Основні етапи підготовки корпоративних свят з метою створення єдиного корпоративного духу

У зв'язку з цим PR спеціаліст повинен проводити низку робіт з персоналом банку. Одним із таких моментів є проведення корпоративних свят, спрямованих на встановлення доброзичливого клімату серед персоналу банку.

Основні етапи підготовки корпоративних свят з метою створення єдиного корпоративного духу

Корпоративні свята є одним із найефективніших способів налагодження системи внутрішньофірмових комунікацій. Корпоративне свято - спеціальний захід, ініційований та фінансований компанією, організований для персоналу, партнерів, клієнтів чи іншої цільової аудиторії, присвячений знаменній події у житті компанії чи суспільства, і є засобом підтримки організаційної культури чи досягнення комерційних цілей організації.

Внутрішнє корпоративне свято - спеціальний захід, ініційований та фінансований компанією, організований для персоналу (з можливим залученням членів їхніх сімей), присвячений знаменній події в житті компанії, що є засобом підтримки організаційної культури.

Планувати проведення корпоративних свят має сенс при складанні календаря корпоративних подій та плану роботи з персоналом на рік, необхідно враховувати ці додаткові витрати під час затвердження річного бюджету. Але якщо в річному бюджеті тільки передбачається сам факт проведення свята та визначаєте зразкову суму для його проведення, то всі деталі заздалегідь запланувати не можна. Це з тим, що змінюється вартість оренди, розмір гонорару артистів і модераторів. Тому затвердження бюджету заходу і сама підготовка до свята маютьпочинатися не раніше ніж за три місяці до запланованої події. Але й не пізніше ніж за місяць.

При плануванні свята слід написати відповіді такі вопросы:[6]

Навіщо вам потрібне свято;

Для кого ви його робите;

Скільки гостей ви запросите;

Наскільки склад запрошених відрізняється від складу гостей двох останніх свят;

Яким було свято минулого і позаминулого разу;

Що з минулих заходів хочеться повторити та чому;

Що з минулого не хочеться повторити і чому;

Що вже є для свята;

Хто займеться організацією;

Завершити підготовчу організаційну частину необхідно за три тижні до заходу. На той час потрібно зробити следующее:[7]

Вирішити яке свято буде організовано і де;

Скласти, опрацювати та погодити особисто з керівником сценарний план свята;

Виготовити запрошення, які поширюватимуться серед учасників заходу;

Підготувати святковий обід (скласти меню, визначитися з кількістю страв тощо).

Організовуючи свято, бажано дотримуватися певної послідовності підготовчих работ:[8]

Постановка мети, формулювання завдань, виявлення сенсу проведення свята.

Визначення головних умов проведення заходу – день і час, кількість та склад гостей, вимоги до місця проведення та програмної частини.

Планування бюджету свята.

Вибір особи, відповідальної за організацію свята. Краще, якщо це буде одна людина і їй нададуть усі повноваження ухвалення рішень та утвердження будь-яких деталей свята.

Розподіл робіт. На цьому етапі підготовки необхідно вирішити, що ви зробите самостійно.доцільно виконати силами компанії, а що довірити стороннім підрядникам.

Якщо ви вдалися до послуг спеціаліста (компаній організаторів урочистостей), то наступний крок – складання для них технічного завдання або брифу з описом усіх вимог, завдань та умов заходу.

Сама розробка ідеї та сценарію свята, а також пошук виконавців займе у компанії – організатора близько двох тижнів, включаючи час на обмірковування та затвердження замовником. Але якщо немає часу, то рекомендується звернутися до фахівців та скористатися готовими типовими сценаріями.

Якщо дозволяє час і є бажання зробити незвичайне свято, то краще розпочати створення нової ідеї. Відштовхуючись від неї, продумати сюжет програмної частини та загальну схему розвитку події та лише потім реалізовувати ідею через конкретні деталі – вибір та запрошення ведучого, підбір конкурсів, вибір майданчика, продумування та виготовлення декорацій.

Зібрати думки виконавців про свято, подякувати їм за роботу.

Обов'язково слід надіслати подяку за участь у заході запрошеним стороннім гостям (не співробітникам вашої компанії).

Окрім офіційних документів, що завершують вашу угоду з підрядником, рекомендується зібрати й неофіційні документи, що підтверджують, що підрядники не мають претензій до вас.

Таким чином, на кожному етапі підготовки корпоративного свята слід стежити за виконанням кожного етапу відповідальною особою. Необхідно вносити у внутрішньокорпоративні свята нові ідеї. Це необхідно для того, щоб викликати інтерес співробітників до таких заходів. Адже якщо вони розкріпакуються, розкриють свої творчі здібності, то вони зможуть відчути себе частиною єдиного цілого.

Класифікація корпоративнихсвят та методики team building для створення єдиного згуртованого колективу в компанії

Зв'язки з громадськістю мають багатий репертуар комунікативних прийомів, методів, технологій. А, як відомо, чим ширший репертуар, тим багатшими є можливості взаємодії з громадськістю, тим вища ефективність відносин. Один із найцікавіших інструментів PR – це подієві комунікації.

У сучасній PR-практиці спеціальні (або організовані) події стали частиною корпоративних комунікацій.

Сучасні експерти воліють тлумачити подієву комунікацію у найширшому сенсі, відносячи до її форм найрізноманітніші події – і «справжні» (чи «природні») і «спеціальні» (чи штучні).[9] До «справжніх» подій відносяться ті, що реально відбуваються. Наприклад, випуск новинки (від товару до послуги), досягнення високих якісних та ін. стандартів; відкриття нового виробництва; ювілей, нагородження; у великих компаніях – серйозні зміни в управлінні тощо. Ресурс природних подій будь-якої організації, як правило, невеликий і незабаром перестає привертати увагу досвідченого споживача. Тоді PR-фахівець постає перед важким завданням створення події. Як «штучні» події можна запропонувати конференції, Дні відкритих дверей, передачу пожертв до благодійних фондів, конкурси та змагання тощо. Багато залежить від творчих можливостей PR-менеджера.

---