Офісні правила Microsoft Word, поради, вирішення проблем, оптимізація роботи
Для того, щоб робота була якомога ефективнішою, необхідно дотримуватись певних правил (у нашому випадку — офісних:)). Кожен досвідчений користувач знає велику кількість секретів, які прискорюють роботу у тій чи іншій програмі. От і ми вирішили — а чому б нам не зібрати всі поради докупи? Звичайно, здебільшого все написане нижче стосується Microsoft Office, проте, багато порад можна застосовувати і при роботі з іншими програмами.
• Іншою такою "дрібницею", якої теж іноді хочеться позбутися, може стати один із Помічників (Assistant), який за умовчанням спостерігає за вашими діями у вікні програми. Для того, щоб позбутися його, необхідно клацнути по ньому правою кнопкою миші і вибрати функцію Hide.
• Користувачі-початківці іноді навмання включають ті чи інші опції програми, не замислюючись над тим, що вони роблять. Потім буває важко згадати, які саме галочки вони прибирали та ставили. Якщо ви вирішили вивчити програму методом "наукового тику", пам'ятайте головне правило: якщо ви змінили якесь налаштування і не бачите результату, поверніть все як було. Інакше згодом, коли, наприклад, при редагуванні новий текст замість того, щоб з'являтися між словами, "затиратиме" вже наявний, ви ні за що не здогадаєтеся, як це виправити (нагадаємо, що режим заміни включається і вимикається клавішею Insert).
• Якщо у вас у документі ділянка тексту чомусь стала білою і розміщена на чорному тлі, це зовсім не означає, що на комп'ютері з'явився вірус. Просто ця частина тексту виділена кольором. Вибрати виділення можна за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів Форматування.
• Щоб у Microsoft Word поставити дефіс, натисніть клавішу "-", для короткого тире використовуйте комбінацію "Ctrl +-", для довгого --- "Ctrl + Alt + -" (проте для отримання тире потрібно використовувати клавішу "-", яка розташовується на додатковій цифровій панелі клавіатури, праворуч). Мінус у тексті краще зображати, використовуючи команду Вставка - Символ ( Insert - Symbol), шрифт Symbol.
• Не лінуйтеся запам'ятовувати гарячі кнопки (hot keys). Робота з клавішами швидкого доступу займає набагато менше часу, ніж при використанні стандартної миші. Ось перелік основних комбінацій клавіш:
Ctrl+O – відкрити документ (Open);
Ctrl+N – створити новий документ (New);
Ctrl+W - закрити документ (Close);
Ctrl+P – роздрукувати документ (Print);
Ctrl+F - знайти слово або фразу (Find);
Ctrl+S – зберегти документ (Save);
Ctrl+А - виділити весь текст (Select All);
Ctrl+C — скопіювати виділену ділянку тексту (Copy);
Ctrl+X — вирізати виділену ділянку тексту (Cut);
Ctrl+V — вставити виділену ділянку тексту (Paste);
Ctrl+Z — скасувати попередню дію (Undo);
Ctrl+Y - повторити введення (Redo);
Ctrl+I — виділити курсивом виділену ділянку тексту (Italics);
Ctrl+B — виділити напівжирним виділену ділянку тексту (Bold);
Ctrl+U — виділити підкресленням виділену ділянку тексту (Underline).
Крім того, призначайте зручні для вас поєднання клавіш самі, користуючись опцією Сервіс-Налаштування-Клавіатура (Tools-Customize-Keyboard).
• Якщо ви вже давно навчилися користуватися гарячими клавішами, панелі інструментів вам майже ніколи не потрібні. То навіщо ж захаращувати ними робочий простір? Збільште його, увімкнувши режим На весь екран (Full Screen).
• Для швидкої та зручнішої роботи з Word'ом, на наш погляд, краще використовувати мишу з вбудованоюфункцією скролінгу. По-перше, це дозволить прокручувати документ у вікні програми, по-друге, якщо помістити курсор у вікно Масштаб і, утримуючи кнопку Ctrl, почати обертати коліщатко миші, то масштаб зображення буде плавно змінюватися. Використовувати такий спосіб масштабування зручніше, ніж просто підбирати процентну величину вручну. Всі багатокнопкові миші мають у комплекті постачання софт, за допомогою якого можна призначати кнопкам різні функції (наприклад, скасування виробленої дії).
• Ще одна проблема виникає у користувачів при копіюванні виділеного тексту на html-сторінці та вставці його в документ Microsoft Word. При цьому відбувається таке: скопійований шрифт, форматування абзаців та гіперпосилання залишаються незміненими, що, безперечно, псує акуратне оформлення документа. Це відбувається через те, що Microsoft Word за умовчанням після натискання Ctrl+V, Shift+Ins або кнопки Вставити поміщає в документ текст із буфера обміну із збереженням оригінального форматування html-документа. Як альтернативна вставка скопійованого тексту можна скористатися інструментом Спеціальна вставка в меню Правка. На екрані з'явиться маленьке віконце, в якому достатньо вибрати Неформатований текст — і програмка вставить чистий текст у ваш документ без форматування.
• Іноді буває, що користувач, набираючи текст, похапцем натискає на Caps Lock. Якщо ви не вмієте друкувати наосліп, то напевно помітите, що всі літери стали великими, тільки після набору кількох речень. Але мало хто знає, що Microsoft Word дозволяють швидко виправити це непорозуміння. По-перше, можна скористатися командою Формат-реєстр (Format-Change Case). Є ще один варіант — поєднання клавіш Shift+F3. Після одноразового натискання услова, де стоїть курсор, з'явиться велика літера, після дворазового все слово цілком складатиметься з великих літер, після третього натискання - знову з малих. Цей спосіб можна застосовувати і виділеного тексту.
• Якщо ви хочете бути впевненим у стабільній роботі програми, використовуйте лише ліцензійне програмне забезпечення. Більше половини незрозумілих глюків Word'a (та й будь-якої іншої програми) переважно відбувається через те, що використовується неліцензійний софт. Звичайно, ми чудово розуміємо, що далеко не кожен рядовий користувач може дозволити собі подібні витрати, проте, як кажуть, ціль виправдовує кошти.
• Не нехтуйте латками, які регулярно випускаються Microsoft. Service Pack'і часто виявляються корисними та забезпечують більшу стабільність роботи програми. Так, наприклад, якщо під час роботи з Microsoft Word'97 часто "вилітає" вікно про те, що програма виконала неприпустиму операцію та буде закрита, обов'язково поставте Service Pack. Майже, напевно, проблему буде усунуто.
• Вивчаючи ту чи іншу програму, не бійтеся "зробити щось не так". Одного разу припустившись у роботі якоїсь помилки, у майбутньому ви її навряд чи повторите.
• Пам'ятайте, що на запитання можна знайти відповідь в Інтернеті. В крайньому випадку, можна запитати у когось на одному з численних форумів.
• Завжди слід робити дублікат важливих документів. Не забувайте зберігатись. Хтось скаже, що ця порада банальна, і тим не менш багато хто її нехтує. Найкраще взяти за правило записувати роботу на дискету або компакт-диск перед кожним вимкненням комп'ютера. Це убереже від атаки вірусів та втрати даних внаслідок поломки вінчестера.
• Якщо ви все ж таки забуваєте зберігатися, обов'язково увімкніть функціюAutoSave у меню Сервіс-Параметри-Збереження (Tools-Options-Save). Така передбачливість може врятувати вам кілька тижнів.