Оплата послуг через підзвітну особу

Питання-відповідь на тему

Водієві у підзвіт видані кошти на запчастини 10 000 КОСГУ 340, ремонт та встановлення запчастин 9 100 КОСГУ 225. Водій здав авансовий звіт та доклав на 10 00 товарний чек, де вказані всі зап. частини та чек касового апарату. На послуги з ремонту додано квитанцію на виконання робіт (з нумерацією ФНП) у ній перераховано встановлені запчастини їх кількість та зазначено вартість робіт. У квитанції є друк та всі реквізити індивідуального підприємця. Чи достатньо цього документа для підтвердження ремонтних робіт та встановлення запчастин на суму 9100? Договір не складено правильно?

Скористайтеся сервісами Системи Держфінанси:

Розрахунок норми ПММ

Дізнайтесь вірний КБК

Облікова політика для держсектора

Основні засоби: ОКОФ та амортизаційні групи

Відповідає Олена Павленко,експерт

При наданні послуг населенню з технічного обслуговування та ремонту легкових автомобілів організації повинні використовувати затверджені листом Мінфіну України від 20.04.95 № 16-00-30-33 форми бланків суворої звітності БО-1 для оформлення грошових розрахунків з населенням без застосування контрольно-касової техніки. Тобто на проведений ремонт, як підтвердження ремонту та його оплати документом буде бланк форми БО-1.

Відповідно до ст. 161 ЦК України угоди, що здійснюються в усній формі не повинні перевищувати десяти тисяч рублів, за винятком угод, для яких встановлено нотаріальну форму, та угод, недотримання простої письмової форми яких спричиняє їхню недійсність. Тому, у вашому випадку сума угоди не перевищила 10 000 руб., Письмовий договір можна не укладати.

Обґрунтування наведено з матеріалів:БСС «Система Головбух»

Довідкова система «Держзамовлення»

1. Із рекомендаціїСергія Розгуліна, дійсного державного радника України 3-го класу

Як оформити придбання товарів (робіт, послуг) через підзвітну особу

Бланки цих довіреностей по суті однакові, відмінність лише в тому, що у формі №М-2 є корінець. Він необхідний обліку довіреностей у журналі реєстрації. Вести такий журнал чи ні, кожен вирішує сам. Якщо не ведете, то простіше застосовувати форму № М-2а.

чи обов'язково видавати довіреність підзвітній особі, щоб він виступав від імені організації

Ні, не обов'язково. Законодавство не містить такої вимоги.

Однак, якщо не видати довіреність співробітнику, у організації можуть виникнути проблеми з отриманням рахунку-фактури. Саме цей документ є підставою для відрахування ПДВ за придбаними через співробітника товарам (роботам, послугам) (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Складність з отриманням рахунки-фактури може виникнути тому, що при продажах за готівку роздрібні продавці вправі не виставляти рахунки-фактури, а обмежитися касовими чеками (п. 7 ст. 168 НК РФ). Діючи без довіреності, співробітник організації постає як звичайна людина, який набуває речі для особистого використання. Тому продавець нічого не винні виписувати йому счет-фактуру.

Але якщо співробітник пред'явить довіреність від організації, постачальник повинен буде виставити рахунок-фактуру. І тут співробітник діятиме від імені організації, і в продавця з'явиться обов'язок виписати необхідний документ ( п. 3 ст. 168 НК РФ).

Як перевірити авансовий звіт

При надходженні авансового звіту заповніть у ньому розписку (відривну)частину звіту) та передайте її співробітнику. Вона потрібна на підтвердження, що звіт прийнято до перевірки. А перевірка полягає в наступному.

По-перше, проконтролюйте цільове витрачання грошей. Для цього подивіться, на яку мету співробітник отримав гроші від організації. Ці дані вказані у документі, який став підставою для видачі підзвітних сум. Наприклад, у видатковому касовому ордері, наказі, заяві тощо. буд. Потім порівняйте мету з результатом згідно з документами, які співробітник доклав до свого звіту. Якщо вони збігаються, значить, гроші використані за цільовим призначенням.

По-друге, переконайтеся в наявності виправдувальних документів, що підтверджують витрати, а також перевірте правильність їх оформлення та підрахунок сум.

Якщо співробітник розплатився готівкою, підтвердженням витрат можуть бути касовий чек, квитанція до прибуткового касового ордера або бланк суворої звітності. А при розрахунках по банківській карті – оригінали сліпів, квитанції електронних банкоматів та терміналів. Суми, витрачені співробітником згідно зі звітом, повинні відповідати сумам, зазначеним у платіжних документах.

чи можна прийняти як підтвердження витрат підзвітної особи лише квитанцію до прибуткового касового ордера (без чека ККТ)

Співробітник може додати до авансового звіту квитанцію до прибуткового касового ордеру, яку видав контрагент (без чека ККТ). Такий документ також є підтвердженням того, що співробітник поніс готівку.

Які документи повинен додати співробітник

Крім платіжних документів, до авансового звіту співробітник повинен додати документи, що підтверджують покупку. Наприклад, це можуть бути товарні чеки, накладні, активиконаних робіт (наданих послуг) і т.д.

Допустимо, співробітник доклав до авансового звіту лише товарний чек або товарну накладну без чека ККТ. Прийняти витрати можна, якщо продавець сплачує ЕНВД або це підприємець на патентній системі.

Припустимо, співробітник купив щось для компанії в інтернет-магазині. Покупку він сплатив своєю банківською карткою. Тоді до авансового звіту нехай додасть чек та витяг з банківського рахунку.

Чи можна прийняти авансовий звіт співробітника з придбання матеріалів, якщо до нього доданий тільки касовий чек (без товарного чека, накладний)

Чи можна здійснювати закупівлю товарів до 100 тис. руб. відповідно до п. 4 ч. 1 ст. 93 Закону № 44-ФЗ без укладання контракту, за рахунком (готівкою через підзвітних осіб)?

Відповідно до ч. 15 ст. 34 Закону № 44-ФЗ, під час укладання контракту у випадках, передбачених п. 1, 4, 5, 8, 15, 20, 21, 26, 28 та 29, 40, 41, 44, 45, 46 ч. 1 ст. 93 Закону № 44-ФЗ, вимоги ч. 4 – 9, 11 – 13 ст. 34 Закону № 44-ФЗ замовником можуть не застосовуватись до зазначеного контракту. У цих випадках контракт може бути укладений у будь-якій формі, передбаченій Цивільним кодексом України для здійснення угод.

Отже, закупівлі, у тому числі здійснювані на підставі п. 4 ч. 1 ст. 93 Закону № 44-ФЗ, можуть бути укладені у будь-якій формі, передбаченій Цивільним кодексом України для здійснення угод.

Згідно зі ст. 158 Цивільного кодексу України правочини здійснюються усно або у письмовій формі (простій чи нотаріальній). Угода, яка може бути укладена усно, вважається досконалою і в тому випадку, коли з поведінки особи виявляється її воля здійснити правочин. Мовчання визнається вираженням волі зробити угоду ввипадках, передбачених законом чи угодою сторін.

Звертаємо увагу, що ст. 159 Цивільного кодексу Україна встановлює, що правочин, для якого законом або угодою сторін не встановлено письмову (просту чи нотаріальну) форму, може бути укладено усно. Якщо інше не встановлено угодою сторін, можуть здійснюватися усно всі правочини, що виконуються при їх укладенні, за винятком угод, для яких встановлена нотаріальна форма, та угод, недотримання простої письмової форми яких тягне їх недійсність. Угоди на виконання договору, укладеного у письмовій формі, можуть за згодою сторін відбуватися усно, якщо це не суперечить закону, іншим правовим актам та договору.

Відповідно до ст. 161 Цивільного кодексу РФ, повинні відбуватися у простій письмовій формі, за винятком угод, що вимагають нотаріального посвідчення:

угоди юридичних осіб між собою та з громадянами;
угоди громадян між собою на суму, що перевищує десять тисяч рублів, а у випадках, передбачених законом, - незалежно від суми правочину.

Отже, угоди вчинені в усній формі не повинні перевищувати десяти тисяч рублів, за винятком угод, для яких встановлена нотаріальна форма, та угод, недотримання простої письмової форми яких тягне за собою їх недійсність.

Відповідно до п. 3 ст. 438 Цивільного кодексу України вчинення особою, яка отримала оферту, у строк, встановлений для її акцепту, дій щодо виконання зазначених у ній умов договору (відвантаження товарів, надання послуг, виконання робіт, сплата відповідної суми тощо) вважається акцептом, якщо інше не передбачено законом, іншими правовими актами або не зазначено уоферті.

Таким чином, виходячи з вище сказаного, слід, що замовники при здійсненні закупівель у єдиного постачальника (підрядника, виконавця) мають право здійснити таку угоду в усній формі, яка не перевищує десяти тисяч рублів, за винятком угод, для яких встановлено нотаріальну форму , і угод, недотримання простої письмової форми яких тягне за собою їх недійсність.

Також нагадуємо, що згідно зі ст. 73 Бюджетного кодексу Україна одержувачі бюджетних коштів зобов'язані вести реєстри закупівель, здійснених без укладання державних чи муніципальних контрактів, які мають містити такі відомості:

коротке найменування товарів, робіт і послуг, що закуповуються;
найменування та місцезнаходження постачальників, підрядників та виконавців послуг;
ціна та дата закупівлі.

Частинами 3 та 4 ст. 93 Закону № 44-ФЗ встановлено, що:

У разі здійснення закупівлі у єдиного постачальника (підрядника, виконавця) для укладання контракту замовник зобов'язаний обґрунтувати в документально оформленому звіті неможливість або недоцільність використання інших способів визначення постачальника (підрядника, виконавця), а також ціну контракту та інші важливі умови контракту. Положення цієї частини не поширюються на випадки здійснення закупівлі у єдиного постачальника (підрядника, виконавця), передбачені п. 1, 2, 4, 5, 7, 8, 15, 16, 19 – 21, 24 – 26, 28, 29, 33 , 36, 42, 44 та 45 ч. 1 ст. 93 Закону № 44-ФЗ.

При здійсненні закупівлі у єдиного постачальника (підрядника, виконавця) контракт повинен містити розрахунок та обґрунтування ціни контракту, за винятком випадків здійснення закупівлі у єдиного постачальника(підрядника, виконавця), за яких документальне оформлення звіту, передбаченого ч. 3 ст. 93 Закону № 44-ФЗ, не потрібно.

Отже, при здійсненні закупівель на підставі пунктів 4 та 5 ч. 1 ст. 93 Закону № 44-ФЗ замовник не зобов'язаний обґрунтувати у документально оформленому звіті неможливість чи недоцільність використання інших способів визначення постачальника (підрядника, виконавця), а також ціну контракту та інші істотні умови контракту.

Також при здійсненні закупівлі у єдиного постачальника (підрядника, виконавця) на підставі п. 4 та 5 ч. 1 ст. 93 Закону № 44-ФЗ контракт не повинен містити розрахунок та обґрунтування