Папки у бухгалтерії
Що і де зберігати
Законодавство не регламентує порядок підшивання документів, тому компанія може самостійно розробити систему зберігання, виходячи зі специфіки своєї діяльності, особливостей документообігу та кількості паперів, що зберігаються. Як правило, більшість компаній працюють із наступними документами: касові папери, банківські виписки, накладні, рахунки-фактури, зарплатні документи. Розглянемо, як їх зручніше зберігати.
Для кожного виду документів необхідно завести окрему папку. Як правило, папери підшиваються або за датою їх прийняття до обліку або за абеткою. Наприклад, банківські виписки складаються до папок у бухгалтерії в календарному порядку, а, наприклад, договору, за першою літерою назви контрагента. Проте бухгалтер може вигадати і свій порядок. Головне, щоб документи не губилися, і їх можна було легко знайти.
Кожну папку з документами слід підписати, наприклад:
3 квартал 2014 року
На "корінці" папки в бухгалтерії вказуйте не тільки те, які документи в ній зберігаються, але й період, до якого вони належать. У такому разі не тільки ви, але й будь-який інший співробітник компанії легко зможе знайти потрібний документ або підшити отриманий. Також ви зможете орієнтуватися, які папери минулих років час здавати в архів, а які взагалі утилізувати. Для зручності нову папку заводять із початку року, а якщо документів багато, то з початку кварталу, місяцяі т.д.
Розглянемо, як можна підшивати документи до папок. Ви можете використати цей порядок або створити власний.
Касові документи
Їх зручно зберігати у папках-реєстраторах формату А5. Листи касової книги та звіту касира нумеруються, тому зверху в папку слід покласти найраніший документ і надалі підкладати нові папери під нього. Покладіть звіт касира за день і підшийте під нього прибуткові та видаткові ордери у тому порядку, в якому вони вказані у звіті касира. Листи касової книги збирайте окремо. Залежно від кількості касових документів, ви можете створити 1 папку на весь рік під звіт касира та касову книгу. Щоб не плутати, де лежать якісь документи, ви можете покласти між ними роздільник. Також у цю папку можна підколоти розрахунок ліміту готівки.
Якщо у компанії часто видаються гроші під звіт, ви можете завести окрему папку під авансові звіти. Якщо такі операції відбуваються 1-2 десь у рік, заяви і звіти можна підколоти до звіту касира.
Банківські виписки
Оригінали виписок компанія виходить у банку разом із платіжними дорученнями, ордерами та іншими банківськими документами. Складайте їх у папки за датами. Під платіжні доручення слід підколоти рахунки, якими здійснювалася оплата. Оскільки до однієї виписки зазвичай додається чимало паперів, щоб швидко орієнтуватися за датами, можна придбати роздільники з цифрами.
Накладні, акти та рахунки-фактури
Під отримані та виписані документи слід завести окремі папки. Деякі компанії вважають за краще зберігати акти та накладні разом, комусь зручніше окремо. Якщо ви займаєтеся і торгівлею, і наданням послуг, зручніше зберігатиме документи врізних папок. Рахунки-фактури також слід підшивати до окремих папок, особливо якщо компанія є платником ПДВ.
Також до папок часто підколюють реєстри документів, які в ній містяться. Їх можна надрукувати з більшості бухгалтерських облікових програм. За цими реєстрами зручно перевіряти, чи всі документи на місці.
До рахунків-фактур також можна підколоти журнали обліку вхідних та вихідних рахунків-фактур, а також книги покупок і книги продажів. Однак, якщо у вашій компанії великий документообіг, ці журнали та книги можна зберігати окремо.
Документи із зарплати
На кожного співробітника компанії слід почати особисту справу. Для цього можна придбати тонкі папки або роздільниками позначити місце у товстій папці для документів кожного співробітника. В особисту справу підшивається трудовий договір, копії документів, наданих працівником під час працевлаштування, а після звільнення – копія трудової книжки. Також в особисту справу можна підшивати заяви та накази про прийом на роботу, відпустку, звільнення та ін.
Часто заяви та накази збирають в окрему папку по місяцях. Туди ж підшивають табель обліку робочого часу, документи з розрахунку зарплати та ін.
Прошивати чи не прошивати?
Щоб документи не губилися, наприкінці року деякі організації вважають за краще прошивати документи у папках. Так вони не розлетяться, навіть якщо папку впустити. Це робиться так:
- Документи кладуться у тверду обкладинку. Вони робляться проколи ліворуч на полях.
- Через проколи пропускається товста нитка чи стрічка, ззаду вона зав'язує у вузол. При цьому вільні кінці мають бути хоча б 5 см.
- На вузол наклеюється папір розміром приблизно 4х5 см.
- Згори на папері пишеться фраза «Прошнурованоі пронумеровано … аркушів». Ставиться печатка організації та підпис відповідальної особи.
Ця процедура є необов'язковою. Тому ви можете самостійно затвердити порядок прошивки окремих документів або не зшивати їх зовсім (у разі завжди можна вилучити чи замінити документ). Виняток становлять лише ті документи, які необхідно прошивати відповідно до вимог закону (наприклад, книги покупок та книги продажу, складені на паперових носіях, необхідно прошнурувати).
Про первинні документи, що входять, можна прочитати тут.
Про зберігання документів у архівах написано тут.