Організація служби логістики на підприємстві з нуля
Наша компанія імпортує товари, тому значні кошти витрачаються на організацію логістичного ланцюжка. Ми вирішили оптимізувати витрати та у 2007 році розділили транспортні потоки на регіональні, міські та європейські перевезення. Завдяки цьому збільшили прибуток вдвічі, а ймовірність затримки вантажу звели нанівець.
У цій статті ви прочитаєте:
- Як раціонально використовувати транспортні потоки
- Як підвищити ефективність доставок
- Як створити логістичний відділ з нуля та визначити кваліфікацію співробітників
ТОП-5 найпотрібніших статей для комерсанта:
Організація служби логістики на підприємстві: європейська логістика
Доставка товарів із Європи відбувається двічі на місяць, вага вантажу – від 10 тонн. Якби ми здійснювали міжнародні перевезення самостійно, довелося б брати до штату водія, а це додаткові витрати на відрядження та паливо. Потрібно було купувати або орендувати машину, яка б більшу частину часу простоювала. Тому вирішили вдатися до послуг транспортної організації. Вибираючи компанію, звертали увагу на репутацію, відгуки клієнтів, тарифи, наявність необхідних документів (витяги з ЄДРЮЛу, ІПН, ліцензії на надання послуг вантажоперевезень), відповідність банківських реквізитів та ін.
Якщо ви робитимете все самостійно, співробітники не навчаться працювати. Підлеглі не відразу впораються із завданнями, які ви делегуєте, але без делегування ви приречені на цейтнот.
Зверніть увагу: якщо ви плануєте імпортувати товари, вам знадобиться багато документів.
Інвойс - комерційний документ, в якому зазначено найменування товару, кількість одиниць продукції, ціна за штуку та загальна сума до оплати.Обов'язково мають бути дата, номер, назви компаній та реквізити покупця та продавця. Це важливий документ для міжнародних перевезень, його обов'язково вимагають на митниці. Часто від подробиць, зазначених в інвойсі, залежить швидкість проходження прикордонних митниць.
Пакувальний лист. Документ схожий із рахунком-фактурою. Часто багато інформації дублюється, але в пакувальному листі, крім даних про відправника та одержувача, найменування вантажу, також зазначені вагові характеристики товару та упаковок, їх обсяги та відомості про упаковку.
CMR (від англ. consignment note) - Міжнародна товарно-транспортна накладна. Вона є фактичним доказом міжнародного автомобільного вантажного перевезення, що здійснюється за Конвенцією про договір міжнародного дорожнього перевезення вантажів, і містить практично всю інформацію з транспортування. Накладну складають у трьох примірниках. Їх підписують вантажовідправник та перевізник.
Сертифікат походження товару 1. Документ, що підтверджує країну походження товару, виданий уповноваженим органом експортера. Він необхідний для митних органів країни, яка імпортує продукцію: для тарифного регулювання товарів, що ввозяться, отримання пільгових тарифів, безмитного ввезення, звільнення від додаткових податків.
Сертифікат походження оформляється на кожну постачання інвойсу. Термін виготовлення - один-два робочі дні. Вартість - 12 980 руб.
У чому зиск. Припустимо, ви купили товар вагою 50 кг на суму €5 тис. Розрахунки здійснюються в такий спосіб. Вартість послуг транспортної компанії - €250. Мито розраховується, виходячи з митної вартості, яку множать на мита (ставка прописана в Єдиному митному тарифі Митного союзу).Курс євро - 80,2 руб. Таким чином, митна вартість - 421 050 руб. (€5000 × 80,2 руб. + + € 250 × 80,2 руб.). ПДВ (18%) складе 81473,18 руб. ((421 050 + 31 578,75) × × 18%). Розмір мита - 31 578,75 руб. (421050 × 7,5%).
Загальна сума митних платежів - митний збір (розмір митних зборів за митне оформлення товарів, який залежить від суми митної вартості) + Мито + ПДВ - становить 114 051,93 руб. (1000 + 31578,75 + + 81473,18). Це чимало, тому дрібні вантажі возимо двічі на місяць.
Доставка по місту
Логістичний ланцюжок компанії включає три етапи.
Етап 1. Перевізник доставляє вантаж із Європи до Москви, де розвантажує товар на складі нашої компанії.
Етап 2. Далі використовуємо власну машину. Завантажуємо товар та веземо до терміналів, що належать транспортним організаціям, з якими ми працюємо в Україні.
Етап 3. Логістична фірма приймає товар та перевозить його до пункту призначення.
У терміналі транспортної компанії вантаж передається її представникам, потім доставляється кінцевому споживачеві. Транспортування до терміналу здійснюємо власними силами. Для цього є дві причини.
Перша — і головна: сторонні компанії транспортують вантажі одразу кількох організацій, тому в деяких пунктах вони можуть затриматися через пробки або поломку машини. Тому клієнт може не отримати вантаж вчасно, і у нього сформується негативне ставлення до організації.
Друга причина: власна доставка до терміналу коштує дешевше, ніж послуги логістичної компанії, яка б забирала товар з нашого складу. При цьому додаткові витрати довелося б перекладати на клієнта.
Власна логістика відкриває перед компаніями двапереваги.
Економія коштів. Два роки тому ми придбали нову машину вантажністю до двох тонн за 2 млн руб. Висока вантажопідйомність була основним критерієм. Купівлю вживаного автомобіля ми не розглядали: тоді довелося б закладати більше грошей на ремонт машини, що була у використанні. Ми не знаємо, напевно, в яких умовах вона експлуатувалася. Не можна, щоб машина простоювала на ремонті в той час, коли вона потрібна у робочому стані. На цьому не слід заощаджувати.
Крім того, якщо залучати сторонні компанії для транспортування містом, то вартість послуги склала б у середньому від 10 тис. руб. в день. А це означає подорожчання перевезення. Отже, власний транспорт скорочує витрати.
Своєчасність доставки. Ми самостійно встановлюємо коли відвантажувати продукцію для відправки в термінал. Щоранку о 8:30 водій приймає товар та везе його до вантажного терміналу.
Під час передачі вантажу до транспортної організації водій надає такі документи, оформлені в нашій компанії.
Рахунок-фактура. Комерційний документ, у якому відображено угоду між покупцем та продавцем. Необхідно вказати найменування товару, його кількість, ціну за одиницю та суму до оплати. Обов'язково мають бути дата, номер, назви компаній та реквізити покупця та продавця. Додатково можуть вказуватися умови угоди, терміни та способи оплати та відвантаження.
Товарна накладна - документ, що застосовується для оформлення продажу (відпустки) товарно-матеріальних цінностей сторонньої організації. Товарну накладну оформляє постачальник товару. Вона складається у двох примірниках. Перший залишається в компанії, що здає товарно-матеріальні цінності, і є підставою для їх списання. Другий екземпляр передаєтьсясторонньої організації.
Якщо сторони перебувають у відносинах поставки, товарна накладна складається при доставці товару складу покупця. Для продавця цей документ спочатку фіксує операцію з товаром, а покупця товарна накладна відбиває появу потрібної продукції його сфері.
Регіональна логістика
Організовувати власний автопарк для доставки товару до регіонів не було сенсу. Ми щодня надсилаємо вантажі до терміналів транспортних компаній, після чого вони відправляються в регіони, до того ж вага вантажів відрізняється.
Якщо перевозити вантажі до регіонів самостійно, потрібно кілька машин з різною вантажопідйомністю. За такої специфіки, ваги вантажів та частоти відправлення, як у нас, це невигідно, витрати на автопарк не окупилися б. Тому ми скористалися послугами транспортної компанії, яка доставляє вантажі по Україні зі своїх терміналів, куди, у свою чергу, наша організація привозить продукцію.
Три поради керівнику
Перевіряйте документи та водіїв. При водії має бути посвідчення та документ, що підтверджує, що він уповноважений керувати вантажною машиною та транспортувати вантаж.
Крім того, у поїздці співробітник повинен мати при собі ПТС, довідку про техогляд, страховку та дорожній лист з даними про водія та автомобіль.
Звертайте увагу на тарифи. Якщо ваша компанія транспортує різні за вагою товари, вам потрібні кілька машин. Якщо користуєтеся послугами сторонніх організацій, враховуйте, що мінімальна вартість доставки перевищить 10 тис. крб. в день. Ці витрати ляжуть на клієнта.
Оптимізуйте склад відділу логістики. Підбираючи персонал, звертайте увагу на гнучкість мислення, здатність знаходити оптимальні варіанти доставки (з огляду на спосіб, вартість,можливості клієнта та умови на складі), стресостійкість та вміння працювати в режимі багатозадачності.
Крім того, майбутній співробітник повинен бути уважним, інакше ви зазнаєте збитків. Так, якщо транзитна декларація або електронний вид книжки TIR (електронна декларація для митниці) заповнені помилково, машину можуть затримати на митниці на строк до 48 годин. А доба коштує від €150. При цьому врегулювання ситуації триватиме до семи днів.
Результат
За вісім років ми не втратили жодного клієнта. Завдяки налагодженій роботі логістичного відділу затримки у постачаннях звелися до нуля.
Ольга Назарова закінчила Південно-Уральський державний університет. Працювала у компанії «ПІК Партнерс» керівником відділу маркетингу. На нинішній посаді з 2014 року.