НОУ ІНТУІТ, Лекція, Відстеження проекту

8.1. Теоретичний курс

8.1.1. Види планів проекту

Основним завданням відстеженняє контроль за фактичним ходом виконання раніше запланованих робіт. Для реалізації такого контролю необхідні дані двох видів:

1. затверджений графік робіт,
2. фактичний графік робіт.

Ці графіки можуть збігатися, що свідчить про відхилення фактичної реалізації проекту від плану.

Для відстеження передбачені базовий та фактичний плани, взаємодія яких зображена на рис. 8.1.

Поточний план- це результати поточної роботи зі складання плану проекту. Досі під час планування ми стикалися саме з поточним планом. Саме він відображається у всіх уявленнях (Діаграма Ганта, Мережевий графікі т.д.). Поточний план піддається всіляким змінам і коригуванням з метою створення такого плану, який є прийнятним за тривалістю, вартістю та завантаженням ресурсів.

Після створення такого плану він затверджується керівником організації та зберігається як базовий план.Базовий план- це посібник до дії. Усі роботи повинні виконуватися у строгій відповідності до наказуваного ним графіка. Система дозволяє одночасно зберігати кілька варіантів базового плану. Кожен варіант – це точна копія збереженого поточного плану, у тому числі дати початку та закінчення робіт, вартості робіт, обсяги трудовитрат тощо.

Фактичний план- це дані про фактично виконану роботу, які регулярно вводяться менеджером на основі інформації, що надходить з робочих місць. Відповідно до цих даних змінюється поточний план проекту: та частина робіт (або роботи) поточного плану, яка вже виконана,приводиться у повну відповідність з фактичними даними, а частина робіт (або роботи), що залишилася (ще не виконана) перепланується системою. Таким чином, фактичний план – це частина поточного, але лише та частина, що вже виконана.

Завдяки такому підходу поточний план містить два види даних:

1. дані про фактично виконану частину робіт, що повністю відповідають фактичному плану;
2. план невиконаної частини робіт, змінений унаслідок відхилень фактичного плану від базового.

Взаємодія трьох видів планів зображено на рис. 8.1. Стрілки між блоками означають:

1. базовий план створюється як копія поточного;
2. фактичний план змінює поточний, фіксуючи параметри вже виконаних завдань і призводячи до перепланування решти;
3. фактичний та базовий плани порівнюються між собою з метою аналізу ходу реалізації проекту.

Крім перерахованих планів проекту, у системі використовується ще проміжний план.Проміжний план- це набір значень дат початку та закінчення завдань, який може бути використаний для цілей аналізу або тимчасового зберігання даних. Показники проміжного плану зберігаються в обчислюваних поляхПочаток1.. Початок10іВікночаніе1.. Закінчення10.

8.1.2. Робота з базовим планом

Система Microsoft Project дозволяє одночасно зберегти 11 базових планів. Створення базового плану виконується у вікні, що відкривається пунктом менюСервіс/Відстеження/Встановити базовий план. Це вікно зображено на рис. 8.2.

ПеремикачЗадати базовий пландозволяє вибрати один із 11 можливих базових планів для збереження. На рис. 8.2 вибранийБазовий план. Крім нього єБазовий план 110.

ПеремикачЗадати проміжний планвикористовується для копіювання дат початку та закінчення завдань у таких варіантах:

1. з поточного плану (Початок/закінчення) в один із базових або проміжних;
2. з базового плану до проміжного;
3. з проміжного плану до базового.

Група перемикачівДлявизначає, показники яких завдань зберігатимуться чи копіюватися. Можливі два варіанти:

Вікно збереження базового плану дозволяє створити новий базовий план, а й оновити раніше створений. Режим запису вибраних завдань призначений саме для цього випадку.

ГрупаЗведення базових планівдоступна лише за умови збереження базових планів вибраних завдань. Установка прапорцяУ всі сумарні задачівикористовується тоді, коли вибрані звичайні завдання і слід записати зміни не тільки в ці завдання, а й у всі сумарні задачі, що їх містять. Встановлення прапорцяЗ підлеглих у вибрані сумарні завданнявикористовується тоді, коли вибрані сумарні задачі та слід оновити їх дані на основі вкладених у них завдань.

Очищення базового плану виконується у вікні, що відкривається пунктом менюСервіс/Відстеження/Очистити базовий план. Це вікно зображено на рис. 8.3.

ПеремикачіОчистити базовий плантаОчистити проміжний планпризначені для вибору одного з базових або проміжних планів для очищення, а група перемикачівДлядозволяє очистити або весь план або тільки дані щодо виділених у діаграмі Ганта завдань.

Після збереження базового плану можна порівнювати з поточним. Для цього призначено представленняДіаграма Ганта з відстеженням (Вигляд/Діаграма Ганта звідстеженням), зображене на рис. 8.4.

На цій діаграмі зображено два календарні плани:

1. відрізками червоного та синього кольору – поточний план (червоні відрізки відповідають критичним завданням);
2. відрізками сірого кольору базовий план.

Оскільки у проекті на рис. 8.4 фактичні дані ще не запроваджувалися, поточний та базовий плани збігаються.

Ліва таблиця рис. 8.4 містить параметри поточного плану щодо кожної із завдань проекту. Для їх заміни на параметри базового плану використовується таблицяБазовий план (Вигляд/Таблиця/Інші таблиці – Базовий план – Застосувати), зображена на рис. 8.5.

Безпосередньо після збереження базового плану він збігається із поточним до першої зміни останньої. Після збереження цих змін до базового плану вони обидва знову збігатимуться.

Припустимо, що від Програміст1, що виконує розробку інтерфейсу, надійшла інформація про те, що він не встигне виконати цю роботу за 5 днів, як це передбачено поточним і базовим планом на рис. 8.4. З цього тривалість роботи у поточному плані збільшено до 10 днів. Результат зміни зображено на рис. 8.6а, з якого очевидна розбіжність поточного та базового планів. Оскільки зміни відбулися лише в одному завданні, спробуємо зберегти базовий план лише для неї. Результат зображено на рис. 8.6б. Вочевидь, базовий план проекту став некоректним, т.к. не враховано вплив цього завдання попри всі наступні. Після повторного збереження базового плану всіх завдань він став відповідати поточному плану (рис. 8.6в).

---