Оформлення первинних документів обліку товарів
Усі товарні операції поділяються на два види: надходження товарів та їхнє вибуття. В організації торгівлі товари надходять головним чином від постачальників та оформляються товаросупровідними документами, передбаченими умовами постачання товарів та правилами перевезення вантажів (накладною, товарно-транспортною накладною, залізничною накладною, коносаментом або рахунком-фактурою).
У ТОВ «СПФ Майстер» при купівлі товарів, перш за все, укладають Договір постачання з підприємством – постачальником (Додаток 1), в якому обумовлюються: предмет договору, умови постачання, обов'язки сторін, ціни та порядок розрахунків, приймання-здавання товарів, додаткові умови , гарантійні зобов'язання, термін дії договору та інші умови До Договору поставки розробляються Додатки, що обговорюють питання розрахунків (відстрочка, максимальна сума заборгованості, допустимий термін погашення тощо), термін гарантії (Додаток 2, 3).
У прибутковій накладній зазначається номер та дата виписки товару; найменування постачальника та покупця; найменування та короткий опис товару, його кількість (в одиницях), ціна та загальна сума (з урахуванням податку на додану вартість) відпущеного товару (Додаток 4,5,6,7,8).
Накладна підписується матеріально відповідальними особами, які здали і прийняли товар і засвідчуються круглими печатками організацій постачальника та одержувача.
Товарно-транспортну накладну виписують при доставці товарів автомобільним транспортним. Товарно-транспортна накладна складається з двох розділів: товарного та транспортного. Залежно від особливостей товарів до товарно-транспортної накладної можуть додаватись інші документи, що прямують з вантажем.
На придбані товари ТОВ «СПФ Майстер» отримало такі товаросупровідні документи:
-паспорт якості заводу-виробника.
При доставці товарів залізничним транспортом як супровідний документ виступає залізнична накладна.
До залізничної накладної можуть бути додані специфікації та пакувальні листи, про що робиться позначка накладної. Якщо товар відправлено залізницею у контейнерах, то оформляється «Накладна на перевезення вантажу в універсальному контейнері» або виписується рахунок – фактура.
Рахунок-фактура є основним первинним документом, що є підставою для розрахунків з постачальниками.
Якщо товари отримує матеріально-відповідальна особа поза складом покупця, то необхідним документом є довіреність, що підтверджує право матеріально відповідальної особи на отримання товару.
Порядок оформлення та одержання за ними товарів встановлено «Інструкцією про порядок видачі довіреностей на отримання товарно-матеріальних цінностей та відпустки їх за довіреністю», затвердженою Постановою Державного Комітету статистики України від 30.10.97 р. № 71а.
Порядок приймання товарів та її документальне оформлення залежать: від місця приймання, характеру приймання (за кількістю, якістю, комплектністю), від ступеня відповідності договору поставки супровідним документам.[5]
Приймання товарів за кількістю організацій роздрібної торгівлі передбачає перевірку відповідності фактичної наявності товару даним, які у транспортних, супровідних чи розрахункових документах.
Приймання товару складі постачальника здійснюється матеріально відповідальною особою підприємства роздрібної торгівлі за довіреністю.
Якщо товар знаходиться в непорушеній тарі, то приймання може проводитися за кількістю місць, масою брутто або за кількістю товарних одиниць та маркуваннямна тарі. Якщо не проводиться перевірка фактичної наявності товару в тарі, необхідно зробити відмітку про це в супровідному документі.
Якщо кількість і якість товару відповідає зазначеному в товаросупровідних документах, то на супровідні документи (накладна, рахунок-фактура, товарно-транспортна накладна, якісне посвідчення та інші документи, що засвідчують кількість і якість товарів) накладається штамп організації, що підтверджує відповідність прийнятих товарів даним, зазначеним у супровідних документах.
Матеріально відповідальна особа, яка здійснює приймання товару, ставить свій підпис на товаросупровідних документах і засвідчує його круглою печаткою організації торгівлі.
У разі невідповідності фактичної наявності товарів або відхилення за якістю, встановленою у договорі, або даними, зазначеними у супровідних документах, складається акт, який є юридичною підставою для пред'явлення претензій постачальнику.
Акт складається комісією, до складу якої повинні входити матеріально відповідальні особи організації роздрібної торгівлі представник постачальника (можливе складання акта в односторонньому порядку за згодою постачальника або його відсутності).
При закупівлі товару або його прийманні керівникам підприємств роздрібної торгівлі необхідно стежити за наявністю сертифіката відповідності на товар, що закуповується.
Первинні документи щодо приходу товарів повинні бути пронумеровані і підшиті в журнал надходження товарів, який повинен містити назву прибуткового документа, його дату та номер, коротку характеристику документа, дату реєстрації документа, відомості про товари, що надійшли. Отримані рахунки - фактури реєструються в установленому порядку у книзіпокупок (Додаток 9).
Реалізація товарів реєструється, згідно з чеками контрольно-касових машин, у книзі продажів (Додаток 10). Оформляються видаткові та товарні накладні (Додаток 12,15,17) та рахунки – фактури (Додаток 13,14,16). Складається Журнал обліку виданих рахунків-фактур (Додаток 11).
У ТОВ «Комплект плюс» реалізація продукції (робіт, послуг) проводиться: за вільними відпускними цінами та тарифами. Вільні продажні ціни узгоджуються сторонами угоди, тобто. продавцем та покупцем.
Проаналізувавши документи ТОВ «СПФ Майстер» можна сказати у тому, що це фінансові результати цього підприємства більшою мірою відбиваються на рахунку 90 " Продажі " , що пов'язані з тим фактом, що це операція одна із основних підприємствам, а як і на рахунку 98 "Доходи майбутніх періодів" та на рахунку 99 "Прибутки та збитки".
Якщо, як і нашому разі у ТОВ «СПФ Майстер», у розрахунках використовуються вільні договірні ціни, вони можуть бути перевірені з боку податкових органів. Перевірці піддаються ціни при відхиленні їх більш ніж на 20% від рівня ринкових цін на ідентичні вироби, ціни за договорами між взаємозалежними організаціями, по товарообмінних операціях і зовнішньоторговельних угодах.
Перевірка цін, зазначених у договорі, здійснюється:
- на основі документально підтвердженої інформації, одержаної з офіційних джерел про ринкові ціни.
- шляхом ціни наступного продажу.
При цьому методі в основу перевірки береться ціна, за якою надалі продавалася продукція. Цей метод використовується у разі відсутності на ринку угод щодо ідентичних або однорідних товарів;
- витратним методом, при якому ринкова ціна розраховується як сума вироблених витрат та звичайноїприбутку для цієї сфери діяльності.
Типовий розмір прибутку дорівнює рівню рентабельності, що склався за аналогічними товарами. Відомості про рівень рентабельності одержують від органів статистики та органів ціноутворення.
Продаж товарів за готівку в ТОВ «СПФ Майстер» проводиться з використанням касових підсумовувальних апаратів. При закритті складу завідувач складом у присутності касира знімає свідчення грошових сумирних лічильників (отримує роздрук), які записуються до книги касира-операціоніста. Контрольна стрічка дозволяє побачити суму виручки за день, яку також записують у цю книгу.
Виручка щодня здається до головної каси, і вона з'являється у прибуткової частини звіту касира головної каси виходячи з прибуткових касових ордерів. Сума реалізованих товарів відображається у видатковій частині товарно-грошового звіту на підставі квитанцій до прибуткових касових ордерів. Ці суми мають бути тотожні. Здача виручки з головної каси до банку оформляється видатковим касовим ордером.
До завдань обліку продажів продукції належать:
- контроль за своєчасним та правильним оформленням первинних документів зі збуту та продажу продукції;
- своєчасна виписка та надання покупцю та банку розрахунково-платіжних документів;
- забезпечення інформацією про наявність та рух продукції керівників відповідних підрозділів з метою здійснення контролю за своєчасним оприбуткуванням, відвантаженням та збереженням готової продукції;
- Контроль за своєчасним надходженням коштів: від продажу продукції, звірка взаємних розрахунків з покупателями.[13]
Відповідно до облікової політики проведеної в ТОВ «СПФ Майстер» визначення виручки від реалізації товарів (робіт, послуг) та визнання прибутку,відповідного отриманого виторгу, проводиться у разі відвантаження товарів, виконання, надання послуг.
Реалізація товарів враховується на операційно-результативному рахунку 90 "Продажі". Цей рахунок призначений для узагальнення інформації про доходи та витрати, пов'язані з видами діяльності, зазначеними у статуті організації, а також для визначення фінансового результату щодо них. На рахунку 90 " Продажі " відбиваються прибуток від реалізації товарів, продукції, робіт, послуг і собівартість реалізованих товарів, робіт, послуг. Сума виручки від реалізації товарів, продукції, робіт, послуг відображається в бухгалтерському обліку на момент її визнання відповідно до облікової політики організації, тобто за дебетом рахунку 62 «Розрахунки з покупцями та замовниками» та інших та кредитом рахунку 90 "Продажі". Одночасно вартість реалізованих товарів, продукції, робіт, послуг списується з кредиту рахунку 41 "Товари" до дебету рахунку 90 "Продажі".