Облік ПММ з паливних карт - бюджетний і бухгалтерський як вести
Тонкощі ведення обліку паливно-мастильних матеріалів за паливними картками, а також переваги їх використання на підприємствах України.
Багато керівників підприємств на всій території України стикаються з такою проблемою, як облік витрат на бензин і солярку, тобто з урахуванням витрат на паливно-мастильних матеріалів, які необхідно використовувати в підприємницькій діяльності багатьом організаціям.
Можна, звичайно, видавати готівку найманому водієві і вимагати від нього під звіт. Але є і простіший спосіб.
І саме цим способом є видача водієві паливної картки.Як це діє? Давайте розбиратися. Про це йтиметься у запропонованій вам статті.
Що являє собою цей тип карт?
Це карта з вбудованим мікропроцесором, яка є засобом обліку палива, що використовується. Відразу обмовимося ця карта не є карткою, якою можна сплатити бензин або солярку.
Вона приносить із себе якийсь електронний документ суворої звітності. Але при цьому саме така карта дозволяє водієві отримати необхідну кількість палива.
Дані карти бувають різних типів перерахуємо основні:
- нелімітовані (має на увазі під собою, що за картою закріплюється суворо певна кількість пального).
- лімітовані (так само як і в попередньому випадку за карткою закріплюється певний обсяг палива, але при цьому встановлюється певна межа кількості палива в розрахунку на певну одиницю часу (день або, наприклад, місяць)).
Як отримати таку картку?
Для отримання подібної карти вам потрібно звернутися в підрозділ паливної компанії,яке спеціалізується на видачі та обліку таких карток та укласти з нею договір .
Обов'язково перевірте, щоб у виданому вам переліку документів була програма, яка містить перелік автозаправок на яких можна заправлятися за подібними картами.
Відповідно до укладеного вами договору видача вам палива проводиться у вигляді видачі його на автозаправці, що належить паливній компанії. Паливо можна забрати відразу після того, як ви отримаєте карту і приїдете на відповідну заправку.
Ті суми які ви передали паливній компанії є передоплатою за пальне. За виготовлення картки можуть попросити гроші або зобов'язати вас повернути її.
Як відобразити витрати на купівлю картки у бухгалтерському обліку?
Зазвичай її враховують за рахунком «Інші матеріали» для цього необхідно надати накладну, а наприкінці місяця ціна картки просто підсумовується витратами на пальне.
У бухгалтерській проводці відображаються такі моменти:
- кошти необхідні виготовлення і придбання карти.
- облік ПДВ та його відрахування.
- ціна картки списується до статті витрат на пальне.
Як видно з вище сказаногоспівробітник вашої компанії (наприклад водій) грошей готівкою не отримує. Йому видається лише ця карта.
Однак облік паливних карт вести все ж таки бажано. Його можна організувати на основі спеціально для цього розробленого та затвердженого журналу. Точна форма його затверджується кожною організацією самостійно.
Наведемо основні параметри, які можуть відображатися в такому журналі:
- дата отримання вашим представником картки.
- дата, коли представникповернув карту.
- марка автомобіля, на якій їздить ваш водій.
- номери робочої машини, які видані ДІБДР.
- Прізвище, Ім'я та По батькові водія та його особистий підпис.
- І інші параметри, які керівництво компанії вважатиме за потрібне враховувати.
Як відбувається накладення податків на придбання паливної картки?
ПДВ за паливними картками віднімається якщо:
- карта знаходиться на обліку.
- є рахунок-фактура на неї.
- і картку передбачається використовувати для операцій, які оподатковуються ПДВ.
Як відображається у бухгалтерському обліку витрати на пальне?
Наприкінці кожного місяця компанія постачальник палива передає клієнту такі документи:
- товарну накладну на паливо.
- рахунок-фактур у.
- акт, у якому звіряються взаємні розрахунки.
- звіт за минулий місяць, у якому відбито всі операції з цією картою.
У зазначених вище документах відображається обсяг реально витраченого водієм палива.
Його можна звірити з документами, які вам надасть ваш водій (ними можуть служити чеки з автозаправок, дорожні листи тощо).
Бухгалтерська проводка з обліку пального міститиме наступні моменти:
- оплата палива (надається витяг з банку про цю операцію).
- куплене паливо поставлено на облік і знаходиться на паливній карті (надається укладений вами договір з паливною компанією, звіт та товарнанакладна, яку надасть вам постачальник пального).
- враховано ПДВ (надається рахунок-фактура або відповідний запис у книзі покупок).
- залік передоплати за паливо (надається бухгалтерська довідка та акт звірки взаємних розрахунків).
- списання витраченого за місяць палива (на підставі бухгалтерської довідки та дорожнього листа, які надасть водій).
Як відбувається процес накладення податків на витрати на паливо?
- всі витрати на пальне мають бути економічно обґрунтовані.
- підтверджені документами.
- ці витрати мають виникнути приведенні діяльності, спрямованої на отримання прибутку.
Тільки у випадках ПДВ з палива можна приймати до відрахування:
- паливо прийнято на баланс.
- на нього є рахунок-фактура.
- паливо передбачається використовувати для операцій, які оподатковуються ПДВ.
На закінчення слід особливо відзначити той факт, щооблік паливно-мастильних матеріалів на підставі паливних карт дуже зручний, оскільки, по-перше,водієві не видаються на руки готівка і у ньогоне буде можливості з ними маніпулювати та проводити махінації.
Також це і зручно і водієві (за умови його порядності) тому що відпадає необхідність заповнювати необхідні документи після кожної поїздки чи заправки.
А якщо відбувається кілька заправок за день? Саме тому паливна карта дозволить вам та вашим робітникам суттєво заощадити час на оформленні документів.
По друге, наприкінці кожного місяця ви отримуєте повний звіт про те, як витрачено паливо, скільки було заправок, скільки пальноголишилося.
Окрім цього вам передадуть співробітники паливної компанії цілий пакет документів, які ви легко зможете звірити з документами, які вам надасть ваш найнятий на роботу водій (за умови, що ви вимагатимете від нього звітності).
З отриманим пакетом необхідних документів вам набагато легше враховуватиме як саме паливо, так і його витрати в бухгалтерському та податковому звіті.
Таким чином, використання паливних карт для обліку паливно-мастильних матеріалів безсумнівноспростить вам життя, а також життя найнятим вам на роботу людям,зменшить необхідну кількість звітних документів і дозволить раціональніше використовувати робочий час, Що краще направити на корисну роботу і, отже, отримання більшої кількості прибутку.
Адже це головний критерій у роботі будь-якої комерційної структури.
Вона повинна приносити дохід своїм засновникам і бути якомога менш витратною.
Використання паливних карток дозволить у свою чергу дещо знизити витрати та необхідну кількість документів і таким чином полегшить життя підприємцям.