Особистий канбан спосіб упорядкувати і не робити все відразу
Автор Quartz Ліла Макліллан – про те, чому варто систематизувати справи за допомогою дошки та карток.
Багатозадачність — ймовірно, одна з найпереоціненіших навичок у сучасному житті. Вона позбавляє мозок глюкози, що допомагає зберігати уважність, ускладнює перемикання між завданнями. І взагалі, зазвичай, багатозадачність — це лише ілюзія. Згідно з дослідженням, проведеним Університетом Огайо, лише 3% населення – «супертаскери». Інші просто прикидаються.
За весь час було розроблено низку систем, щоб урятувати людей від нескінченних списків справ, які можуть перетворити будь-яку роботу на бездушний конвеєр. Однією з таких систем є «персональний канбан», названий на честь японської виробничої концепції, що застосовувалася наприкінці 1940-х років у компанії Toyota.
Персональний канбан ґрунтується на двох принципах: візуалізації своєї роботи та обмеження загальної кількості «незавершених робіт». Застосовувати систему дуже просто: достатньо знайти дошку, на якій можна використовувати магніти, клейкий папір або кнопки, і намалювати на ній три стовпці - "Завдання", "У роботі" та "Зроблено".
Запишіть кожне завдання на окремій картці. Можете відсортувати їх за терміновістю або типом (наприклад, особистими або діловими) за допомогою кольору або символів. Закріпіть усі картки у стовпці «Завдання».
Виберіть із цієї колонки не більше трьох завдань, які можна перенести в середній стовпець — «У роботі». Це ті справи, на яких ви повинні зосередитися у вибраних тимчасових рамках. Коли завдання буде завершено, перемістіть його в стовпець «Готово» та виберіть нове завдання, щоб перенести його в стовпець «У роботі».
Стовпець «Завдання» дозволяє бачити все, що знаходиться всписку справ, і оцінювати, чи впораєтеся ви з цим чи ні. Можливо, вам потрібно делегувати якісь завдання, найняти іншу людину чи організувати тимчасову допомогу. Іншими словами, щось зробити, щоб стовпець «Завдання» не перетворився на поле нездійсненних бажань.
Починаючи і не доводячи до кінця будь-які проекти, людина наражається на ризик виникнення так званого ефекту Зейгарник, названого на ім'я Блюми Зейгарник — психіатра, яка в 1920-х роках виявила, що люди краще запам'ятовують незавершені завдання, ніж завершені.
Ідея колонки «Зроблено» не потребує пояснення. Дослідження показали, що людина отримує викид дофаміну, просто вимовляючи слово «зроблено». Цей стовпець не обов'язково повинен залишатися неживим — теоретично Бенсон він займає досить важливу частину. Якщо спробувати застосувати певну класифікацію, колонка «Зроблено» може перетворитися на корисні записи про роботу.
Такий підхід допомагає досягти більшої усвідомленості в житті — за умови, що ви дотримуватиметеся його як мінімум доти, доки не почнете бачити деякі патерни.
"Якщо ви виявите, що всі ваші справи - надзвичайні ситуації, це буде свідчити про те, що настав час переоцінити своє життя", - говорить Бенсон. Таку фразу він якось почув від жінки, яка змінила кар'єру та подала на розлучення після переходу на таку систему.
Бенсон вперше вигадав «персональний канбан» для розробників програмного забезпечення близько десяти років тому. Але ІТ-фахівці їм так і не зацікавились. Він продовжував розробляти свій метод, який згодом використовувався у школах, медичних організаціях, урядах та деяких галузях промисловості, а його колишній колега тим часом запустив більш інтенсивну програмунавчання - LeanKanban University.
На системі «Канбан» засновані кілька популярних додатків, у тому числі Pivotal Tracker і Trello. Втім, Бенсон віддає перевагу реальним дошкам. Він нагадує дослідження, які довели, що люди обробляють більше інформації, коли роблять записи.
«Ми настільки перевантажені, що втрачаємо на увазі, хто ми, що ми можемо і що робить нас тими, хто ми є, — каже Бенсон. — Ми починаємо вірити, що ми просто щось, що заповнює простір». Насправді найкращі системи управління часом спрямовані не те що, щоб перевернути життя, але в те, щоб зробити людину людиною.