається комісією установи з матеріально відповідальних осіб із зазначенням місця проведення інвентаризації, розпискою матеріально відповідальної особи та відображає:
- найменування та код об'єкта обліку;
- інвентарний номер;
- одиницю виміру;
- відомості про фактичну наявність об'єкта обліку (ціна, кількість);
- дані бухгалтерського обліку (кількість, сума);
- відомості про результати інвентаризації (за нестачею та за надлишками – кількість та сума).
Отже, зауваження перевіряльників цілком обгрунтовані. Вимога до оформлення результатів інвентаризації встановленоп. 4.1 Методичних вказівок №173н. На жаль, виправити таке порушення можна лише шляхом повторної інвентаризації, під час якої будуть правильно оформлені інвентаризаційні описи та результати інвентаризації.
Порушення. У ході перевірки було виявлено невідповідність найменувань об'єктів основних засобів, зазначених в інвентаризаційному описі, складеному при проведеній раніше інвентаризації з найменуванням об'єктів фактично оглянутого майна та їх технічним характеристикам. Повторна інвентаризація показала наявність неврахованих об'єктів.
Відповідно до нормп.3.3 Методичних вказівок № 173н при виявленні об'єктів, не прийнятих на облік, а також об'єктів, за якими у регістрах бухгалтерського облікувідсутні або вказані неправильні дані, що характеризують їх, комісія має включити до опису правильні відомості та технічні показники щодо цих об'єктів. Наприклад, за будинками – вказати їх призначення, основні матеріали, з яких вони побудовані, обсяг (за зовнішнім або внутрішнім обміром), площа (загальна корисна площа), кількість поверхів (без підвалів, напівпідвалів тощо), рік будівництва та ін; по каналах – протяжність, глибину та ширину (по дну та поверхні), штучні споруди, матеріали кріплення дна та укосів; мостами – місцезнаходження, рід матеріалів та основні розміри; по дорогах – тип дороги (шосе, профільована), довжина, матеріали покриття, ширина полотна тощо.
Оцінка виявлених інвентаризацією неврахованих об'єктів має бути здійснена з урахуванням ринкових цін, а знос визначений за дійсним технічним станом об'єктів з оформленням відомостей про оцінку та знос відповідними актами. Вимога про те, що невраховані об'єкти нефінансових активів приймаються до бухгалтерського обліку за ринковою вартістю з урахуванням амортизації, встановленоп. 25,44 Інструкції № 157н.
Щоб виправити дане порушення, установі слід прийняти до обліку виявлені під час інвентаризації контрольними органами об'єкти нефінансових активів, визначивши їхню ринкову вартість, термін використання в установі. Нагадаємо, що згідно з нормамип. 25 Інструкції № 157н під поточною ринковою вартістю розуміється сума коштів, яка може бути отримана внаслідок продажу зазначених активів на дату прийняття до обліку.
Визначення поточної ринкової вартості з метою прийняття до бухгалтерського обліку об'єкта нефінансового активу здійснюється на основі ціни, що діє на дату прийняття до обліку (оприбуткування)майна. Дані про діючу ціну мають бути підтверджені документально, а у випадках неможливості документального підтвердження – експертним шляхом.
При визначенні поточної ринкової вартості з метою прийняття до бухгалтерського обліку об'єкта нефінансового активу комісія з надходження та вибуття активів, створена в установі на постійній основі, використовує дані про ціни на аналогічні матеріальні цінності, отримані в письмовій формі від організацій-виробників; відомості про рівень цін, які є в органів державної статистики, а також у засобах масової інформації та спеціальної літератури; експертні висновки (у тому числі експертів, залучених на добровільних засадах до роботи в комісії з надходження та вибуття активів) щодо вартості окремих (аналогічних) об'єктів нефінансових активів.
Інвентарні номери
Порушення. Перевірка показала, що установа порушила вимогип. 46 Інструкції № 157н – на деяких об'єктах основних засобів були відсутні інвентарні номери, хоча їхнє проставлення було технічно можливим. Відповідно до норм цього пункту кожному інвентарному об'єкту нерухомого майна, і навіть інвентарному об'єкту рухомого майна, крім об'єктів вартістю до 3 000 крб. включно та об'єктів бібліотечного фонду незалежно від їх вартості, надається унікальний інвентарний порядковий номер (далі – інвентарний номер) незалежно від того, чи знаходиться об'єкт в експлуатації, запасі або на консервації.
Присвоєний об'єкту інвентарний номер має бути позначений матеріально відповідальною особою у присутності уповноваженого члена комісії з надходження та вибуття активів шляхом прикріплення до нього жетона, нанесення на об'єкт обліку фарбою чи іншим способом, що забезпечує збереженнямаркування.
Якщо об'єкт основного засобу є складним (комплексом конструктивно-зчленованих предметів), тобто включає відокремлені елементи (конструктивні предмети), що становлять разом з ним єдине ціле, то на кожному такому елементі (конструктивному предметі) повинен бути позначений інвентарний номер, присвоєний основному засобу (складного об'єкта, комплексу конструктивно-зчленованих предметів).
Інвентарний номер, присвоєний об'єкту основних засобів, зберігається його протягом усього його перебування у установі.
Інвентарні номери основних засобів, що вибули з балансового обліку інвентарних об'єктів, заново прийнятим до обліку об'єктів не присвоюються.
У разі неможливості позначення інвентарного номера на об'єкті основних засобів у випадках, визначених вимогами його експлуатації, присвоєний йому інвентарний номер застосовується з метою бухгалтерського обліку з відображенням у відповідних регістрах бухобліку без нанесення на об'єкт основного засобу.
Проставлення інвентарних номерів на ті об'єкти основних засобів, на яких відповідно до нормп. 46 Інструкції № 157н вони повинні бути присутніми, дозволить усунути дане порушення.
Інвентарна картка
Облік майна, одержаного у користування
Крім того, на позабалансовому рахунку здійснюється облік одержаного нерухомого майна протягом часу оформлення державної реєстрації прав на нього (до моменту прийняття до обліку нерухомого майна).
Об'єкт майна, отриманий установою від балансоутримувача (власника) майна, обліковується на позабалансовому рахунку на підставі акта приймання-передачі (іншого документа, що підтверджує отримання майна та (або) права його користування) за вартістю, зазначеною (визначеною) передавальноюстороною (власником).
Таким чином, майно, що належить працівникам установи, а також майно, передане у безоплатне користування за договором, слід враховувати на позабалансовому рахунку 01. Виправити дане порушення можна прийнявши до обліку таке майно. Документом-підставою постановки на облік особистого майна працівників, як й у вибуття його з обліку, є заява працівника. У свою чергу документом-підставою для прийняття до обліку майна, переданого установі у безоплатне користування, є договір безоплатного користування майна.
Також у деяких установах перевіряльники виявили порушення п.п. 333 Інструкції № 157н , що виразилося у неприйнятті до обліку програмних продуктів.
Наведемо ще приклад порушення установою норм п.п. 333 Інструкції №157н . За ліцензійною, укладеною установою (Ліцензіат) з організацією (Ліцензіаром), придбано програму для ЕОМ. Відповідно до предмета договору Ліцензіат надає право використання придбаної програми. Термін дії договору визначено протягом терміну дії сертифіката – ключа підпису з підписання сторонами. Порушуючип. 333 програмне забезпечення в період дії сертифіката ключа підпису в бухгалтерському обліку установи на позабалансовому рахунку 01 «Майно, отримане в користування» не значилося.
Ухвалення програмних продуктів до позабалансового обліку усуне дане порушення і перевіряючі у своєму акті відзначать: «Під час проведення контрольних заходів порушення було усунуто».
Врахування майна, прийнятого на зберігання
- прийнятих установою для зберігання, у переробку;
- отриманих (прийнятих до обліку) установою до моменту обігу їх у власність держави та (або) передачізазначеного майна органу, який здійснює щодо зазначеного майна повноваження власника (майно, отримане як дар, безгосподарне майно тощо);
- вилучених на відшкодування заподіяної шкоди, за винятком матеріальних цінностей, які є відповідно до законодавства України речовими доказами та обліковуються окремо, матеріальних цінностей, вилучених (затриманих) митними органами та не поміщених на склад тимчасового зберігання митного органу.
Облік матеріальних запасів
Порушення. Як з'ясувалося в ході перевірки за актами виконаних робіт форми КС-2, проводилися розбирання трубопроводів із водогазопровідних труб, розбирання трубопроводів із чавунних каналізаційних труб та демонтаж радіаторів опалення вагою. Відповідно доп. 23 Інструкції № 162н,п. 34 Інструкції № 174н,п. 34 Інструкції № 183н матеріальні запаси, що залишаються у розпорядженні установи за результатами проведення демонтажних, ремонтних робіт, приймаються до обліку та відображаються на рахунку 0 105 00 000 «Матеріальні запаси».
Матеріальні запаси (металобрухт), отримані під час проведення демонтажних робіт систем опалення та водопостачання, на рахунках бухгалтерського обліку оприбутковано не було. Як випливає з пояснювальної заступника головного бухгалтера, демонтовані радіатори та труби були вивезені як будівельне сміття фірмою-підрядником.