Номенклатура документів з охорони праці, як ви називаєте свої папки
Номенклатура документів охорони праці. Як треба та як зручно.
Доброго дня колеги!
Номенклатура справ — систематизований перелік найменувань справ, що заводяться у діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання, за встановленою формою.
Подивимося, що нам пропонує вищезгаданий документ.
Частина 7 "Трудові відносини" пункт 7.3 "Охорона праці":
| 602 | Документи (положення, протоколи, рішення, пропозиції, висновки, переліки стандартів та норм, переліки робочих місць, обґрунтування, дані, інформації, відомості робочих місць, карти атестації робочих місць, плани) про атестацію робочих місць за умовами праці | 45 л. (1) ЕПК |
| 603 | Акти, розпорядження з техніки безпеки; документи (довідки, доповідні записки, звіти) про їх виконання | 5 л. ЕПК |
| 604 | Комплексні плани покращення умов та охорони праці, санітарно-оздоровчих заходів | Піст. |
| 605 | Листування про розроблення та хід виконання комплексних планів покращення умов та охорони праці, санітарно-оздоровчих заходів | 5 л. ЕПК |
| 606 | Документи (довідки, пропозиції, обґрунтування, рекомендації) про стан та заходи щодо покращення умов та охорони праці, техніки безпеки | Піст. |
| 607 | Листування про стан та заходи щодо покращення умов та охорони праці, техніки безпеки | 5 л. ЕПК |
| 608 | Плани заходів щодо покращення умов праці працівників | 5 л. |
| 609 | Документи (акти, довідки, інформацію) про результати перевіроквиконання угод з питань охорони праці | 5 л. ЕПК |
| 610 | Документи (доповідні записки, довідки, доповіді, звіти, акти, листування) про стан умов та застосування праці жінок та підлітків | 5 л. ЕПК |
| 611 | Перелік робіт з важкими, шкідливими, небезпечними умовами праці, при виконанні яких не допускається застосування праці жінок та осіб, які не досягли 18-річного віку: | |
| а) за місцем розробки та затвердження | Піст. | |
| б) в інших організаціях | До заміни на нове | |
| 612 | Перелік професій із важкими, шкідливими, небезпечними умовами праці: | |
| а) за місцем розробки та затвердження | Піст. | |
| б) в інших організаціях | До заміни на нове | |
| 613 | Списки працюючих на виробництві з важкими, шкідливими, небезпечними умовами праці | 75 л. |
| 614 | Поліси страхування цивільної відповідальності небезпечних виробничих об'єктів | Піст. |
| 615 | Табелі та вбрання працівників важких, шкідливих, небезпечних професій | 75 л. |
| 616 | Правила з охорони праці працюючих інвалідів: | |
| а) за місцем розробки та затвердження | Піст. | |
| б) в інших організаціях | До заміни на нові | |
| 617 | Документи (акти, висновки, довідки та ін.), що підтверджують тяжкі, шкідливі, небезпечні умови праці | 75 л. ЕПК |
| 618 | Листування про запобіжні заходи на випадок стихійних лих, надзвичайних ситуацій | 5 л. ЕПК |
| 619 | Плани-схеми евакуації людей таматеріальних цінностей у разі надзвичайних ситуацій | До заміни на нові |
| 620 | Норми запасів обладнання та матеріалів на випадок аварій: | |
| а) за місцем розробки та затвердження | Піст. | |
| б) в інших організаціях | До заміни на нові | |
| 621 | Документи (звіти, довідки, відомості) про причини захворюваності працівників організацій | 5 л. ЕПК |
| 622 | Акти розслідування професійних отруєнь та захворювань | 75 л. ЕПК |
| 623 | Договори страхування працівників від нещасних випадків | 5 л. (1) |
| 624 | Документи (програми, списки, листування) про навчання працівників техніки безпеки | 5 л. |
| 625 | Протоколи атестації з техніки безпеки | 5 л. |
| 626 | Журнали, книги обліку: | |
| а) профілактичних робіт з техніки безпеки | 10 л. | |
| б) інструктажу з техніки безпеки | 10 л. | |
| в) проведення атестації з техніки безпеки | 5 л. | |
| 627 | Документи (умови, програми, протоколи, рекомендації) оглядів-конкурсів з охорони праці та техніки безпеки | 5 л. ЕПК |
| 628 | Повідомлення медпункту про постраждалих внаслідок нещасних випадків | 5 л. |
| 629 | Відомості про аварії та нещасні випадки | 5 л. (1) ЕПК |
| 630 | Книги, журнали реєстрації нещасних випадків, обліку аварій | Піст. |
| 631 | Листування про аварії та нещасні випадки | 5 л. ЕПК |
| 632 | Документи (акти, висновки, звіти, протоколи, довідки) про виробничі аварії та нещасні випадки: | |
| а) за місцем події | 75 л. (1) ЕПК | |
| б) в інших організаціях | 5 л. | |
| 633 | Документи (протоколи, довідки, висновки) про важкі, шкідливі, небезпечні умови виробництва, травматизм та професійні захворювання | 75 л. ЕПК |
| 634 | Документи (доповіді, аналізи) про важкі, шкідливі, небезпечні умови виробництва, травматизм та професійні захворювання | 10 л. ЕПК |
| 635 | Листування про професійні захворювання, виробничий травматизм та заходи щодо їх усунення | 5 л. ЕПК |
| 636 | Документи (акти, доповідні записки, висновки) про скорочення робочого дня через важкі, шкідливі, небезпечні умови праці | 75 л. ЕПК |
| 637 | Документи (доповідні записки, акти, висновки, листування) про забезпечення робітників та службовців спеціальним одягом, взуттям, спеціальним харчуванням | 3 р. (1) |
| 638 | Норми забезпечення спеціальним одягом та взуттям, запобіжними пристроями, спеціальним харчуванням: | |
| а) за місцем складання та затвердження | Піст. | |
| б) в інших організаціях | 3 р. (1) | |
| 639 | Списки (відомості) на видачу спеціального одягу та взуття, спеціального харчування | 1 р. |
| 640 | Листування про скорочення робочого дня через важкі, шкідливі, небезпечні умови праці | 5 л. ЕПК |
| 641 | Документи (постанови, акти, доповіді, довідки) про санітарний стан організації | 5 л. ЕПК |
| 642 | Журнали обліку виконання постанов про штрафи | 3 р. (1) |
| 643 | Журнали реєстрації адміністративних стягнень за порушення санітарних норм та правил | 3 р. |
| 644 | Листування про проведення профілактичних та профгігієнічних заходів | 3 р. |
| 645 | Переліки професій, працівники яких підлягають проведенню обов'язкових медичних оглядів: | |
| а) за місцем розробки та затвердження | Піст. | |
| б) в інших організаціях | До заміни на нові | |
| 646 | Листування про проведення медичних оглядів працівників | 5 л. |
| 647 | Анкети обстеження умов праці працівників | 5 л. ЕПК |
Ось такий список пропонує на Мінкульт. Особисто я не згоден! Надто вже якось розтягнуто і багато зайвого. Адже це вийде купа папок! А ще журнали! Бюрократія!
Я мінімаліст, не люблю розводити бюрократію, але водночас люблю порядок у своїх документах.
У зв'язку з цим, пропоную свій варіант компонування документації до папок (з коротким поясненням біля кожного найменування).
- Інструкції (охорона праці, пожежна безпека, посадові) — оригінали та копії всіх інструкцій, які ви маєте.
- Накази, розпорядження - копії наказів, створених службою охорони праці та отриманих ззовні.
- Вхідні - листи, телеграми і т.п. від сторонніх організацій.
- Вихідні - те, що пишете ви і ваша служба.
- Внутрішнє листування - службовки, доповідні і т.п. Все те, що пишеться від вас і всередині організації.
- Документація з медичних оглядів - заключні акти, напрями і т.п. Висновки з медоглядів можна забрати в окрему папку.
- Навчання та перевірка знань з ОП (програми, квитки, запитальники, протоколи, посвідчення, відомості) - тут все зрозуміло.
- Навчання та перевірка знань з пожежної безпеки (програми, квитки, запитальники, протоколи, посвідчення, відомості) — і тут також.
- Навчання та перевірка знань за іншими напрямками (висота,перша допомога тощо) - для зручності відокремлено від пункту 7.
- Атестація з промислової безпеки (програми, квитки, протоколи, посвідчення) - якщо в організації застосовується поняття промислова безпека.
- Керівні документи суспільства - політика в галузі ОТ, положення, колдоговори, угоди і т.п.
- Документація з ЗІЗ та засобів колективного захисту - норми, зміни до них і т.п.
- Документація з розслідування СР - все по СР, починаючи з наказів про створення комісій. Хоча деяким буде зручніше брати для кожного СР окрему тонку папку.
- Документація по СОУТ (АРМ), компенсаціям та пільгам — зазвичай, атестуюча організація результатиСОУТ (АРМ) оформляє окремою папкою, але, буває необхідність, зберігати щось ще з питань СОУТ і компенсаціям, ось це й увійде до цієї папки.
- Документація з виробничого контролю (СанПіН) - виміри, висновки.
- Документація з перевірок (внутрішнім і зовнішнім) - аудити, акти ГДК, розпорядження тощо.
- Документація з обладнання та матеріалів - паспорти верстатів, інформація по застосовуваних матеріалах і т.п.
- Договірна робота та фінансові документи — договори, рахунки-фактури,накладні, бізнес-плани тощо.
Уф, ніби нічого не забув. Як бачите, виходить ±18 папок (регістрів) + журнали. Папок з однією назвою може бути декілька (том 1, 2, . ). Крім того, можна завести тонкі папки-швидкозшивачі для будь-якої дрібниці, що не увійшла до загального списку. Робота в галузі пожежної безпеки може вимагати ще папок.
Сподіваюся, що сьогоднішня інформація буде вам корисною. Не забувайте враховувати специфіку своєї організації. 🙂