Організація та використання архівного фонду
1. Архівний фонд РФ: організація документів з архівів …………. 6
1.1. Організація документів за формами власності …………… 7
1.2. Організація документів за видами носіїв, способами
та техніці закріплення інформації ……………………………… 9
1.3. Форми зберігання документів ……………………………………… 10
2. Організація документів в архівах……………………………………. 12
3. Використання архівних документів ………………………………… 20
3.1. Напрями та цілі використання архівних документів ….. 21
3.2. Форми використання документів архіву …………………….. 24
3.3. Запит як основна форма використання архівних документів 25
3.4. Умови надання справжніх документів громадянам для захисту
їх законних прав та інтересів …………………………………… 30
3.5. Ініціативне інформування архівом юридичних осіб:
3.6. Надання архівних документів користувачам
у державному та відомчому архівах …………………… 32
3.7. Видача справ у тимчасове користування …………………………… 33
З давніх-давен людству доводилося вирішувати проблему зберігання інформації - накопичених багатьма поколіннями знань, культурних, технічних, наукових та інших цінностей. Вирішення проблеми тісно пов'язувалося із застосуванням технологій зберігання, обліку, розмежування доступу, створення нових одиниць зберігання, нових знань на основі наявних і т.д.
Складно судити, наскільки була ефективна та чи інша технологія. З одного боку, теорему Піфагора чи закон Архімеда ніхто знову не «відкриває». Вони збереглися завдяки рішенню проблеми створення нових знань на основі використання старих. З іншого боку, вчених досі вражає наукова точність давніх теорій, що викладеніна глиняних табличках, папірусах та інших «носіях інформації» тих часів. Проблеми фізичного зберігання та надійності «носіїв» у цьому випадку вирішені чудово. Через тисячоліття їх витягують під час розкопок і читають! Але, на жаль, вирішення проблем обліку, доступу та створення нових знань (на основі наявних) відсутнє. Знання було «втрачено», і деякі закони доводилося «відкривати знову».
Усі аспекти створення та роботи архівів вивчає спеціальна дисципліна – архівознавство. Наука про архіви нашій країні існує близько двохсот років.
Нині під архівознавством розуміють комплексну наукову дисципліну, що вивчає історію, теорію, сучасну організацію архівної справи як галузі управління, архівні технології, архівне право та інші напрями, пов'язані з архівними документами.
Мета написання даної роботи дати уявлення про те, наскільки цікавою, відповідальною та важливою є робота архівіста, показати деякі з аспектів роботи архіву та докладно описати технології організації та використання архівних документів, що складалися в нашій країні століттями.
Звідки беруться архіви? Одні з'являються на наших очах разом із новими установами, фірмами, органами управління, у діяльності яких неминуче створюються документи. Інші складалися упродовж століть. Треті були створені у зв'язку з появою нових систем документації та носіїв інформації.
У діяльності державних та недержавних організацій, приватних осіб створюється величезна кількість документів, що у сукупності є Документальним фондом країни. Найбільш цінна частина цих документів підлягає збереженню в архіві.
Усі архівні документи країни утворюють Архівний фонд України.
Складна та відповідальнаРобота з розподілу документів між архівами називається організацією документів у межах Архівного фонду РФ. На практиці організація архівних фондів та архівних документів складається з адміністративно-правових та науково-методичних рішень, технічних операцій. При цьому враховується належність документів до різних форм власності, різних історичних періодів, видів носіїв інформації та інших факторів. Від раціональної організації документів Архівного фонду України залежить успіх пошуку документів.
Організація документів Архівного фонду країни складає трьох рівнях: у межах АФ Україна загалом; у межах архіву; у межах архівного фонду.
Доступ до документів архівного фонду РФ, що є частиною національного та культурного надбання, регламентований федеральним законодавством. Закон покладає відповідальність за дотримання державної таємниці, а також охорону прав та інтересів громадян, конфіденційна інформація про які є в архівних документах, на архівіста. З іншого боку закон загрожує автомобілями за безпідставне обмеження доступу до документів, забороняє створення таємних архівів.
1.Архівний фонд РФ: організація документів з архівів
Організація документів лише на рівні Архівного фонду РФ, є основою побудови мережі державних сховищ.
Мережа державних сховищ утворюють всі федеральні архіви, архіви суб'єктів Федерації, музеї, бібліотеки, галузеві фонди. У цю мережу архівісти повинні «зловити», по можливості, всі документи, які становлять цінність для суспільства та історичної науки.
Вченими були вироблені наукові засади організації документів лише на рівні архівного фонду країни.
Сучасними ознаками організації документів Архівного фонду Україниє:
1. Організація документів за формами власності:
- документи державної частини Архівного фонду України полежать зберіганню в державних архівах, державних бібліотеках та музеях, установах української Академії наук, інших державних сховищах.
- документи, що входять до складу державної частини Архівного фонду суб'єкта Укаїни та є державною власністю суб'єкта Укаїни, а також федеральною власністю, зберігаються в архівах, державних бібліотеках та музеях суб'єкта Укаїни, а також в архівах відповідних органів державної влади та державних організацій суб'єкта Укаїни.
- Документи недержавної частини Архівного фонду України, що передаються їх власниками до архівів державної власності, підлягають обов'язковому прийому на постійне зберігання. Документи недержавної частини Архівного фонду України, що залишаються у приватній чи іншій недержавній власності, можуть надходити від їх власників до архівів тимчасового, в т.ч. депозитарне зберігання при зацікавленості архівів у документах та наявності вільних площ.
2. Організація документів за видами носіїв, способів та техніки закріплення інформації:
- Письмові та графічні документи на паперових носіях зберігаються у загальних та спеціалізованих архівах та організуються за архівними фондами організацій та фізичних осіб, які їх утворили, а також за архівними колекціями.
- Аудіовізуальні та машиночитані (електронні) документи зберігаються у спеціалізованих архівах або у спеціалізованих відділах загальних архівів.