Оформлення номенклатури справ відділу кадрів на 2018 рік - Народний Радник
Номенклатура справ відділу кадрів на 2018 рік є систематизованим переліком документів, що пройшли за рік через відділ. Як правильно скласти номенклатуру справ і на що при цьому потрібно спиратися, ви дізнаєтесь із нашої статті.
Що таке номенклатура справ відділу кадрів?
Чим більша компанія, тим вищий документообіг у відділі кадрів. Але й у невеликих організаціях вже на етапі прийому нового співробітника на роботу від нього потрібен певний набір документів, що формує особисту справу. Знову ж таки чим довше працює компанія, тим більше накопичується документів, що підлягають тривалому зберіганню.
Весь цей масив документації може бути просто розібраний на папки (і це вже система, хоч і поки що неформальна). А ось для полегшення орієнтування складаються зміст, список, короткий опис. Кваліфікований кадровий службовець складає номенклатуру справ. Такий підхід, з одного боку, характеризує співробітника як професіонала, з іншого - полегшує документообіг у компанії, а отже, і роботу цього співробітника.
У законодавстві дається таке визначення номенклатури справ — систематизований перелік найменувань справ, що має затверджену форму. Номенклатура справ у відділі кадрів — це, відповідно, перелік справ, які відбуваються через відділ.
Систематизація полегшує процес збору документів, оформлення їх для зберігання та, природно, пошук необхідних паперів. Наявність номенклатури ускладнює введення в курс справи нового співробітника відділу кадрів. Після закриття компанії завдяки наявності номенклатури можна досить швидко відокремити документи, які необхідно здати на зберігання, від решти маси та зробити саму передачу.
Така кількість плюсів уведення номенклатури справ у відділі кадрів дозволило поширитися цій практиці серед приватних компаній, для яких не передбачено цей обов'язок на законодавчому рівні. Що стосується мінусів, вони виявляються лише в тих випадках, коли в компанії вже встигло накопичитися безліч документів, і їх необхідно систематизувати, а на це може знадобитися велика кількість трудогодин, а іноді й трудоднів.
Структура номенклатури справ (зразок)
Передбачено 3 типи номенклатури:
Типова номенклатура складається для кількох однотипних організацій. У приблизній номенклатурі вказується приблизний склад справ, які можуть потрапити до неї. А індивідуальна номенклатура враховує специфіку діяльності конкретної організації та складається під реальний документообіг.
Така класифікація застосовується до номенклатури державних та муніципальних організацій, де є обов'язковим інструментом у роботі відділу кадрів. Але кадрові працівники приватних компаній часто переймають усі напрацювання у діловодстві, які вже уніфіковані та перевірені, у тому числі структуру номенклатури.
Наприклад, у відділі кадрів використовується така форма номенклатури:
Накази з особового складу
Особисті справи працівників
Особисті справи керівників
Тепер докладніше щодо правил заповнення такої форми.
Графа «Індекс справи»
Чому не номер? Тому що найчастіше містить у собі 2 блоки:
- номер відділу, як і представлений у структурі підприємства;
- номер групи документів, що до нього входять.
Якщо компанії розробляється номенклатура справ лише відділу кадрів, то першій колонці немає сенсу відображати нумерацію відділів, лише номер групи документів.
Графа«Заголовок справи»
Тут відображається склад документів, що входять до справи.
Графа «Кількість справ»
Ця графа залишається незаповненою на момент затвердження номенклатури на рік, і вже після закінчення календарного року, після підбиття підсумків, сюди вноситься кількість заведених у рік справ.
Графа «Термін зберігання»
Тут міститься інформація у тому, скільки років мають зберігатися документи, які у номенклатуру.
Ця графа залишається для позначок, наприклад, треба зазначити, що у справі містяться лише копії документів або вона взагалі є лише в електронному вигляді.
Чим регламентується діяльність щодо складання номенклатури справ?
Упорядкування номенклатури справ — це частина архівної роботи. Вона застосовується для документів, що зберігаються. Тому нормативні акти, що регламентують цей процес, мають прямий стосунок до діяльності архівів.
Розділ 3.4 Основні правила роботи архівів присвячений номенклатурі справ. Тут дано визначення, що це таке, розказано, як потрібно розробляти номенклатуру, як її затверджувати та використовувати. А у додатках 7 та 8 до правил наведено форми номенклатури, які можуть бути використані в компаніях. Додаток 7 - це зведена номенклатура організації, а додаток 8 - номенклатура окремого структурного підрозділу.
Порядок складання та затвердження номенклатури справ
Складання номенклатури - це дія, яку співробітник відділу кадрів виконує один раз. Згодом вже розроблена номенклатура уточнюється або до неї вносяться зміни. Але для цього спочатку номенклатура має бути розроблена з урахуванням можливості внесення правок.
Поетапно процес розробки виглядає так:
- аналіз масиву документів, які проходять через відділкадрів;
- виділення груп документів, які мають увійти до номенклатури;
- заповнення форми номенклатури
Після того, як співробітник відділу кадрів підготував проект номенклатури, він має бути затверджений. Процес узгодження та затвердження залежить від типової для компанії схеми прийняття локальних нормативних актів. Наприклад, на проекті може знадобитися зібрати візи начальника відділу кадрів та спеціаліста з юридичного відділу. І лише після цього документ потрапляє на затвердження до керівника компанії.
Твердження номенклатури може бути пов'язане не лише з проставленням підпису керівника на формі, а й з видачею окремого наказу. Частіше такий спосіб використовують, якщо потрібно затвердити зведену номенклатуру, що містить номенклатури всіх структурних підрозділів.
Внесення змін до затвердженої номенклатури справ
Ця процедура передбачає, що зміни вноситимуться до актуальної номенклатури протягом року, для якого вона затверджена. Така необхідність виникає, наприклад, з появою нової групи справ, які раніше номенклатуру не входили.
Процес внесення змін залежить від способу затвердження номенклатури. У тих випадках, коли для набрання чинності достатньо підпису керівника на формі номенклатури, кадрові службовці ще при її складанні залишають декілька вільних рядків, що використовуються в міру появи нових груп справ.
Якщо ж номенклатура затверджувалася наказом, то внесення змін відбувається у тій формі, т. е. видається наказ, яким вносяться додаткові групи справ під індексом, присвоєним порядку валової нумерації.
Заповнення графи "Кількість справ" після закінчення календарного року не вважається внесенням змін. Просто відповідніцифри проставляються у цій графі відповідальним співробітником відділу кадрів від руки.
Трапляється і навпаки: передбачена група справ протягом року припиняє існування, коли потреба у збиранні та зберіганні документів відпадає протягом року. Але навіть якщо в групі немає жодної справи, викреслювати її з номенклатури не слід. Однак при затвердженні номенклатури наступного року така група до номенклатури вже не вноситься.
Уточнення номенклатури справ наступного року
Щороку номенклатура справ переглядається. Це необхідно, щоби список справ завжди був актуальним. Співробітником відділу кадрів аналізується діюча номенклатура та напрями документообігу, після чого до неї вносяться нові групи та видаляються не використовувані.
Змінюватися можуть і назви самих груп. Це може бути пов'язано, наприклад, із перейменуванням відомства, з яким ведеться листування. Тоді така зміна має бути відображена й у номенклатурі.
І вже з огляду на всі зміни номенклатура справ затверджується на новий календарний рік. Знову ж таки якщо при цьому потрібен окремий наказ, він видається обов'язково.
Розроблена та затверджена номенклатура справ у відділі кадрів компанії є ознакою того, що документообіг був систематизований, а співробітники відділу мають під рукою перелік документів, розбитих на групи для зручності зберігання та роботи з ними. Для розробки номенклатури використовуються способи та методи, що застосовуються в архівній справі. Щорічно номенклатура підлягає перегляду та перезатвердженню, щоб зберігалася актуальність у веденні справ. Використовується номенклатура як спрощення роботи співробітників самого структурного підрозділи, так полегшення процедури передачі справ для зберігання архівніустанови.