Опис процесів за допомогою Work Flow
Різні форми представлення схем потоків робіт
У статті ми розглянемо різні види схем потоків робіт, використовувані практично. Читач може вибрати собі той вид схеми, який більшою мірою відповідає завданням практичної регламентації процесів організації.
За способом побудови схеми потоків робіт можна умовно поділити такі групи:
1. «прості» схеми;
2. просте поєднання схеми та таблиці;
3. схеми, суміщені з таблицями;
4. схеми "свім лайн", в т.ч.:
4.1. схеми із зазначенням учасників процесу;
4.2. схеми із зазначенням учасників процесу та з прив'язкою до часу;
«Прості» схеми потоків робіт
«Прості» схеми потоків робіт виконуються у досить вільній формі. Умовні позначення, що використовуються при цьому, можуть бути різними. Приклад «простий» схеми потоків робіт показано малюнку 1.
«Прості» схеми мають свої переваги та недоліки:
Переваги:
- простота виконання;
- наочність (за рахунок використання піктограм);
- "свобода" з точки зору розміщення об'єктів на схемі.
Недоліки:
- "нестандартний" вид схем;
- велика суб'єктивність під час побудови схеми;
- складність сприйняття схем за великої кількості елементів;
- при велику кількість елементів схема, як правило, займає кілька аркушів формату А4, що незручно для використання.
Загалом «прості» схеми потоків робіт можна рекомендувати для використання у презентаційних цілях. На практиці для опису операційних процесів та наступної регламентації «прості» схеми застосовувати нерекомендується.
Просте поєднання схеми та таблиці для опису потоків робіт
На малюнку 2 показаний приклад поєднання схеми потоку робіт та таблиці. При описі процесів вказаним способом у першому стовпці таблиці зазвичай розміщують схему процесу, а інших стовпцях — докладну інформацію з кожної операції. Як правило, для опису операції вказують таку інформацію:
3. вимоги до входів;
4. текстове опис операції;
5. співробітник, відповідальний за операцію;
6. співробітники, що у виконанні операції;
7. вимоги до ресурсів, необхідні виконання операції;
8. виходи (результати операції);
9. вимоги до виходів;
10. споживачі виходів (результатів операції);
11. дії у разі відхилень.
Спосіб опису потоків робіт за допомогою поєднання схеми та таблиці має такі переваги та недоліки.
Переваги:
- чітка структурованість інформації про операції процесу;
- зручність при описі лінійних схем (тобто схем без зворотних зв'язків);
Недоліки:
- незручно описувати процеси, що містять кілька зворотних зв'язків;
- незручно заповнювати таблицю за надто великої кількості стовпців;
- втрата наочності схеми через велику кількість сторінок.
Поєднання схеми з таблицею для опису потоків робіт
На малюнку 3 показаний приклад опису потоку робіт у вигляді схеми, поєднаної з таблицею. Такий спосіб побудови схеми досить поширений. Він, як і інші, має переваги та недоліки.
Переваги:
- чіткаструктурованість інформації про операції процесу;
- візуальна наочність схем (для простих, наочних схем);
- зручність в описі лінійних схем.
На малюнку 4 показаний приклад опису потоку робіт у вигляді схеми "свім лайн". Цей тип схем названий так тому, що паралельні доріжки схеми візуально схожі на доріжки у плавальному басейні. Понад те, кожному доріжці може «плисти», тобто. виконувати операції лише один учасник процесу.
Схеми "свім лайн" дуже зручні для опису процесів на операційному рівні. На малюнку 4 показаний приклад схеми процесу управління договорами, яка була розроблена та використовується у реальній компанії.
Як правило, при розробці схем типу «свім лайн» доводиться виконувати кілька коригувань та погоджень. В результаті виходить схема, яка є узгодженою всіма заінтересованими сторонами.
При побудові схем "свім лайн" необхідно визначити склад учасників процесу. Звернімо увагу читача, що частина учасників процесу може бути описана на рівні так званих «бізнес-ролей». Наприклад, малюнку 4 «Ініціатор договору» — це бізнес-роль. Ініціатором договору може бути будь-який начальник відділу чи спеціаліст. На схемі, що розглядається, є ще кілька бізнес-ролей.
До них належать: начальник підрозділу і, можливо, юрист та менеджер з фінансів. А ось фінансовий директор, головний бухгалтер та генеральний директор – це конкретні співробітники організації.
Схеми «свім лайн» є досить гнучким та зручним інструментом для опису процесів. Як і інші, вонимають переваги і недоліки.
Переваги:
- відображення зон відповідальності учасників процесу;
- зручність відображення процесів із зворотними зв'язками.
Недоліки:
- обмежена кількість учасників процесу, яку можна показати на одному аркуші.
Схеми «свім лайн» із зазначенням часу
На малюнку 5 показаний приклад опису потоку робіт у вигляді схеми «свім лайн» із зазначенням часу виконання. Схема відрізняється від звичайної схеми "свім лайн" тим, що операції процесу згруповані за часом виконання. На схемі малюнка 5 показаний період із 7 днів. У рамках аналізованого процесу щодня виконуються певні операції, причому різними учасниками. Схема, що розглядається, використовується в реальній компанії для регламентації процесу формування бюджету. Оскільки бюджет важливо сформувати та узгодити не пізніше певної дати, відображення на схемі процесу виконання операцій є дуже зручним інструментом регламентації процесів.
Для процесів, що постійно повторюються, при побудові схем можна використовувати зручну шкалу часу, наприклад годинник.
Схеми із зазначенням часу мають наступні переваги і недоліки.
Переваги:
- відображення зон відповідальності учасників процесу;
- зручність відображення процесів із зворотними зв'язками;
- можливість відображення хронології виконання операцій процесу.
Недоліки:
- обмежена кількість учасників процесу, яку можна показати на одному аркуші.
У попередніх пунктах ми розглянули різні підходи допобудови схем потоків робіт. При виборі одного конкретного способу опису процесу слід враховувати такі моменти:
- цілі опису (аналіз та реорганізація, регламентація, подальше динамічне моделювання та ін.);
- рівень процесу, що підлягає опису та регламентації;
- складність процесу (кількість операцій);
- кількість учасників процесу;
- рівень кваліфікації співробітників, для яких призначається схема процесу, що розробляється;
- інше.