Основні бар’єри у закупівлях та шляхи їх подолання, Економіка та Життя

Нещодавно «ЕЖ» розповіла про розширення завдань та функцій відділу закупівель у європейських компаніях (див. № 34, 36). А що відбувається у сфері закупівель в українських компаніях? Як розвивається закупівельний процес, з якими труднощами стикаються його учасники та за допомогою яких інструментів вирішують їх? Відповіді можна знайти у дослідженні "Топ-5 бар'єрів закупівельної діяльності", проведеного центром електронних торгів B2B-Center. Результати дослідження представляє Олексій Дегтярьов, генеральний директор компанії.

Одним із ключових трендів у Європі в галузі закупівель аналітики вважають курс на автоматизацію, і розвивається він за двома основними напрямками. По-перше, автоматизуються внутрішні процеси – впроваджуються системи Supply Chain Management та модулі e-procurement. По-друге, активно використовуються зовнішні ресурси – електронні торгові майданчики (ЕТП). Така тенденція явно простежується і в Україні.

За рівнем проникнення електронних торгів, згідно з даними Єврокомісії, Україна входить до Топ-5 європейських країн, випереджаючи Італію та Іспанію (див. рис. 1).

Закупівельний процес при цьому не зводиться до організації та проведення процедур на ЕТП, а складається з низки етапів, представлених на рис. 2. На кожному з них виникають свої проблеми та бар'єри для учасників. При цьому на стадіях, переважно автоматизованих і виведених в електронний формат, уніфікація підходу та використання кращих практик дозволяють уникнути значної частини стандартних помилок.

У налагодженні ефективної взаємодії з постачальниками головний потенціал розвитку закупівель

У ході опитування, проведеного серед 2000 користувачів ЕТП,респондентам було запропоновано позначити найгостріші проблеми, з якими вони стикаються у щоденній практиці різних етапах організації закупівель. Результати опитування наведено на рис. 3.

Виявилося, що найгостріші питання постають у закупників при взаємодії з постачальниками. Три з п'яти основних топових бар'єрів потрапили до цього блоку. При цьому критично низький рівень прозорості під час роботи з контрагентами визнано найсерйознішою проблемою абсолютною більшістю респондентів (71%). Учасників опитування турбують також складнощі з формуванням пулу передкваліфікаційних та кваліфікаційних постачальників (4 місце) та невисокий обсяг довгострокових контрактів (5 місце). Проблеми у закупівельній діяльності у міру зменшення їх важливості для респондентів наведено на рис. 4.

Планування закупівель та низка супутніх питань виявилися другою за актуальністю проблемною точкою. Більше 65% опитаних закупників відзначили як бар'єр несвоєчасне надання потреби від внутрішніх замовників. Багатьом доводиться працювати із великою кількістю термінових запитів. І з цим пов'язаний недостатньо довгий обрій планування в компанії. Крім того, закупників хвилює низький рівень оборотності та ефективності запасів (3-е місце).

Коментарі експертів 1

Завдання вибудовування вигідних відносин із контрагентами є одним із найпріоритетніших. Однак не всі питання у цій галузі мають однозначні відповіді. Так, по-різному компанії належать до довгострокових контрактів. З одного боку, їх невелика кількість турбує 62% закупівельників, з іншого — 20% респондентів не наголошують на важливості нарощування їх кількості.

У деяких організаціях широко практикується залучення консалтингових фірм для укладання цілого пулу такихконтрактів на найвигідніших на даний момент умовах. Інші вважають за краще робити ставку на постійний моніторинг ринку, відстежують ситуацію і не підписують багато договорів «у довгу», оскільки хочуть оперативно реагувати на появу нових інноваційних чи дешевших рішень. Другий підхід ефективніший для власника, але тримає у постійній напрузі менеджмент.

Шукають закупівлі та компромісні рішення. Згладжувати можливий негатив від мінливості ринкових умов можна за допомогою абсолютно робочих механізмів. Наприклад, під час укладання довгострокового договору формулу ціни можна прив'язувати до ринкових індикативів — курсу долара, ціну нафти, міді, алюмінію на Лондонській біржі.

Категорійний менеджмент підвищує ефективність закупівель

Не дуже непокоїть опитаних і високий рівень внутрішньої корупції, вона не увійшла до Топ-5 бар'єрів закупівельної діяльності. Проблеми, які найменше займають опитаних закупників, наведено на рис. 5.

Щодо імпортозаміщення, перші тривожні сигнали в галузі роботи з іноземними партнерами вже надійшли, і при подальшому негативному розвитку тренду увага до цієї проблеми посилиться.

Рівень проникнення електронних закупівель зростатиме

Більшість закупників вважають поточний рівень автоматизації закупівель недостатнім. При цьому для майже половини респондентів (44%) найбільш пріоритетним питанням у цій галузі є автоматизація вибору постачальника та контролю за виконанням заявок. Впровадження електронного документообігу визнається важливим, але не має масового характеру. А автоматизоване управління складськими запасами поки що недостатньо затребуване серед опитаних закупників. Можливості використання сервісів електронних платежів не викликали у респондентівзначний інтерес, що можна побачити на рис. 6.

І лише для 19% респондентів автоматизація процесів на різних етапах закупівельної діяльності не викликає складнощів, оскільки у них цю проблему частково чи повністю вирішено.

У компаніях багато уваги приділяється автоматизації процесів, що входять до контуру електронних закупівель, — передкваліфікації та пошуку постачальників, пропозиції та вибору, а також замовлення продукції. Проте цим закупівлі не обмежуються. Приділяється увага автоматизації формування внутрішньої потреби, що значно спрощує взаємодію Космосу з внутрішніми замовниками. За допомогою сучасних рішень більш ефективно вирішуються також завдання з оплати та постачання товарів, що закуповуються, оцінки ефективності проведеної роботи. І тут перед компаніями відкривається широкий обрій поки що не вирішених завдань.

У найближчій перспективі, за прогнозом експертів, у закупках відбуватимуться такі зміни:

підвищення прозорості взаємодії з постачальниками стане ключовою точкою зростання ефективності закупівельної діяльності у компаніях;
розвиток ініціативи замовників стимулюватиме постачальників підвищувати рівень зрілості їхніх бізнес-процесів;
загострення проблеми нестачі кадрів найближчим часом у зв'язку із загальною демографічною ситуацією в країні та складнощами професійної освіти. Хоча лише 29% респондентів відзначили підготовку кадрів у галузі закупівель як проблемну;
рівень проникнення електронного способу закупівель підвищуватиметься;
зміна зовнішньої економічної ситуації виведе першому плані питання заміни глобальних постачальників і переорієнтації на внутрішній ринок.

1 Експертами виступили досвідчені закупники українських компаній(ВАТ "Кордіант", ВАТ АНК "Башнафта", ВАТ "МТС" та ТОВ "Інтегра Менеджмент").