ОСББ автоматизувала управління договорами за допомогою СЕД БОСС-Референт
Компанія ОСМП є лідером українського ринку електронних платіжних систем, маючи більш ніж 35% загального обороту сектора електронних платежів. Компанія представляє комплексні технологічні рішення для організації пунктів прийому готівкових платежів за різні товари та послуги в Україні та за кордоном. У 2007 році порівняно з 2006 роком зростання обороту компанії склало майже 170%, а в 2008 – зросло ще на 60% порівняно з 2007. У 2009 році, незважаючи на кризу, ОСМП планує вирости ще на 50% в обороті. Проте конкуренція спонукає компанію вдосконалювати бізнес-процедури.
Вибір відбувався між двома українськими СЕД, реалізованими на платформі Lotus. З системою БОСС-Референт Олексій Розповідов був добре знайомий з попередньої роботи, як з надійним, масштабованим та гнучким інструментом. За другою системою виявилося чимало нарікань. Тому оптимальною була прийнята конфігурацій «Lotus + БОСС-Референт», а для виконання робіт сформована спільна команда фахівців ОСМП та компанії «Аплана» (група компаній АйТі). Проект впровадження СЕД БОС-Референт, що стартував у середині 2007 року, співпав зі зміною законодавства, що регулює правила роботи на ринку прийому електронних платежів. Перед ОСМП постало завдання переукласти протягом 2 місяців 2,5 тисяч договорів з агентами, розташованими по всій Україні. При цьому договір став тристороннім – третьою стороною виступав процесинговий банк. Завдання переукладання договорів компанія стала вирішувати в системі, що запускається, пропустивши фактично етап дослідної експлуатації. Правильність такого кроку не обговорювалася, оскільки потрібно було встигнути виконати вимоги законодавства у строк. Враховуючи стислі терміни, на першому етапі був запущений тільки найнеобхідніший функціонал системиуправлінню агентськими договорами та зроблено мінімальні доопрацювання для підтримки потокового сканування. Кожен договір між ОСББ та агентом є пакетом з 20 документів загальним обсягом близько 40 сторінок. А до процесу підготовки та узгодження договорів з агентами включені комерційний департамент, юридичний департамент, фінансова дирекція, бухгалтерія та процесинговий банк. БОСС-Референт швидко та ефективно опрацював такий обсяг документів.
«У третій версії БОРС-Референта з'явилася можливість швидко налаштовувати маршрути узгодження документів, що дозволило нам налагодити процес роботи з агентськими договорами на першій сотні документів приблизно за два тижні, – пояснює Олексій Рассказов. – Тому, коли надійшов основний потік договорів, ми були повністю готові, як технологічно, і у плані навчання персоналу – початкове навчання ми провели стадії впровадження, а далі співробітники освоювали систему у процесі роботи».
На початку 2008 року основну частину договорів було успішно переоформлено. Ефективність роботи в системі та співробітники та керівництво компанії оцінили дуже швидко. Якщо до впровадження системи з 200 договорів приблизно 40 проходили процес узгодження із затримками, то тепер їхня кількість знизилася до 1 договору на ті ж 200 документів. Далі в системі було запущено управління договорами із провайдерами, загальногосподарськими договорами, автоматизовано функції канцелярії.
Наразі компанією ОСМП придбано близько 300 ліцензій, з яких 240 вже використовують. Крім договорів із зовнішніми організаціями, у системі реалізовано внутрішній документообіг компанії. Зокрема, в систему викладаються рішення директоратів ОСББ, повністю реалізовані у безпаперовому варіанті заявки на оплату, обхідний лист,відрядження та службові записки. У системі повністю відбувається процедура узгодження договорів, на паперовому договорі ставиться лише підпис генерального директора. У планах компанії підключення до системи регіональних філій.
«Процесинг ОСББ – найбільший у світі: за день реалізується близько 8 мільйонів транзакцій. При цьому собівартість транзакції нижча від середньоринкової, що є заслугою стратегії компанії, орієнтованої на «збереження балансу між різними частинами єдиного цілого». Будь-яка бізнес-система характеризується рядом властивостей: продуктивність, функціональність, надійність та безпека: розвиток функціональності веде до зростання продуктивності, що потребує забезпечення надійності та безпеки. Щоб підтримати продуктивність бізнесу, що росте, її треба компенсувати іншими компонентами. Одна з надійних опор – система БОС-Референт. Якби ми забарилися і не встигли її впровадити, ми б не отримали такого зростання бізнесу, яке маємо зараз», – оцінює результати проекту Олексій Розповідов.