Основні засади організаційних змін
Ефективне управління має гарантувати, що ресурси (людські, фінансові, матеріальні тощо. п.), наведені у рух, будуть використані краще, ніж про це можна було думати. Іншими словами, те, що сьогодні виконується добре, завтра буде зроблено ще краще. Така гарантія породжується явним прагненням до різноманітних змін.
Сучасні організації різних галузей функціонують за умов невизначеності, динамічності та складності довкілля. На місце знеособленого масового споживача приходить індивідуальний споживач. Це стимулює зміни у сфері як продуктів та послуг (інновації першого типу), так і самих процесів виробництва чи обслуговування (інновації другого типу). При цьому вимоги до якості товарів постійно зростають, їх життєвий цикл стає коротшим, номенклатура ширша, обсяг випуску за окремими позиціями номенклатури менший (1).
Становлення "електронно-прозорого" ринку (з миттєвим доступом до інформації про будь-які товари) викликає різке зростання конкуренції між виробниками. Багато організацій змушені перебудовувати структуру та технологію робіт, змінювати стратегію (інновації третього типу), а також проводити найскладніші роботи, що стосуються психології та поведінки працівників (інновації четвертого типу). Зміни – це завжди ризик чогось. Але не змінюватися – значить ризикувати ще більше.
Будь-яка організація завжди прагне рівноваги. Коли є рівновага, індивідам легко пристосуватися. Зміни вимагають нового регулювання та нової рівноваги. У загальному вигляді цілями управління стосовно змін є:
1) досягти ухвалення цієї зміни;
2) відновити групову рівновагу та особистісне пристосування, порушене рівновагою.
Хоча зміни необхідні іобов'язкові, менеджери повинні переконатися, що у конкретних змінах є сенс. Витрати на сам процес реалізації зміни та переваги, які воно дає, мають бути зважені. У деяких випадках фінансовий виграш не окупить розкол та розбіжності у колективі.
Типи змін варіюються залежно від своїх глибини: від незмінного функціонування до перебудови організації, коли відбувається її фундаментальне зміна. Кожен тип зміни обумовлений змінами, що відбуваються у зовнішньому середовищі організації, а також сильними та слабкими сторонами самої організації.
Характер і глибина змін, що проводяться в організації, повинні враховувати стадію життєвого циклу організації, оскільки кожній стадії притаманні свої специфічні процеси.
Едгар X. Шейн розробив модель зміни, що має вигляд єдиного процесу. Згідно з цією моделлю, успішна зміна складається з наступних трьох стадій:
1) розблокування (unfreezing - розморожування);
3) заблокування (refreezing - заморожування).
Розблокування. Усі види навчання, чи то набуття навичок, знань чи зміна установок, залежить від бажання учня вчитися. Він має бути підготовлений та мотивований для набуття нового досвіду. Коли змінюють установки, необхідно усунути або розблокувати існуючі установки таким чином, щоб створити простір для нових. Для розблокування може використовуватися примус.
Типи змін в організації
Найменування типу зміни Стан основних факторів, що задають необхідність та ступінь зміни
Перебудова організації Передбачає фундаментальну зміну організації, яка торкається її місії та організаційної культури. Цей тип зміни може виникнути тоді, коли організаціязмінює галузь, і відповідно змінюється її продукт та місце на ринку
Радикальне перетворення Організація не змінює галузі, але при цьому в ній відбуваються радикальні зміни, спричинені, наприклад, її злиттям з іншою організацією. У цьому випадку злиття різних культур, поява нових продуктів і нових ринків вимагають сильних внутрішньоорганізаційних змін, що особливо стосуються організаційної культури
Помірне перетворення Здійснюється у разі, коли організація виходить із новим продуктом ринку і намагається залучити щодо нього покупців. У цьому випадку зміни стосуються насамперед виробничого процесу, а також маркетингу
Звичайні зміни Пов'язані з проведенням перетворень у маркетинговій сфері для підтримки інтересу до продукту організації. Ці зміни не є суттєвими, та їх проведення мало зачіпає діяльність організації загалом
Постійне функціонування Відбуваються тоді, коли організація постійно реалізує ту саму стратегію. За такого виконання стратегії не потрібно проводити жодних змін, тому що за певних обставин організація може отримати хороші результати, спираючись на накопичений досвід. Однак за такого підходу важливо чітко стежити за можливими небажаними змінами у зовнішньому середовищі.
Якщо зуміти зробити так, щоб працівники побачили, що зміна стосується їх власних потреб, вони, очевидно, стали б більш сприйнятливими. Іншими словами, їхня початкова позиція може почати змінюватися.
Зміна. Відповідно до моделі Е. X. Шейна, зміна установок відбувається лише за наявності ідентифікації чи інтерналізації. Якщо людина може ідентифікуватися з іншим, хто має бажані установки, це може сприяти бажаннюзмінитись. Тому для керівників важливо розшукувати лідерів думок як осіб, які провадять зміни.
Інтерналізація – це процес випробування, адаптації та використання нових установок чи методів. Якщо погляди чи віра людини починають розчинятися, ця людина може захотіти нарешті обміркувати новий підхід. Якщо цей підхід доведе свою продуктивність і бажаність, то зміна починає інтерналізуватись та приймається. Важливо, щоб проби під час періоду інтерналізації були досить добрими та точними.
Заблокування – це слово використано тут для позначення остаточного прийняття та інтеграції бажаних установок таким чином, що нововведення стає постійною частиною особи чи процедур діяльності. На цьому етапі необхідний час та підтримка. Негайно і постійно винагороджувана поведінка, мабуть, повинна стати частиною звичайної поведінки людини.
Ефективна адаптивність передбачає проведення постійних змін, які забезпечують сталий розвиток організацій за умов нестабільного середовища. Зміни в організації можуть відбуватися на рівнях: індивідуальному, груповому (колективному) та на рівні організації в цілому. Причини, що викликають зміни, можуть бути різні; у загальному вигляді їх можна класифікувати на внутрішні та зовнішні. Зовнішні зумовлені змінами у законодавстві, ринковою ситуацією тощо, внутрішні – недостатньою кваліфікацією персоналу, низькою продуктивністю праці, недосконалими технологіями тощо.
Організаційні зміни охоплюють як процеси функціонування, що не порушують динамічної рівноваги (тобто процеси, що розгортаються в рамках даної структури), так і процеси розвитку, що порушують цю рівновагу.
Організаційні зміни можутьохоплювати всі підсистеми та параметри організації: продукти, технологію, обладнання, розподіл праці, організаційну структуру, методи управління, процес управління, а також усі поведінкові аспекти організації. Слід зауважити, що всі вони тісно пов'язані між собою і зміни в одній з них спричиняють хоча б часткові зміни в інших сферах і вплинуть на організацію в цілому.