Обробка вхідних та вихідних документів
Кореспонденція, що надходить до організації, приймається і обробляється централізовано службою документаційного забезпечення управління: канцелярією, загальним відділом та ін. (далі - канцелярія).
Обробка вхідної кореспонденції здійснюється, як правило, у день надходження; насамперед обробці підлягають телеграми.
Документи на машинних носіях передаються без розтину упаковки, обробляється лише супровідний лист.
Конверти, як правило, знищуються, крім таких випадків:
- дата поштового штемпеля необхідна як свідчення дати надсилання або отримання документа;
- на документі відсутній реквізит «Дата документа»;
- дата документа суттєво відрізняється від дати його отримання;
У зазначених випадках конверт приєднується до документа та після його використання підшивається разом із ним у справу.
Проект вихідного документа розробляється виконавцем, правильність його оформлення перевіряється секретарем.
Підготовлений проект передається на підпис керівнику. Разом із ним можуть бути подані інші документи, на підставі яких розроблявся проект.
Керівник організації має право внести зміни та доповнення до підписаного документа або повернути його на доопрацювання виконавцю.
Після підписання двох екземплярів вихідний документ передається секретареві для реєстрації. Реєстрації підлягають документи, що надсилаються вищим органам, ініціативні вихідні документи, які потребують виконання (відповіді).
Документи реєструються в канцелярії на реєстраційно-контрольних картках або в журналі після їх підписання керівником організації або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень. Після цього документи підлягають надсиланнючерез канцелярію чи експедицію.
На кожний ініціативний документ, який вимагає відповіді, заповнюється, як правило, два примірники реєстраційно-контрольної картки: один примірник поміщається до довідкової, другий — до контрольної картотеки за очікуваною датою отримання відповіді (дату вказує укладач документа на копії, якщо термін не вказаний у тексті документа). При ненадходження відповіді вчасно кореспондентові надсилається лист-нагадування.
Відомості про документи-відповіді реєструються на картках, на яких було зареєстровано відповідні документи-запити.
Надсилання вихідних документів, у тому числі створених за допомогою засобів обчислювальної техніки, здійснюється канцелярією або експедицією відповідно до чинних Поштових правил.
Документи, що відправляються, передаються в канцелярію або експедицію організації в незаконвертованому вигляді, повністю оформлені, при необхідності — з відміткою укладача про вид поштового відправлення (замовне, бандероль).
У канцелярії чи експедиції перевіряється правильність оформлення документів: наявність необхідних реквізитів, додатків, відповідність дати надсилання дати підписання та реєстрації та ін. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцям.
На рекомендовану кореспонденцію складається опис розсилки, в якій відправник вказує своє прізвище та проставляє дату відправлення. Опис зі штемпелем відділення зв'язку підшивається у справу канцелярії. Копії вихідних документів підшиваються до справ відповідно до номенклатури справ.
Відправлення машиночитаних документів провадиться в упаковці, що відповідає технічним вимогам щодо збереження носіїв та записаної на них інформації. При цьому додається копія супровідного листа, що підшивається у справу на загальних підставах.