Організація архіву 2017, Статті, Журнал «Довідник секретаря та офіс-менеджера»

Статті на тему

З цієї статті ви дізнаєтесь:

• що є архівною справою в 2017 році;
• як правильно організувати архів;
• порядок здачі документів до архіву.

Багато компаній у нашій країні найчастіше нехтують правилами організації архівної справи. Подібне ставлення нерідко призводить до того, що документи зберігаються неналежним чином або взагалі не зберігаються протягом певного терміну. Подібна зневага може не тільки згубно позначитися на діяльності організації, а й спричинити адміністративну відповідальність під час перевірки контролюючих органів. Саме тому необхідно віднестися до організації архівної справи з повною відповідальністю.

Архівна справа у 2017 році

Незважаючи на те, що створення архіву в організації має на увазі наявність архіваріуса або цілого штату працівників архіву, насправді організувати роботу архіву можна навіть у найменшій компанії. Управління архівною справою в організації може один співробітник компанії, який обіймає основну посаду в роботі з документацією. Наприклад, якщо всі обов'язки щодо оформлення документів та справ в організації покладено на секретаря, то буде правильним призначити за сумісництвом даного співробітника та відповідальним за архівну справу. Щоб покласти на працівника відповідальність за архівне зберігання, потрібен інструктаж у державному архіві.

Також робота в архіві за сумісництвом дуже актуальна, якщо організація має дуже скромний документообіг. І тут можна скласти графік роботи архіву, тобто. час прийняття справ зберігання. За такої організації архіву контролюватиме роботу секретаря-архіваріусаКерівник організації.

Організація архіву у 2017 році

Архівна справа у 2017 році не лише регламентує порядок передачі документів до архіву, а й встановлює вимоги до їх зберігання, а також до самого приміщення, в якому буде організовано архів. Давайте розберемося, які вимоги є гарантом збереження документів.

Архів має бути обладнаний в окремому приміщенні. Його не можна організовувати в якомусь кабінеті чи робочому місці. Також слід знати, що архівне приміщення має бути ізольованою від труб водопостачання. Подібний захід необхідний для запобігання затопленню приміщення, яке може пошкодити або навіть знищити всі архівні документи. Тому при виборі приміщення віддавайте перевагу тим кімнатам, які максимально віддалені від місць прокладання труб водопостачання та каналізації.

При організації архівної справи слід подбати про впорядковане зберігання документів різних підрозділів підприємства. Наприклад, документи з особового складу мають зберігатися окремо, бухгалтерська звітність – окремо тощо. Така система зберігання не лише дозволить уникнути плутанини в документах, а й допоможе за потреби швидко знайти потрібний документ. Також такий підхід до зберігання мінімізує можливість випадкового знищення документів, термін яких ще не закінчився.

Порядок здачі документів до архіву

Порядок здачі документів до архіву організації передбачає наявність чинної та ефективної номенклатури справ. Вона необхідна для того, щоб при першому погляді на справу можна було визначити, до якого підрозділу воно належить і які документації містять. Відсутність номенклатури справ загрожує постійною плутаниною в документах та неправильною організацією справ, що неприпустимо приорганізації документообігу.

Якість ведення архівних справ обумовлюється підготовкою до відправки на зберігання, що включає:

• експертизу цінності справ;
• подальше оформлення;
• опис документів;
• складання актів для знищення паперів, які не становлять цінності.

Після здійснення ретельної підготовки документів та справ, вони передаються до архіву згідно з графіком. Наявність даного графіка дозволяє уникнути плутанини, т.к. Різні структурні підрозділи компанії здійснюють передачу документів на зберігання в встановлені терміни. Процедура передачі документів на архівне зберігання має здійснюватися в організації раз на рік.

---